Det er nemt at dele din Outlook-kalender, men hvordan du gør, det betyder noget, hvis du ikke vil have, at de personer, du deler den med, kæmper for at få adgang til den. Lad os tage et kig på, hvordan man deler en Outlook-kalender, uanset om modtageren er i samme organisation som dig eller ej.
Uanset om du deler din Outlook-kalender med nogen i din organisation (det vil sige personer med samme e-mail-domæne som dig) uden for din organisation, er processen for deling ens. Den måde, som modtageren får adgang til din delte kalender på, er dog en smule anderledes, især hvis personen uden for din organisation ikke bruger Outlook. Det er dog stadig ret simpelt, og vi vil dække, hvordan det fungerer, så du kan pege folk her, hvis de har svært ved at få adgang til din delte kalender.
Del din kalender med en kollega
Hvis du vil dele en kalender med en, der arbejder for samme organisation, er processen ret enkel. Åbn kalenderen i Outlook, og klik derefter på Hjem > Del kalender > Kalender.
Hvis du bruger Outlook til mere end én konto, skal du sørge for at vælge kalenderen for den konto, du vil dele.
Vinduet “Kalenderegenskaber” åbnes på fanen “Tilladelser” og viser dig, hvem der i øjeblikket har adgang til din kalender. Som standard er Outlook sat op, så alle i din organisation vil kunne se, hvornår du har travlt, men intet andet. Dine it-folk kan have ændret dette på flere forskellige måder, så vi vil fokusere på at dele din kalender med en person i din organisation.
For at dele din kalender med nogen skal du klikke på knappen “Tilføj”.
Dette åbner din adressebog og viser som standard personerne i din organisation. Tilføj den person, du vil dele din kalender med, og klik derefter på “OK”.
Den person, du har valgt, vises i vinduet Tilladelser. Som standard har de tilladelsesniveauet “Kan se alle detaljer”, som du kan ændre, hvis du vil.
Når du er færdig, skal du klikke på “OK” for at dele din kalender.
For at se en kalender, som nogen har delt med dig, skal du klikke på Hjem > Tilføj kalender > Åbn delt kalender.
Indtast navnet på den person, der har delt en kalender med dig, i vinduet, der åbnes, og klik derefter på OK.
Kalenderen vises nu, så du kan se den under “Delte kalendere” i venstre side.
Deling af din kalender med en ekstern person
Hvis du vil dele en kalender med en, der arbejder uden for din organisation, er processen meget ens. Åbn kalenderen i Outlook, og klik derefter på Hjem > Del kalender > Kalender.
Hvis du bruger Outlook til mere end én konto, skal du sørge for at vælge kalenderen for den konto, du vil dele.
Vinduet “Kalenderegenskaber” åbnes på fanen “Tilladelser” og viser dig, hvem der i øjeblikket har adgang til din kalender.
For at dele din kalender med nogen skal du klikke på knappen “Tilføj”.
Dette åbner din adressebog. Klik på “Kontakter” i rullemenuen “Adressebog”.
Dette vil vise alle de eksterne kontakter i din adressebog. Hvis du vil dele din kalender med en ekstern person, og de ikke vises her, skal du først tilføje vedkommende som en kontakt.
Tilføj den person, du vil dele din kalender med, og klik derefter på “OK”.
Den person, du har valgt, vil blive tilføjet til vinduet Tilladelser. Som standard har de tilladelsesniveauet “Kan se alle detaljer”, som du kan ændre, hvis du vil. I modsætning til at dele med personer i din organisation, kan du ikke give eksterne personer rettighederne “Kan redigere” eller “Delegere”.
Når du er færdig, skal du klikke på “OK” for at dele din kalender.
Hvordan modtageren accepterer din invitation til at se en kalender er, hvor processen adskiller sig en del fra at dele med nogen i din organisation.
Den person, du har delt din kalender, får tilsendt en e-mail.
Hvis de klikker på “Accepter og se kalender”, vil de blive ført til Outlook.com for at logge ind på en Microsoft-konto, hvor den delte kalender vil blive gjort tilgængelig.
Den proces er ret problemfri, men ikke meget hjælp, hvis din modtager bruger et ikke-Microsoft-produkt. Vi viser dig, hvordan du tilføjer den delte kalender til en Google-kalender, da dette er den mest populære kalenderapp, men du kan tilføje en delt kalender til stort set enhver anstændig kalenderapp, du vil nævne.
I bunden af e-mailen er et “denne URL”-link.
Højreklik på denne URL og klik på “Kopiér linkplacering” (eller den tilsvarende kommando afhængigt af hvilket program du bruger til at se mailen).
Åbn din Google Kalender, klik på de tre prikker ud for “Tilføj kalender”, og vælg derefter “Fra URL”.
Indsæt den URL, du kopierede fra e-mailen, og klik derefter på “Tilføj kalender”.
Kalenderen vises på listen “Andre kalendere” i venstre side.
Dette er dog ikke et meget venligt format, især hvis der er mere end én delt kalender at vise. Du kan omdøbe den ved at holde markøren over navnet, klikke på de tre prikker, der vises i slutningen, og derefter klikke på “Indstillinger”.
Skift navnefeltet til det, du vil have det til, og klik derefter på tilbagepilen ved siden af ”Indstillinger”.
Du har nu et meget venligere kalendernavn.
URL’en du kopierede fra e-mailen er en URL til den delte kalender i iCalendar (.ics) format, som på trods af navnelighed intet har med Apple at gøre. I stedet er det et åbent format for kalenderoplysninger det har eksisteret i over 20 år. Hver kalenderapp, du sandsynligvis vil bruge, accepterer en kalender i .ics-format, så mens vi har gennemgået processen med at tilføje dette til en Google-kalender, burde linket fungere i Apple Kalender, Yahoo! Kalender, Lightning for Thunderbird eller enhver anden kalenderapp, du bruger.