I betragtning af at Microsoft PowerPoint-præsentationer generelt er ledsaget af tonsvis af billeder, gifs, indlejrede videoer, diagrammer, grafer og andet indhold, er det ingen overraskelse, at du får nogle ret store filer. Her er et par trin, du kan tage for at reducere en præsentations filstørrelse.
Store filer kan være irriterende. De optager masser af værdifuld diskplads, sænker afspilningsydelsen og kan få e-mails til at hoppe tilbage på grund af overskridelse af filstørrelsesgrænsen. Du kan forhindre alle disse ting ved at reducere filstørrelsen på din præsentation.
Vi har nævnt det før, men det første du ville tænke på, når du overvejer at reducere filstørrelsen, er billeder – og det er der en god grund til. Billedfiler kan være ret store. Der er trin, du kan tage for at reducere størrelsen, såsom at komprimere billederne i præsentationen. Hvis du har mistanke om, at grunden til, at din PowerPoint-fil er så stor, skyldes billeder, så sørg for at læse artiklen, vi har skrevet om, hvordan du reducerer størrelsen på Office-dokumenter, der indeholder billeder.
Vi har nogle yderligere tips at tilføje, hvis du fulgte disse trin, men stadig har brug for at reducere din præsentations filstørrelse.
Indholdsfortegnelse
Konverter din præsentation til PPTX-format
Microsoft udgav PPTX-formatet i Office 2007. Alligevel er det ikke ualmindeligt at se PPT-filer flyde rundt. Så hvad er forskellen mellem en PPT- og PPTX-fil? PPTX-versionen komprimerer alt indholdet i præsentationen. Hvis du har en PPT-fil og konverterer den til en PPTX-fil, vil du bemærke et fald i filstørrelsen.
Konvertering af filen er så simpelt som at trykke på en knap og vælge filtype. Gå videre og åbn din PPT-fil, gå over til fanen “Filer”, og klik derefter på “Konverter”.
Windows File Explorer vises. Du vil bemærke, at typen Gem som er indstillet som “PowerPoint-præsentation.” Dette er PPTX-filtypen. Klik på “Gem”.
Din PPT-fil vil nu blive konverteret til en PPTX-fil. Som du kan se, er størrelsen af filen blevet reduceret.
HTG Presentation 2 er vores PPT-fil, og HTG Presentation 3 er vores PPTX-fil. Blot at konvertere filtypen reducerede størrelsen med 335 KB.
Selvom dette ikke er et betagende fald i filstørrelse, lykkedes det os at reducere en Word-dokumentfilstørrelse fra 6.001 KB til 721 KB. Det hele afhænger af, hvad der er inde i filen. Med lidt held vil dette være det eneste skridt, du skal tage. Hvis ikke, fortsæt med at læse.
Indsæt dine billeder – Undlad at kopiere og indsætte
Det er fristende at kopiere og indsætte et billede i PowerPoint i stedet for at bruge indsæt-funktionen. Dette vil ikke være et problem, hvis du ikke er bekymret for filstørrelsen, men hvis du er det, så pas på med at kopiere og indsætte – det kan omformatere dit billede til BMP eller PNG. Hvorfor er dette et problem? Begge disse filformater er større end JPG.
Du kan se på ovenstående skærmbillede, at PNG-filen er 153KB sammenlignet med 120KB JPG-filen af det samme billede. Hver gang du kopierer og indsætter en JPG-fil til PowerPoint, og den bliver konverteret til PNG, tilføjer du en smule unødvendig filstørrelse til præsentationen. Brug af indsæt-funktionen sikrer, at dine billeder indsættes som tilsigtet.
Foretag billedredigeringer i en billededitor – ikke i PowerPoint
Når du indsætter et billede i PowerPoint, er det bedst at sørge for, at det ikke behøver nogen redigeringer. Hvis det kræver redigeringer, er det bedre at gøre det i et billedredigeringsprogram. Hvorfor? Når du bruger PowerPoint til at redigere dit billede, gemmer det alle disse redigeringer som en del af præsentationen. For eksempel, når du ændrer et billede til sort/hvid, bevarer PowerPoint også fuldfarvebilledet. Det er en masse ekstra bid, der bliver gemt.
Hvis du ikke har et billedredigeringsprogram (det har du), eller du simpelthen skal bruge PowerPoint, skal du sørge for at fortælle PowerPoint at kassere alle de overskydende data, der er gemt fra redigeringerne. Det vil ikke spare dig så meget plads som at arbejde i en dedikeret editor, men det vil hjælpe.
Komprimer alle billederne i din præsentation
Du kan komprimere billeder i PowerPoint et ad gangen eller alle på én gang. Hvis du ønsker at gøre det sidste, er det sådan her.
Åbn din præsentation, gå over til fanen “Filer”, og vælg derefter “Gem som” i venstre rude.
Vælg derefter “Flere indstillinger”, som du finder under det område, hvor du vil navngive din fil og vælge filtypen.
Vinduet “Gem som” vises – denne gang med et par ekstra muligheder tilgængelige for dig. Klik på “Værktøjer” ud for knappen “Gem”.
Vælg “Komprimer billeder” i rullemenuen, der vises.
Vinduet “Komprimer billeder” vises. Her kan du vælge opløsningstype for billederne (baseret på PPI) i præsentationen. Du vil også bemærke, at du ikke er i stand til at vælge indstillingen “Anvend kun på dette billede” i gruppen “Kompressionsindstillinger”. Det er fordi, på grund af den måde, vi fik adgang til dette værktøj, er denne mulighed ikke tilgængelig.
Bemærk: Hvis du ønsker at komprimere et enkelt billede, skal du vælge det og derefter gå til Billedværktøjer Format > Komprimer billeder.
Når du er tilfreds med dit valg, skal du klikke på “OK”.
Sørg for at gemme din præsentation bagefter.
Brug ikke indlejrede skrifttyper
Vi forstår, hvorfor du måske ønsker at indlejre skrifttyper – du laver måske en præsentation med Star Wars-tema, og som et resultat heraf er det ikke sandsynligt, at enhver, du deler præsentationen med, har disse specielle skrifttyper tilgængelige for dem. Indlejring af skrifttyperne i din præsentation kan forhindre problemer senere, men det kommer på bekostning af øgede filstørrelser.
Generelt, medmindre du er sikker på, at du skal vise en bestemt skrifttype, anbefaler vi, at du slår skrifttypeindlejring fra.
Gå over til fanen “Filer” og vælg “Indstillinger” nederst i venstre rude.
På fanen “Gem”, fjern markeringen i afkrydsningsfeltet “Integrer skrifttyper i filen” og klik derefter på “OK”.
Vi gemte en kopi af vores præsentation med alle skrifttyper indlejret, uden skrifttyper indlejret, og med kun de skrifttyper, der blev brugt i præsentationen, indlejret. Se på forskellen hvis filstørrelser:
Overbevist endnu?
Link til filer i stedet for at integrere dem
Overvej forskellen i filstørrelse, hvis du integrerer en hel YouTube-video i din præsentation i stedet for at linke tilbage til den. Indlejring af en hel video vil øge størrelsen på din præsentation markant. Der er helt sikkert nogle værdifulde fordele ved indlejring af en fil i forhold til at linke til den (såsom når modtageren måske ikke har internetadgang til at afspille videoen), men hvis filstørrelsen er et problem, så lad være med at gøre det.
Gem ikke et miniaturebillede til præsentationen
Langt tilbage, da Office lod dig gemme miniaturebilleder af din præsentation, så du kunne få et smugeksempel af filen, når du søgte efter den i Stifinder. Windows er vokset til at være mere sofistikeret, så det kræver ikke længere hjælp fra Office-programmer til at gøre dette. Men muligheden er stadig tilgængelig.
Vi kørte en lille test for at se forskellen i filstørrelse med og uden denne mulighed aktiveret. Her er resultaterne:
Med thumbnail-indstillingen aktiveret, var vores filstørrelse 2.660 KB. Uden indstillingen aktiveret blev filstørrelsen reduceret til 2.662 KB, hvilket sparer i alt 7 KB.
Dette er en ret lille lagring, men da vi testede det med et Word-dokument, var forskellen betydelig, idet den viste 721 KB uden muligheden aktiveret og 3.247 KB med muligheden aktiveret.
Selvom dette er et stort hul mellem applikationer, og det ikke er helt klart, hvorfor forskellen er så stor, er det stadig en mulighed, der er værd at udforske. For at deaktivere funktionen skal du åbne din præsentation, gå over til fanen “Filer” og derefter vælge “Egenskaber” i højre side og derefter “Avancerede egenskaber.”
Du vil nu være på fanen “Oversigt” i vinduet “Egenskaber”. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ved siden af ”Gem eksempelbillede” nederst i vinduet, og klik derefter på “OK”.
Fjern personlige og skjulte oplysninger fra din præsentation
Microsoft Office gemmer dine personlige oplysninger (såsom forfatternavn) og skjulte egenskaber i din præsentation. At slippe af med disse oplysninger kan spare dig for en smule plads.
Åbn din præsentation, gå over til fanen “Filer”, vælg indstillingen “Kontroller for problemer”, og vælg derefter “Inspicer dokument.”
Vinduet “Document Inspector” vises. Sørg for, at feltet “Dokumentegenskaber og personlige oplysninger” er markeret, og klik derefter på “Inspicer”.
I det næste vindue skal du vælge “Fjern alle”. Oplysningerne vil nu blive fjernet, hvilket sparer dig et par KB plads.
Slå Autogendannelse fra
Vi anbefaler ikke nødvendigvis dette, og det bør kun bruges som en sidste udvej indsats. AutoRecover er et vigtigt værktøj i Office, og hvis du nogensinde har mistet et dokument, før du har gemt, så forstår du præcis, hvad vi mener.
Hver gang Office bruger AutoRecover, tilføjer det lidt til størrelsen på filen. For at deaktivere AutoRecover skal du gå over til fanen “Filer” og vælge “Indstillinger” nederst i venstre rude.
På fanen “Gem” i vinduet “Indstillinger” skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet ud for “Gem AutoRecover information ever xx minutes.”
Hvis du gemmer og afslutter præsentationen med det samme, vil du ikke mærke en forskel. Men efterhånden som du fortsætter gennem præsentationen, vil AutoRecover-funktionen tilføje KB til din fil.
Kopier alt til en ny præsentation
Mens du opretter din præsentation, gemmer PowerPoint forskellige ting i baggrunden for at hjælpe dig. Vi har nævnt, hvordan man slår mange af disse funktioner fra, sletter data, PowerPoint gemmer, og så videre, men der er altid en chance for, at noget er sluppet igennem, og PowerPoint har gemt nogle oplysninger, du ikke har brug for. At kopiere dit indhold over til en ny præsentation kan være en god løsning på problemet.
Dette kan dog være lidt af et besvær, da du med PowerPoint bliver nødt til at kopiere og indsætte hvert dias (og master-slides). Når du dog gør det, vil den nye præsentation ikke have nogen af de tidligere lagringer i baggrunden, AutoRecover-oplysninger eller tidligere versioner af filen. Som et resultat bør du se en ændring i filstørrelsen.
Selvom vi ikke kan fortælle dig præcis, hvor meget dette vil reducere din filstørrelse, da hver præsentation vil være anderledes, er det et forsøg værd.
En mulighed: Pak præsentationen ud og komprimer den
Som vi nævnte tidligere, er en PPTX-fil en komprimeret fil (hvilket er grunden til, at størrelsen er meget mindre end en gammeldags PPT-fil). Det betyder, at du kan åbne det med et værktøj som 7-Zip eller WinRar, udpakke alle filerne fra din PPTX, tilføje dem til et komprimeret arkiv og derefter omdøbe arkivet til en PPTX-filtypenavn.
Vi havde dog nogle problemer her.
I Robs test med sit Word-dokument reducerede det med succes størrelsen af filen fra 721 KB til 72 KB. Det beskadigede dog filen i processen. I min test med min 2.614 KB-fil beskadigede den den ikke, men den reducerede den kun til 2.594 KB – i alt kun 20 KB. Vi er usikre på, hvad der er på spil her, så hvis du vil prøve dette, skal du sørge for at have en sikkerhedskopi af din fil, før du gør det.
Det er alle de tips, vi har til at reducere størrelsen af din PowerPoint-præsentation. Vi leder altid efter nye og interessante måder at reducere størrelsen på vores filer på, så hvis du har nogle tips, så lad os det vide i kommentarfeltet, og vi tester dem gerne!