Hvis du arbejder sammen med andre på en delt Google Sheets-fil, kan folk nogle gange indtaste uventede data eller noget, der bryder en formel. En måde at sikre, at alle indtaster de data, du ønsker, er at give dem dem i en drop-down valideringsliste.
Sådan opretter du en drop-down liste
En rulleliste er en fantastisk måde at sikre, at de data, folk indtaster i din formular, ansøgning eller regneark, er præcis, hvad du forventer. Det giver også en meget hurtigere måde for folk at indtaste disse data, da de vælger fra en forudkonfigureret liste, du leverer.
Den første ting du skal gøre er at åbne din Google Sheets fil og vælg den eller de celler, som du vil bruge en rulleliste til.
Åbn derefter menuen “Data” og vælg kommandoen “Datavalidering”.
Fra rullemenuen Kriterier skal du vælge enten “Liste fra et område” eller “Liste over elementer.”
Liste fra et område: En liste over værdier, der er valgt fra andre celler i det samme eller et andet ark. Hvis du f.eks. vil bruge værdierne i cellerne B1-B9 på ark 2, skal du skrive Ark2!B1:B9 for at få dataene indeholdt i dem vist på rullelisten eller ved at vælge en af cellerne direkte fra dit ark.
Liste over elementer: En liste over forudbestemte dataelementer. Dette kan være enten tekst eller tal, og du skriver hver værdi selv, adskille dem med kommaer (og ingen mellemrum). Denne indstilling tillader dig ikke at indsætte data direkte fra andre celler.
Her bruger vi muligheden “Liste over varer” og giver flere numeriske valg.
Når du har indtastet de data, du ønsker skal vises i en rulleliste, skal du sørge for at have “Vis rulleliste i celle” aktiveret, ellers vises værdierne ikke i de valgte celler.
Du kan også vælge, hvad der skal ske, når nogen forsøger at indtaste en værdi, der ikke er på listen. Indstillingen “Vis advarsel” lader dem indtaste de ugyldige data, men markerer dem i arket (vi ser på hvordan om lidt). Indstillingen “Afvis input” forhindrer dem i at indtaste noget, der ikke er på din liste.
Og endelig kan du aktivere “Vis valideringshjælpetekst” for at give folk en indikation om, hvad de kan vælge i cellerne. Når du har valgt indstillingen, skal du skrive de instruktioner, du ønsker.
Gå videre og klik på “Gem”, når du er færdig.
Sådan bruger du din nye rulleliste
Når du er færdig, kan alle, der bruger arket, klikke på rullepilen i disse celler og vælge en værdi fra listen.
Hvis du valgte indstillingen “Vis valideringshjælpetekst”, dukker teksten op, hver gang nogen vælger en af de validerede celler.
Hvis nogen indtaster en værdi, der ikke matcher noget på listen, og du har “Vis advarsel”-indstillingen aktiveret, markeres de ugyldige data i cellen.
Holder du musen over den, kan du se, hvorfor den er markeret.
Hvis du i stedet har valgt “Afvis input”, vil folk få en advarsel som denne, når de forsøger at indtaste noget, der ikke er på din liste.
Hvis du har brug for at fjerne eller ændre nogen af elementerne fra din rulleliste, gå tilbage til Data > Datavalidering for at redigere elementer fra de lister, du har oprettet. Det er lige så nemt at fjerne listen helt som at klikke på knappen “Fjern validering” nederst.
