Ud over at søge og erstatte tekst, giver Word dig mulighed for at søge efter specialtegn – tabulatorer, indrykninger, afsnitsmærker og så videre – og derefter erstatte dem med andre specialtegn. Dette kan være praktisk til hurtige og nemme ændringer, som typisk vil tage dig lidt længere tid at udføre manuelt.
Indholdsfortegnelse
Hvornår er det nyttigt at søge og erstatte specialtegn?
For at forstå, hvornår det kan være nyttigt at søge og erstatte specialtegn, lad os se på nogle eksempler.
Lad os sige, at der er et langt juridisk dokument, som du skal redigere. Du er blevet bedt om at erstatte ordet “sektion” med sektionssymbolet. Sektionssymbolet er et par overlappende “S”-tegn og bruges ofte i juridiske dokumenter til at henvise til et nummereret afsnit i et dokument. Dit dokument er på over 50 sider, og der er talrige referencer til forskellige sektioner igennem. Du kan nemt erstatte ordet “sektion” med sektionssymbolet ved at bruge søg og erstat.
Du er netop færdig med at skrive et udkast til din første roman, og den indeholder en række ord med bindestreger. Du skal holde bindestregen sammen ved at erstatte den almindelige bindestreg med en bindestreg, der ikke brydes. Du begynder at udskifte symbolet manuelt, men stopper dig selv efter et par forsøg. Du ved, at der skal være en nemmere måde. Der er! Bare brug Find og Erstat til at gøre jobbet for dig.
En kollega har sagt op, og du har fået til opgave at redigere en rapport, som kollegaen har arbejdet på, inden han rejste. Rapporten er velskrevet, men der er inkonsistent afsnitsafstand hele vejen igennem. Når du har klikket på Vis/skjul, opdager du, at der i nogle tilfælde er to afsnitsmærker i stedet for ét. En måde at rette afsnitsafstanden på ville være at trykke på Delete-tasten, hver gang du ser et ekstra afsnitsmærke. Men der er en hurtigere måde – bare søg efter hver forekomst af to afsnitsmærker og erstat det med et afsnitsmærke.
Der er for mange specialtegn til at detaljere dem alle, men lad os tage et kig på et par generelle eksempler på, hvordan søgning og erstatning af disse tegn fungerer.
Eksempel 1: Erstat tekst med et specialtegn
Lad os sige, at dit dokument ser sådan ud:
Bemærk: Hvis du ikke kan se specialtegnene i dit dokument, kan du slå dem til ved at klikke på knappen Vis/skjul på båndet. Dens ikon ligner afsnitssymbolet.
Du skal erstatte enhver forekomst af ordet “Sektion” med et sektionssymbol. Skift over til fanen “Hjem” på Word’s Ribbon, og klik derefter på “Erstat”. Alternativt kan du trykke på Ctrl+H.
Skriv ordet “Sektion” i feltet “Find hvad”, og klik derefter på knappen “Mere >>” for at udvide mulighederne for Find og Erstat.
Klik i boksen “Erstat med” for at sætte dit indsætningspunkt der, og klik derefter på knappen “Special”.
Klik på “Sektionskarakter” fra rullelisten.
Bemærk, at boksen “Erstat med” nu indeholder teksten “^%” – dette er Words kode for det sektionssymbol. Klik på knappen “Erstat alle”. I dette eksempel blev der foretaget 16 udskiftninger. Klik på knappen “OK” og luk derefter Find og erstat vinduet.
Alle forekomster af ordet “Sektion” er nu blevet erstattet med sektionskarakteren.
Eksempel to: Erstat en almindelig bindestreg med en bindestreg, der ikke knækker
For dette næste eksempel skal du bemærke, at der er en del ord med ord i vores eksempelafsnit, inklusive tre forekomster, hvor ord med ord er adskilt på forskellige linjer. Lad os erstatte alle de almindelige bindestreger med bindestreger, så det ikke sker.
På fanen “Hjem”, klik på “Erstat” eller tryk bare på Ctrl+H.
I feltet “Find hvad” skal du slette eksisterende tekst eller tegn og derefter skrive et enkelt bindestreg. Klik om nødvendigt på knappen “Mere >>” for at udvide mulighederne for Find og Erstat.
Klik i boksen “Erstat med” for at placere dit indsætningspunkt der. Slet eksisterende tekst eller tegn, og klik derefter på knappen “Special”.
Klik på “Nonbreaking Hyphen” fra rullelisten.
Bemærk, at Words kode for den ubrudte bindestreg—“^~”— nu er blevet tilføjet til boksen “Erstat med”. Klik på knappen “Erstat alle”. I dette eksempel blev der foretaget 11 udskiftninger. Klik på knappen “OK” og luk derefter Find og erstat vinduet.
Word har erstattet alle bindestreger med ubrudte bindestreger. Bemærk, at ord med bindestreger i højre margen ikke længere er adskilt.
Eksempel tre: Udskiftning af to afsnitsmærker med ét afsnitsmærke
I dette eksempel ønsker vi at erstatte alle dobbelte afsnitsmærker med et enkelt afsnitsmærke, hvilket fjerner den ekstra afstand mellem afsnittene.
På fanen “Hjem” skal du klikke på knappen “Erstat”. Alternativt kan du trykke på Ctrl+H.
Klik i feltet “Find hvad”, og slet derefter eksisterende tekst eller tegn. Klik på knappen “Mere>>” for at åbne de yderligere muligheder, klik på knappen “Special” og klik derefter på “Afsnitsmærke” på rullelisten.
Bemærk, at Words kode for et afsnitsmærke (“^v”) er blevet indsat i feltet “Find hvad”. Klik på knappen “Special” igen, og klik derefter på “Afsnitsmærke” igen fra rullelisten for at placere et andet afsnitsmærke der. (Bemærk, at du også selv kan skrive “^v^v” i boksen, hvis du allerede er bekendt med koderne.)
Der er nu to afsnitsmærker i feltet Find hvad. Klik i boksen “Erstat med”, slet eksisterende tekst eller tegn, og klik derefter på knappen “Special”. Vælg “Afsnitsmærke” i rullemenuen.
For det sidste trin skal du klikke på knappen “Erstat alle”. I dette eksempel lavede Word otte erstatninger. Klik på knappen “OK” og luk derefter Find og erstat vinduet.
Alle forekomster af to afsnitsmærker er blevet erstattet med et afsnitsmærke.
Som du kan se, kan du ved at bruge Find og Erstat spare dig for en masse tid, når du udskifter specialtegn i dine dokumenter. Og vi har lige ridset overfladen her. Der er flere specialkarakterer, der venter på den menu, som du kan udforske.