Microsoft Excel viser som standard negative tal med et foranstillet minustegn. Det er god praksis at gøre negative tal nemme at identificere, og hvis du ikke er tilfreds med denne standard, giver Excel et par forskellige muligheder for formatering af negative tal.
Excel giver et par indbyggede måder at vise negative tal på, og du kan også konfigurere brugerdefineret formatering. Lad os dykke ned.
Skift til en anden indbygget negativ talmulighed
En ting at bemærke her er, at Excel vil vise forskellige indbyggede muligheder afhængigt af region og sprogindstillinger i dit operativsystem.
For dem i USA giver Excel følgende indbyggede muligheder for at vise negative tal:
I sort, med et forudgående minustegn
I rødt
I parentes (du kan vælge rød eller sort)
I Storbritannien og mange andre europæiske lande vil du typisk kunne indstille negative tal til at blive vist i sort eller rød og med eller uden et minustegn (i begge farver), men har ingen mulighed for parenteser. Du kan lære mere om disse regionale indstillinger på Microsofts hjemmeside.
Uanset hvor du er, vil du dog være i stand til at tilføje yderligere muligheder ved at tilpasse talformatet, som vi vil dække i næste afsnit.
For at skifte til et andet indbygget format skal du højreklikke på en celle (eller et udvalg af valgte celler) og derefter klikke på kommandoen “Formater celler”. Du kan også trykke på Ctrl+1.
Skift til fanen “Nummer” i vinduet Formater celler. Til venstre skal du vælge kategorien “Nummer”. Til højre skal du vælge en mulighed fra listen “Negative tal” og derefter trykke på “OK”.
Bemærk, at billedet nedenfor viser de muligheder, du vil se i USA. Vi vil tale om at lave dine egne brugerdefinerede formater i næste afsnit, så det er ikke noget problem, hvis det, du ønsker, ikke vises.
Her har vi valgt at vise negative værdier i rødt med parenteser.
Denne skærm er meget mere identificerbar end Excel-standarden.
Opret et tilpasset negativt talformat
Du kan også oprette dine egne talformater i Excel. Dette giver dig den ultimative kontrol over, hvordan dataene vises.
Start med at højreklikke på en celle (eller et udvalg af valgte celler) og derefter klikke på kommandoen “Formater celler”. Du kan også trykke på Ctrl+1.
På fanen “Nummer” skal du vælge kategorien “Brugerdefineret” til venstre.
Du kan se en liste over forskellige brugerdefinerede formater til højre. Dette kan virke lidt forvirrende i starten, men det er ikke noget at frygte.
Hvert brugerdefineret format er opdelt i op til fire sektioner, hvor hver sektion er adskilt af et semikolon.
Det første afsnit er for positive værdier, det andet for negative, det tredje for nulværdier og det sidste afsnit for tekst. Du behøver ikke at have alle sektioner i et format.
Lad os som et eksempel oprette et negativt talformat, som inkluderer alle nedenstående.
I blåt
I parentes
Ingen decimaler
Indtast koden nedenfor i feltet Type.
#,##0;[Blue](#,##0)
Hvert symbol har en betydning, og i dette format repræsenterer # visningen af et signifikant ciffer, og 0 er visningen af et ubetydeligt ciffer. Dette negative tal er omgivet af parentes og vises også i blåt. Der er 57 forskellige farver, du kan angive ved navn eller nummer i en tilpasset talformatregel. Husk, at semikolon adskiller den positive og negative talvisning.
Og her er vores resultat:
Brugerdefineret formatering er en nyttig Excel-færdighed at have. Du kan tage formatering ud over standardindstillingerne i Excel, som måske ikke er tilstrækkelige til dine behov. Formatering af negative tal er en af de mest almindelige anvendelser af dette værktøj.