Et Kanban-tavle er et almindeligt værktøj til at vise opgaver. Du kender det måske ikke ved navn, men du har sikkert brugt en før og næsten helt sikkert set en på arbejdet eller på tv. Lad os tage et kig på, hvordan de fungerer.
Et Kanban-kort bruges til at visualisere opgaveflowet fra start til slut. På det enkleste indeholder det tre kolonner kaldet “To-Do”, “Doing” og “Done”. For at starte skal du placere dine opgaver i kolonnen “To-Do”, flytte dem til kolonnen “Doing”, mens du arbejder på dem, og til sidst flytte dem til kolonnen “Udført”, når du er færdig med opgaven .
Kanban-tavler giver en visuel repræsentation af procesledelse. Med andre ord lader de dig se, hvordan dine opgaver skrider frem.
De opstod som en del af Kanban, en type slank fremstilling proces, der har været brugt i japansk fremstilling i årtier, men som primært er blevet populært i Nordamerika og Europa som en del af opgavestyringssoftware som f.eks. Jira, Asana, Trello, og Planlægger. Hvis du nogensinde har arbejdet i eller omkring softwareudvikling, vil denne type board være bekendt for dig.
Oprindeligt var Kanban-tavler fysiske, men med tiden er der blevet skabt masser af Kanban-software. I modsætning til mange processer, der er flyttet fra fysisk til digital – tænk musikoptagelse, projektplanlægning og bogføring – er det stadig meget almindeligt at have fysiske Kanban-tavler, ofte sammen med en digital kopi.
Hvis du har gået gennem et kontor og set tavler og vægge dækket af Post-It-sedler arrangeret i kolonner, har du sikkert kigget på en Kanban-tavle.
Et eller andet sted på en server vil der normalt være en digital repræsentation af det samme Post It-fyldte Kanban-kort, hvilket kan virke underligt. Hvorfor har de samme data opbevaret to steder, da det blot dublerer arbejdet med at vedligeholde dem?
Årsagen er ret simpel: Et Kanban-tavle er designet til at være visuelt og nemt at bruge, så at have en fysisk tavle gør det nemt for et team at se opgaverne og flytte dem rundt på tavlen. Men en fysisk tavle er ikke god til dataanalyse og rapportering, det er her den digitale version kommer ind.
Den digitale version – hvad enten den er i Jira, Trello, Asana, Planner eller enhver anden software – kan også ses fra hvor som helst, hvilket gør den mere nyttig for eksterne teams eller interesserede interessenter, der ikke sidder med teamet og deres fysiske bestyrelse.
At bruge et Kanban-kort kunne ikke være meget nemmere. Du tilføjer opgaver til To-Do-kolonnen og flytter dem derefter (hvis det er en fysisk tavle) eller trækker og slipper dem (hvis det er en digital tavle) fra en kolonne til den næste. Nu og da fjerner du opgaverne fra den sidste Udført-kolonne og placerer dem hvor som helst du vil, uanset om det er et arkiv med udførte opgaver eller blot skraldespanden.
Kanban-tavler kan have så mange kolonner, som du vil. Det er almindeligt i softwareudviklingsteams at have kolonner for for eksempel design, udvikling, test og dokumentation. Ofte er mere esoteriske kolonner inkluderet, der er processpecifikke, såsom “Fuzzing” (en proces, hvor bevidst misdannede data indtastes for at teste software til fejlhåndtering og sikkerhed), “Pull” (en pull-anmodning er blevet indsendt for at flytte koden til en GitHub-gren) og “Pre-Prod” (et stykke arbejde er blevet flyttet til præproduktionsserveren). Men du kan bruge hvilke kolonner du vil have i et Kanban-kort, til enhver type proces.
At få noget gjort kræver ofte flere teams og/eller flere arbejdsstrømme. Kanban boards håndterer dette ved hjælp af noget, der kaldes “svømmebaner”. Mens kolonnerne – To-Do, Doing, Done osv. – er lodrette, er svømmebaner vandrette bjælker, hvor opgaver for et enkelt team eller arbejdsstrøm kan adskilles.
I de fleste Kanban-applikationer kan du også farvekode opgaver. Dette lader dig opsætte dit board med svømmebaner til hold og farver til arbejdsstrømme eller omvendt. Mange teams synkroniserer deres Post-it-seddelfarver med farver, der bruges i deres digitale tavler, hvilket er grunden til, at så mange kontorer er udsmykket med flerfarvede Post-it-sedler i stedet for en enkelt farve.
Kanban er et meget fleksibelt system, der giver mulighed for store mængder tilpasning, så det passer til den proces, du administrerer. Det er lige meget, om du sammensætter en rumlancering for flere milliarder dollar kl JPL eller spore dine børns gøremål, Kanban kan hjælpe dig med at se dine opgaver og holde dig på sporet.