Når du tilføjer kommentarer til et Word-dokument, Excel-regneark eller PowerPoint-præsentation, giver Office 365 dig mulighed for at nævne en anden bruger ved at bruge tegnet “@” (som de fleste chat-apps). Her er, hvad Office 365 nævner er til, og hvordan du bruger dem effektivt.
Omtaler giver kun mening, når du arbejder med andre mennesker, så selvom du kan bruge dem med et personligt Office 365 (O365)-abonnement, skal du tilføje andre personer til dette abonnement, for at de kan bruge dem meget. Det betyder, at omtaler har en tendens til at være mere nyttige i en organisation, hvor alle har en O365-licens.
Du kommer aldrig til at bruge Word, Excel eller PowerPoint som chat-apps, men det betyder ikke, at du vil efterlade den fil, du gennemgår, for at sende forfatteren en besked. Tidligere kunne du tilføje kommentarer til en Office-fil, så alle andre med adgang til den fil kunne læse dem, men det afhænger af, at de åbner filen og læser kommentarerne. Med omtaler kan du proaktivt sende en besked til nogen.
Denne besked kan være et spørgsmål (“Sandra, kan du bekræfte, at disse tal er korrekte?”), en redigering (“John, denne sektion er for ordrig, kan du klippe den ned tak.”) eller blot en kommentar (“Jean , elsker denne dias, det er virkelig effektivt”). Uanset hvad det er, vil en omtale automatisk sende den pågældende person en e-mail-advarsel med et link til kommentaren. Ikke mere at vente på, at nogen åbner filen “bare i tilfælde af”, at du har tilføjet en kommentar!
Vi skal demonstrere dette med Word, men processen er nøjagtig den samme i Excel og PowerPoint.
Vælg den tekst, du vil kommentere, og klik derefter på Indsæt > Ny kommentar (eller højreklik på den fremhævede tekst, og vælg “Ny kommentar” fra kontekstmenuen).
I kommentarfeltet, der vises, skal du skrive “@” og navnet på den person, du vil nævne. Skriv resten af din besked og klik derefter på knappen “Send”.
Og det er det, du har nævnt nogen.
Den person, du nævnte, vil modtage en e-mail-advarsel, der viser din kommentar, den tekst, du har kommenteret på, og en knap til at tage dem direkte til din kommentar i dokumentet.
Omtaler generelt fungerer i Microsofts mobilapps, webapps og desktop-klienter til Word, Excel og PowerPoint.
E-mail-advarslen har yderligere funktionalitet, der også viser enhver kommentartråd, den omgivende dokumentkontekst og giver dig mulighed for at svare på kommentaren fra e-mailen.
Denne ekstra funktionalitet er tilgængelig i mobilapps og webapps til Word, Excel og PowerPoint og Excel-klienten (version 1911 eller nyere til Windows, version 16.31 eller nyere til Mac). E-mail-advarsler fra Word- og PowerPoint-klientapps vil få denne ekstra funktionalitet engang i 2020.