Software og e-mail er en kraftfuld duo, der har revolutioneret virksomheders drift og skubbet dem hen imod mere integrerede, effektive og strømlinede processer.
Styrken ved en enkel, men effektiv e-mail-indbakke er utrolig og bestemmer kvaliteten af din kundesupport. Men når den samme indbakke bruges af flere personer til at læse, administrere, besvare og slette kundesamtaler, kan tingene nemt komme ud af kontrol.
Derfor er team-e-mail-administrationsværktøjer blevet en afgørende forudsætning for succes med e-mail kundeservice.
Denne artikel deler nogle af de bedst delte indbakkeværktøjer for at hjælpe dig med at få mest muligt ud af dit teams indbakker og holde dem ryddelige.
Lad os begynde med en kort diskussion om delte indbakker.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en delt indbakke, og hvordan fungerer det?
Flere brugere bruger en delt e-mail-indbakke til at tjekke og svare på indgående e-mails og administrere kundesamtaler. Du kan bruge dem til en fælles kalender, så dine teams kan planlægge og se arbejdsskift eller ferie samt kundesupport.
I modsætning til traditionel virksomheds-e-mail har en delt indbakke ikke sit bruger-id og adgangskode. Så du kan ikke logge direkte ind på dem og kræver adgangstilladelse givet af administratoren. Denne tilladelse varierer, såsom “Fuld adgang” eller “Send som”. Når du har adgang, kan du logge ind på din private indbakke og få adgang til teamets indbakke. Adgangen kan også variere på tværs af de forskellige softwareudbydere.
De tre almindelige typer adgangstilladelser er:
- Fuld adgang – Du kan logge ind på den delte indbakke og fungere som dens ejer.
- Send som – Du kan efterligne indbakken og sende e-mails.
- Send på vegne – Du kan sende en e-mail på vegne af den delte indbakke.
Hvorfor har du brug for delt indbakkesoftware?
Når du har et lille team, er antallet af personer, der får adgang til dine supportindbakker, lille, og der er ingen forvirring. De fremadrettede køer er ikke overvældende, og chancerne for, at en e-mail går ubemærket hen i dagevis, er ubetydelig.
Men efterhånden som din virksomhed skalerer, bliver fejlkommunikation udbredt, og folk har en tendens til at overse de e-mails, de tror, kan håndteres af andre. Glemte samtaler, malplacerede e-mails og duplikerede svar er nogle af de største smertepunkter i sådanne tilfælde. Støttemedarbejdere bliver også arbejdssky ved at tænke, at de kan lade andre besvare netop denne besked eller vente, indtil andre indhenter det.
Nogle andre problemer omfatter:
- Roller og ansvar: Ingen regler for “hvem” arbejder på “hvilken” e-mail
- Diffused ejerskab: Alle tror, at en anden vil reagere
- Ingen synlighed i tingene: Fravær af relevante data om hver supportagent og deres ydeevne
Derfor den delte indbakke-software!
Softwarefunktioner til delt indbakke
Her er de bemærkelsesværdige funktioner ved at bruge en delt indbakke, dette vil hjælpe dig med at træffe en bedre beslutning:
Team E-mail Management
Delt indbakkesoftware tilbyder ubesværet administration af support-e-mailadresser, som f.eks [email protected], [email protected], [email protected]osv. Dette forbedrer også gennemsigtigheden, da du ikke behøver at skifte mellem skærme eller logge ind på flere konti for at svare på e-mails.
Derudover har du et centraliseret overblik over alle de afgørende indbakker, der giver dig mulighed for at svare på forespørgsler hurtigt og effektivt. Du kan også tildele roller, undgå forladte e-mails og undlade at sende duplikerede svar.
Intern diskussion
En vigtig egenskab ved en delt indbakkesoftware er det interne diskussions- eller “noter”-system, der giver dig mulighed for at dele vigtige oplysninger om en e-mail i form af noter eller kommentarer. Det giver mulighed for at tilpasse e-mails i en delt indbakke, sparer tid til kontekstsøgning og øger effektiviteten.
Så alle brugere kan tale med hinanden via interne noter uden at skulle videresende e-mails frem og tilbage.
Undgå agentkollision og indbakkeforvirring
En agentkollision sker, når to teammedlemmer svarer på den samme kundeforespørgsel og tilbyder en anden løsning. Dette påvirker troværdigheden af dit supportsystem. Den delte e-mail-administrationssoftware giver dig mulighed for at undgå denne forvirring ved automatisk at konvertere indgående e-mails til supportbilletter, der er tildelt forskellige agenter via routingregler. Denne opgave kan også være manuel.
Automatiserede svar og skabeloner
De fleste af de delte indbakkeværktøjer tilbyder standardsvar og skabeloner. Du kan bruge dem til at give hurtige svar og til at tackle lignende forespørgsler. Disse automatiske svar og standardsvar øger konsistensen og giver dine teammedlemmer øjeblikkeligt mulighed for at løse almindelige kundeproblemer med det samme.
Nedenfor er listen over de bedst delte indbakkeværktøjer, der tilbyder fremragende gruppe-e-mail-administrationsfunktioner.
Lad os hurtigt udforske dem. 😎
ProProfs Help Desk
ProProfs Help Desk er en smart og effektiv cloud-baseret software med en kraftfuld delt indbakke-funktion, der giver dig mulighed for at administrere dine supportbehov uden besvær. Det giver et fælles rum til alle supportindbakker, som f.eks [email protected], [email protected], [email protected], [email protected]og [email protected]etc.
Den kommer med en simpel Gmail-lignende brugergrænseflade, der giver dig mulighed for at spore antallet af billetter, der er tildelt en agent, overvåge deres præstationer over en periode og tilbyde 24×7 support fra enhver enhed.
Funktioner
- Teamsamarbejde for hurtigere billetopløsning
- Enkel og brugervenlig brugergrænseflade
- Agent sporing og overvågning
- 24X7, når som helst, hvor som helst, adgang
Freshdesk
Freshdesk er en af de bedste team e-mail management software, der tilbyder mange fremragende funktioner, såsom automatisk konvertering af indgående e-mails til billetter, der kan prioriteres, tagges og specifikt tildeles. Internt samarbejde er der, og du kan også minimere antallet af svar sendt af dine agenter ved at strømline funktionerne.
Freshdesk tilbyder også agentkollisionsdetektion og app-integrationer for at udvide mulighederne i dine delte indbakker og helpdesk-systemer.
Funktioner
- Relevansfiltre
- Gruppebilletter med tags
- Automatiser hverdagsagtige og gentagne svar
- Realtidsvisninger af billetter og indgående e-mails
DragApp
DragApp er en anden team-e-mail-administrationssoftware, der sidder i din private Gmail-indbakke og giver dig mulighed for at modtage, administrere, tildele og svare på de indgående delte e-mails. Du kan dele gruppe-e-mails, som “[email protected]”, “[email protected]” osv., og automatiser dine arbejdsgange med regler.
Det tillader organisering af indgående e-mails i visuelle tavler og letter internt samarbejde via interne chats, noter og delte kladder. Du kan nemt tildele e-mails og overvåge, hvilken agent der arbejder på hvilken samtale. Derudover tilbyder det en fantastisk rapportgenereringsfunktion til dybdegående kunde- og medarbejderdataindsigt.
Mailflow
Mailflow er en alt-i-en indbakke til teams, der tilbyder fleksible arbejdsområder. Værktøjet tillader nem e-mail-deling uden krav om videresendelse af e-mail eller cc til brugere. Brugerne kan vælge interne diskussioner uden at sende interne tråde til kunderne.
Kunders e-mails synkroniseres direkte med teamet, hvilket gør det nemt at tilpasse til alle teams, såsom support, ansættelse, salg, projektleder og udviklere.
Funktioner
- Nemt teamsamarbejde
- e-mail-administratorer
- Nem sporing og e-mail-overvågning
HubSpot
Hubspot er et af de førende delte indbakkeværktøjer, der giver dig mulighed for at forbinde alle dine team-mailadresser til en central eller universel indbakke for effektivt arbejde og smart samarbejde. Du kan også forbinde de delte e-mailadresser til Hubspot Samtaleindbakke for at få et universelt overblik over e-mails på tværs af alle afdelinger og undgå at gå glip af selv en enkelt e-mail.
Den leveres med routingregler og produktivitetsværktøjer, der sikrer effektiv billettildeling og letter problemfri opfølgning.
Funktioner
- Branding
- Universal indbakke til holistisk e-mail-visning på tværs af afdelingerne
- Chatbots til automatiske svar
- Live chat og beskeder på sociale medier.
Kajako
Kajako tilbyder et kraftfuldt værktøj til at administrere dine delte e-mails effektivt og ubesværet. Det tilbyder brugerdefinerede visninger af alle dine samtaler og giver dig mulighed for at tagge dem til fremtidig reference og hurtig håndtering. Du kan automatisk dirigere de komplekse forespørgsler til ekspertsupportmedarbejdere og minimere responstiden for presserende forespørgsler.
Funktioner
- Makroer og konserverede svar
- Analyse for indsigt i svar-metrics
- Multikanal samtalehåndtering
- Flere 3. parts integrationer
Private noter giver dine agenter mulighed for at samarbejde internt og undgår svarkollision og indbakkeforvirring. Du kan også få et universelt overblik over alle kundeaktiviteter.
Hjælp spejder
Det Hjælp spejder giver dig mulighed for at modtage, løse, administrere og tildele delte e-mails effektivt, alt imens du holder forvirringen på afstand. Du kan organisere alle supportanmodninger i en enkelt kø eller oprette separate postkasser til forskellige mærker, afdelinger og delte e-mailadresser. Det letter ubesværet internt samarbejde via private noter, tags og gemte svar. Du kan hurtigt skifte mellem chatsamtaler og e-mail for at se alle nye indkommende forespørgsler i realtid.
Andre funktioner inkluderer avanceret søgning, hurtige visninger, meddelelser og tilfredshedsvurderinger, realtidsindikatorer til kollisionsdetektion, tilpasset mappe, massesvar, automatisering af arbejdsgange osv.
HappyFox
HappyFox giver dig mulighed for at holde dine delte indbakker ryddelige og organiserede til enhver tid uden at miste effektivitet og overblik over indgående e-mails. Det tilbyder en hurtig migrering af dine gruppeindbakker, såsom delt indbakke Gmail og Outlook osv., til HappyFox Help Desk og giver dig mulighed for at udnytte dets funktioner til forbedrede supportfunktioner.
Funktioner
- “Opgaver” og “terminsdatoer” for at forblive organiseret.
- Tilføjelse af billetabonnenter
- Kollisionsadvarsler
- Smarte regler og færdige handlinger
Et af de karakteristiske træk er, at det fungerer for alle afdelinger, som f.eks.[email protected]”, “[email protected]”, “[email protected]”, og “[email protected]” osv. Du kan fordele arbejdsbyrden som du ønsker ved at bruge funktionen “Kategorier” og oprette køer af dine delte indbakketråde for at løse dem ordentligt.
Hiver
Hiver er en unik software til delt indbakke, der giver dit team mulighed for at samarbejde i Gmail og levere en fantastisk kundeoplevelse. Det delte indbakke-dashboard sidder lige inde i din personlige Gmail og giver dig mulighed for at uddelegere indgående forespørgsler med et enkelt klik. Du kan skrive private noter og dele dem med det samme med dit team for problemfrit samarbejde.
Funktioner
- E-mail ejerskab og e-mail status
- Øjeblikkeligt internt samarbejde fra den personlige Gmail-indbakke
- Automatiserede arbejdsgange og kundetilfredshedsundersøgelser
- Handlingsbar indsigt i SLA-overtrædelser og arbejdsbyrdefordeling
Du kan også spore nøglemålinger og agentydeevne fra et enkelt dashboard. Hiver tilbyder også e-mail-skabeloner til at levere hurtigere svar. Det giver dig mulighed for også at konvertere din Gmail-konto til en helpdesk. Du kan også migrere til Gmail drevet af Hiver for en nem overgang.
Rille
GrooveHQ er et af de bedst delte indbakkeværktøjer til virksomheder, der i øjeblikket skalerer og leder efter en ubesværet overgang. Det hjælper dig med nemt at holde styr på alt og administrere hele den delte indbakke. Al den indgående kundekommunikation, såsom e-mails, chats, beskeder på sociale medier, telefonsamtaler osv., kommer på ét sted.
Du kan tildele billetter til specifikke teammedlemmer, samarbejde om private noter, bringe teammedlemmer i løkken via “@mentions” og tackle kollisionsdetektion. Dens fantastiske rapporterings- og sporingsfunktioner giver dig mulighed for at få mest muligt ud af dine ressourcer.
SupportBee
SupportBee er et effektivt e-mail-samarbejdsværktøj med en velkendt e-mail-grænseflade og tilbyder upåklagelige samarbejdsfunktioner. Du kan tildele billetter til specifikke agenter eller specifikke teams, kommentere dem og diskutere dem efter behov. Dine agenter kan dele udkast til svar for at gennemgå dem, før de sender dem til en kunde.
SupportBee kan prale af en lynhurtig import af indgående e-mails og har en automatisk opdateringsfunktion, der ikke kræver en manuel opdatering. Der er tre billetkategorier – besvaret, ubesvaret og arkiveret. Derfor kan du øjeblikkeligt se de billetter, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed, og løse dem på en prioriteret basis.
SharedBox
SharedBox er en helpdesk og delt indbakkesoftware bygget på Slack, der giver dig mulighed for at administrere kundekommunikation og tilbyde support direkte fra dit Slack-dashboard. Du kan modtage beskeder, tweets og e-mails i Slack og også samarbejde om delte e-mail- og Twitter-konti.
Hver konto har et supportwebsted, hvor dine brugere kan administrere og reagere på kundekommunikation. Du kan også tilføje flere e-mails.
Værktøjer til delt indbakke: Det er tid til at gøre e-mail mere samarbejdende
De delte indbakkeværktøjer, der deles her, gør meget mere end blot at administrere supportindbakker. De sparer tid, øger kundetilfredsheden og forbedrer dit kundeserviceteams produktivitet. Desuden hjælper de dig med at skabe en gennemsigtig og ansvarlig organisationskultur og lette synlighed på tværs af hele systemet.
Du kan opbygge routingregler, gemme svar til support, sætte din leadgenerering på autopilot ved at oprette en chatbot og bringe mere kontekst til dine samtaler.
Så invester i et af disse værktøjer og giv din virksomhed det rigtige forspring!