De fleste af os har altid en bunke e-mails, som vi har udskudt med at besvare. Der er trods alt kun så mange, du kan læse og sende på en dag. Heldigvis tilbyder Gmail en række værktøjer, der kan hjælpe, når du skriver e-mails.
Indholdsfortegnelse
Autofuldfør dine e-mails
Gmails Smart Compose-værktøj er ligesom autofuldførelse for e-mails. Den lærer, hvordan du skriver dine e-mails og forsøger at færdiggøre dine sætninger. Dette øger, hvor hurtigt du skriver en besked, og giver dig mulighed for at sende flere svar på kortere tid. Forslagene vises, mens du skriver, med blot et tastetryk kan du acceptere eller ignorere forslaget.
Smart Compose fungerer bedst til åbenlyse input. For eksempel, hvis din modtagers navn er Susan, kan den automatisk tilføje “Hej, Susan” i begyndelsen.
For at aktivere Smart Compose fra Gmail hjemmeside, log ind, og klik derefter på tandhjulsikonet øverst til højre. Klik derefter på “Se alle indstillinger”.
Rul ned til afsnittet “Smart Compose” under fanen “Generelt”, og klik derefter på alternativknappen ved siden af ”Skriveforslag til.”
Smart Compose kan også imødekomme din personlige skrivestil, men det betyder, at der vil blive indsamlet flere data af Google. For at tilmelde dig skal du vælge alternativknappen ud for “Tilpasning til” i afsnittet “Smart Compose Personalization”.
Klik på “Gem ændringer” nederst for at anvende dine valg.
På din iPhone, iPadeller Android-enhed, start Gmail-appen. Tryk på hamburgermenuen øverst til venstre for at åbne sidebjælkemenuen.
Rul ned til bunden af listen, og tryk derefter på “Indstillinger”.
Tryk på din e-mailadresse. På den følgende skærm skal du trykke på afkrydsningsfeltet ud for indstillingen “Smart Compose”.
Nu, hver gang du skriver en e-mail, vises Gmails forslag i lysegråt. For at vælge et forslag skal du stryge til højre på det eller trykke på Tab.
Spring helt over at skrive med smarte svar
En stor mængde e-mail-svar kræver kun et par ord. Ofte skal du bare bekræfte et tidspunkt med et “lyder godt” eller sende et hurtigt “mange tak.” Gmails Smart Reply giver dig mulighed for helt at springe over at skrive hurtige sætninger som disse.
Baseret på teksten i den e-mail, du har modtaget, kan Gmail anbefale tre standardsvar. For eksempel, hvis nogen sender dig en middagsinvitation, vil Gmail foreslå noget som: “Jeg er der”, “Undskyld, jeg kan ikke nå det” eller “Glæder mig til det”. Du kan vælge en af disse og straks svare uden at skrive et eneste ord.
På din computer skal du gå til Gmail hjemmeside og log ind. For at aktivere Smart Replies skal du klikke på Gear-ikonmenuen > Se alle indstillinger > Generelt. I sektionen “Smart Reply” skal du klikke på alternativknappen ud for “Smart Reply On”.
I Gmail-appen på din iPhone, iPadeller Android-enhed, åbn sidemenuen ved at trykke på hamburgermenuen. Gå til Indstillinger > [your email address]og tryk derefter på afkrydsningsfeltet ud for “Smart Svar”.
Kort efter du har aktiveret Smart Reply, begynder Gmail at vise tre automatisk genererede svar under teksten i hver indgående e-mail.
Genbrug din oftest sendte tekst med skabeloner
Mange mennesker sender tilbagevendende e-mails med få dages mellemrum, såsom ugentlige projektstatusopdateringer eller betalingspåmindelser. Gmail giver dig mulighed for at omdanne disse til skabeloner, så du ikke behøver at indtaste dem igen hver gang.
Du kan kun oprette og tilføje skabeloner på Gmail hjemmeside, selvom. Først skal du aktivere denne funktion i menuen Indstillinger. Klik på tandhjulsikonet øverst til højre, og klik derefter på Se alle indstillinger > Avanceret. I afsnittet “Skabeloner” skal du vælge alternativknappen ud for “Aktiver”.
For at gemme en ny skabelon skal du vende tilbage til din indbakke og klikke på plustegnet (+) til venstre for at oprette en ny e-mail. Indtast den tekst og det emne, du normalt bruger til din tilbagevendende e-mail. Lad feltet “Modtagere” stå tomt, hvis du ikke sender disse e-mails til de samme personer hver gang.
Når din kladde er færdig, skal du klikke på de tre prikker nederst til højre. Klik på Skabeloner > Gem udkast som skabelon, og vælg derefter “Gem som ny skabelon”. Indtast et navn til din skabelon, og klik derefter på “Gem”.
Næste gang du skal sende din tilbagevendende e-mail, skal du klikke på plustegnet (+) for at skrive en ny e-mail. Klik på de tre prikker i bunden, hold musen over “Skabeloner”, og vælg derefter din skabelon.
Opret en e-mailsignatur
Du kan også redde et par ekstra minutter hver dag, hvis du ikke skal skrive dit navn i slutningen af alle dine e-mails. Heldigvis kan du oprette en signatur i Gmail, som automatisk bliver tilføjet til slutningen af alle dine e-mails.
På den Gmail hjemmeside, log ind, og klik derefter på tandhjulsikonet. Gå derefter til Se alle indstillinger > Generelt. Klik på “Opret ny” i afsnittet “Signatur”.
Navngiv din signatur, og vælg derefter “Opret”. Du kan også gemme forskellige signaturer til nye e-mails og svar. I tekstboksen skal du bare skrive og tilpasse din signatur ved hjælp af formateringsværktøjer.
Under tekstboksen vil du se rullemenuerne “Til ny brug af e-mails” og “Ved svar/videresendelse”. Vælg den signatur, du vil bruge til hver af disse, og klik derefter på “Gem ændringer”.
Nu vil dine e-mails automatisk indeholde din signatur.