Du bruger muligvis Microsoft Excel til at organisere en postliste pænt. Men når du gør dig klar til at udskrive adresseetiketter, skal du bruge brevfletning til at oprette dem i Word fra din Excel-liste. Sådan gør du.
Indholdsfortegnelse
Trin et: Forbered din postliste
Hvis du allerede har oprettet en mailingliste i Excel, så kan du roligt springe denne test over. Hvis du ikke har oprettet listen endnu, på trods af Excels mangel på postlabelfunktionen, anbefaler vi stadig stærkt, at du bruger Excel, da det er bedre til at organisere og vedligeholde data end at bruge en Word-tabel.
Den første ting, du skal gøre, er at oprette en kolonneoverskrift i forhold til de data, der går i hver kolonne. Placer disse overskrifter i den første række af hver kolonne.
Hvilke overskrifter du medtager, afhænger af hvilke oplysninger du planlægger at bruge i adresseetiketterne. Titler er altid rart, men det er vigtigt, at du ved, hvilken titel en person går efter, før du opretter etiketterne. Også, hvis din liste er til virksomheder og ikke individuelle personer, kan du udelade “Fornavn” og “Efternavn” overskriften og bare gå med “Virksomhedsnavn” i stedet. For at illustrere trinene korrekt, vil vi gå med en personlig postliste i dette eksempel. Vores liste vil indeholde følgende overskrifter:
Fornavn
Efternavn
Vejnavn
By
Stat
Postnummer
Dette er standardoplysningerne, du finder på adresseetiketter. Du kan endda indsætte billeder i adresseetiketterne, hvis du vil, men det trin kommer senere i Word.
Når du er færdig med at oprette overskrifterne, skal du gå videre og indtaste dataene. Når du er færdig, skal din liste se sådan ud:
Gå videre og gem din liste, og lad os gå over til Microsoft Word.
Trin to: Opsæt etiketter i Word
Åbn et tomt Word-dokument. Gå derefter over til fanen “Mailings” og vælg “Start Mail Merge”.
Vælg “Etiketter” i rullemenuen, der vises.
Vinduet “Etiketindstillinger” vises. Her kan du vælge dit labelmærke og produktnummer. Når du er færdig, skal du klikke på “OK”.
Dine etiketkonturer vises nu i Word.
Bemærk: Hvis dine etiketkonturer ikke vises, skal du gå til Design > Kanter og vælge “Se gitterlinjer.”
Trin tre: Forbind dit regneark til Words etiketter
Før du kan overføre data fra Excel til dine etiketter i Word, skal du forbinde de to. Tilbage på fanen “Mailings” i Word-dokumentet skal du vælge “Vælg modtagere”.
En rullemenu vises. Vælg “Brug en eksisterende liste.”
Windows File Explorer vises. Brug den til at finde og vælge din postlistefil. Med filen valgt, klik på “Åbn”.
Vinduet “Vælg tabel” vises. Hvis du har flere ark i din projektmappe, vises de her. Vælg den, der indeholder din liste. Sørg for at aktivere indstillingen “Første række af data indeholder kolonneoverskrifter”, hvis den ikke allerede er det, og klik derefter på “OK”.
Dine etiketter er nu forbundet med dit arbejdsark.
Trin fire: Tilføj brevfletningsfelter til etiketterne
Nu er det tid til at tilføje dine brevfletningsfelter i Words etiketter. Vælg den første etiket, skift til fanen “Mailings”, og klik derefter på “Adresseblok”.
I vinduet “Indsæt adresseblok”, der vises, skal du klikke på knappen “Match Fields”.
Vinduet “Match Fields” vises. I gruppen “Påkrævet for adresseblok” skal du sørge for, at hver indstilling matcher kolonnen i din projektmappe. For eksempel skal “Fornavn” matche med “Fornavn” og så videre. Når du har bekræftet, at alt er indstillet korrekt, skal du klikke på “OK”.
Tilbage i vinduet “Indsæt adresseblok”, tjek forhåndsvisningen for at sikre, at alt ser godt ud, og klik derefter på “OK.”
> vises nu i din første etiket.
Gå tilbage til fanen “Mailings” og klik derefter på “Opdater etiketter”.
Når det er valgt, skal > vises i hver etiket.
Nu er du nu klar til at udføre brevfletningen.
Trin fem: Udførelse af brevfletningen
Nu for at se magien ske. På fanen “Forsendelser” skal du klikke på “Udfør og flet”.
Vælg “Rediger individuelle dokumenter” i rullemenuen, der vises.
Vinduet “Flet til nyt dokument” vises. Vælg “Alle” og klik derefter på “OK”.
Din liste fra Excel vil nu blive flettet ind i etiketterne i Word.
Det eneste, der er tilbage at gøre nu, er at printe dine etiketter ud og sende din post ud!