Microsoft Flow er et trigger-baseret system til at skabe automatiserede arbejdsgange. Der er masser af skabeloner til rådighed, men hvis de ikke passer til regningen for dig, så er her, hvordan du opretter et helt nyt Flow fra bunden.
Du skal bruge en gratis eller betalt plan for at bruge Flow, så fortsæt tilmeld dig en hvis du ikke allerede har gjort det. Gå til Office 365-appstarteren (de ni prikker i øverste venstre hjørne), og klik på Flow for at starte den.
Indholdsfortegnelse
Trin et: Opret et nyt flow
Forsiden kaster dig direkte ind i skabelonerne, men vi skal lave et Flow fra bunden, så klik på “Mine Flows” i menuen i venstre side.
Hvis du aldrig har oprettet et flow før, vil denne side være tom; ellers vil det indeholde alle flows, du tidligere har oprettet. Klik på Ny > Opret fra tomt for at starte et nyt flow fra bunden.
Trin to: Vælg en trigger
På dette tidspunkt skal du vælge en trigger for at sætte gang i dit flow. Du kan søge efter en bestemt tjeneste eller vælge en fra listen. Klik på den nedadgående pil under de to rækker af ikoner for at se alle de tilgængelige tjenester.
Vi vil opsætte et simpelt flow, der sender en e-mail, når en fil i en bestemt mappe i OneDrive er ændret. Dette er nyttigt, hvis du har delt en mappe med nogen, og du vil vide, hvornår de ændrer noget i mappen. For at konfigurere dette flow skal vi vælge en udløserhandling, som er en OneDrive-filmodifikation. Start med at klikke på OneDrive-tjenesten.
Sørg for, at du har klikket på det rigtige OneDrive – der er “OneDrive” (som er inkluderet i gratis og personlige Office 365-abonnementer) og “OneDrive for Business” (som er inkluderet i forretningsplanerne). Når du klikker på OneDrive-tjenesten, skal du logge ind på Office 365 igen for at sikre, at det stadig er dig. Når du har logget ind, vises en liste over OneDrive-udløsere. Vi leder efter udløseren “Når en fil ændres”, som er mod bunden.
Klik på “Når en fil ændres” for at åbne mulighederne for denne udløser. Den eneste nødvendige mulighed er at vælge den mappe, der indeholder de filer, du vil overvåge, så klik på mappeikonet.
En dialogboks viser OneDrive-filstrukturen, begyndende med “Root”. Du kan vælge dette, hvis du vil have besked, hver gang en fil i OneDrive ændres, eller du kan klikke på pilen ud for Root for at gennemse din OneDrive-mappestruktur og vælge den mappe, du vil overvåge.
Vi har valgt vores /How-To Geek-mappe.
Trin tre: Vælg en handling, der skal udføres
Det er triggeren sorteret, så nu skal vi vælge en handling, der skal udføres. Klik på “Nyt trin” for at åbne mulighederne igen.
Vi vil gerne sende en e-mail, hver gang et element i How-To Geek-mappen ændres, så vi skal vælge Outlook.com-tjenesten. Der er mange tjenester at vælge imellem (og irriterende nok er de ikke i alfabetisk rækkefølge), så indsæt “Outlook” som filterudtryk og vælg Outlook.com-tjenesten.
Vælg handlingen “Send en e-mail”.
Dette bringer mulighederne “Send en e-mail” frem. Du kan begynde at se, hvordan flowet tager form, med en trigger øverst og handlinger nedenfor.
Tilføj den e-mailadresse, som du vil sende e-mailen til, i feltet “Til”. Når du klikker i “Emne”-feltet, vil du bemærke, at et “Dynamisk indhold”-panel vises til højre. Dette giver dig mulighed for at tilføje en emnelinje til e-mailen baseret på den fil, der er blevet ændret. Vi ønsker, at emnelinjen skal sige “[file name] er blevet ændret,” hvor “[file name]” erstattes med navnet på filen. For at gøre dette skal du klikke på “Filnavn” i panelet “Dynamisk indhold”.
“Filnavn” vises i linjen “Emne”. Tilføj teksten “er blevet ændret” (glemmer ikke at sætte et mellemrum før ordet “har”).
Vi ønsker også at gøre det nemt at finde filen, så i “