Sådan bruger du Airtable til effektiv projektstyring

Har du det rigtige værktøj til projektledelse? Håndtering af store projekter kræver en stor indsats for at sikre, at informationen altid er opdateret, og at alle er på samme side. Hvis du ønsker at administrere og overvåge dit projekt effektivt, er Airtable en fantastisk platform at overveje.

Airtable er en ekstremt funktionsrig og brugervenlig platform, der kombinerer kompleksiteten af ​​projektstyringsværktøjer med enkelheden i regneark. Sådan kan du begynde at bruge Airtable til effektiv projektstyring.

Trin 1: Opsætning af din base

I Airtable kan du have separate arbejdsområder til forskellige projekter og flere databaser i hvert arbejdsområde. Databaser i Airtable kaldes baser. Baser inden for et arbejdsområde kan også relateres til hinanden for at forenkle dine data inden for hver base.

Sådan konfigurerer du din Airtable-base:

Når først du log ind på din Airtable-konto, kan du enten starte i dit standardarbejdsområde eller oprette et nyt arbejdsområde, der kan deles med dine kolleger. For at oprette et nyt arbejdsområde skal du blot klikke på Opret et arbejdsområde og navngive dit arbejdsområde.

Gå til det ønskede arbejdsområde, og klik på Opret en base for at konfigurere din nye database.

Klik på titlen på basen (som er som standard “Unavngivet base”) for at omdøbe den. Du kan også tilpasse udseendet af siden her.

Du kan nu enten importere eksisterende data til din tabel, bruge en Airtable-skabelon eller oprette din tabel fra bunden.

Som standard tilføjer Airtable allerede et par felter for at komme i gang. For at redigere disse felter skal du blot dobbeltklikke på feltnavnet. Dette giver dig mulighed for at ændre feltnavnet og felttypen.

For at tilføje flere felter skal du klikke på + i tabeloverskriften. Vælg den ønskede felttype, indtast feltnavnet, opsæt konfigurationen og klik på Opret felt.

Når du har tilføjet alle de nødvendige felter, er din database klar! Du kan også trække og slippe kolonnerne baseret på, hvordan du ønsker at arrangere dem.

Hvis det er første gang, du bruger Airtable, giver værktøjet dig en fremragende gennemgang til at hjælpe med at oprette din første base.

Trin 2: Oprettelse og tilpasning af visninger

Airtable har virkelig revolutioneret letheden ved at se data. Se konfigurationer som Grid, Calendar, Gallery, Form, Kanban osv., tilbyder unikke måder at interagere med data på. Airtable giver dig mulighed for at oprette op til 1000 visninger pr. bord.

Sådan konfigurerer du din Airtable-visning:

Som standard opretter Airtable en gittervisning til din tabel. Du kan også oprette yderligere gittervisninger eller andre visninger med forskellige konfigurationer.

Under menuen Opret… skal du klikke på den ønskede visningstype for at oprette en ny visning.

I den nyoprettede visning kan du tilpasse de felter, du vil se, filtrere posterne baseret på nogle kriterier og også sortere posterne efter dine behov.

Trin 3: Tilføjelse og administration af samarbejdspartnere

På Airtable kan du tilføje teammedlemmer/samarbejdspartnere til hele dit arbejdsområde såvel som til individuelle baser. Dette er med til at sikre, at alle, der arbejder på et projekt, er på samme side, med et klart overblik over de delte informationer, opgaver, tidslinjer mv.

Sådan tilføjer du samarbejdspartnere til dit Airtable-arbejdsområde:

Gå til din Airtable-hjemmeside, og vælg arbejdsområdet.

Klik på Del og tilføj dine samarbejdspartnere via e-mail.

Dine samarbejdspartnere får en e-mailinvitation til at deltage i dit arbejdsområde. Når de accepterer invitationen, vil de være i stand til at få adgang til alle baserne i det delte arbejdsområde.

Sådan tilføjer du samarbejdspartnere til din Airtable-base:

Gå til din Airtable-base.

Klik på Del og tilføj dine samarbejdspartnere via e-mail.

Dine samarbejdspartnere får en e-mailinvitation til at deltage i din base. Når de accepterer invitationen, vil de kun kunne få adgang til dataene i den delte base.

Når dine samarbejdspartnere har tilsluttet sig, kan du klikke på Del igen for at se listen over samarbejdspartnere samt redigere adgangstilladelserne.

Inden for en base kan du bruge felttypen “Bruger” til at tilføje dine samarbejdspartnere til individuelle poster. Dette har også en notifikationsfunktion, der underretter samarbejdspartneren med en e-mail, når de er tildelt en post.

Andre nyttige funktioner i Airtable

Ovenstående trin burde være nok til at komme i gang med projektledelse og samarbejde ved hjælp af Airtable. Hvis du gerne vil forbedre dit Airtable-spil, kan du også tjekke følgende funktioner ud, der helt sikkert vil forbedre din projektledelsesoplevelse:

1. Grænseflader

Med Airtables Interface Designer kan du skabe en skræddersyet oplevelse til dig og dine teammedlemmer. Værktøjet giver mulighed for fleksibiliteten ved at visualisere og redigere poster på tilpassede måder uden at kompromittere integriteten af ​​basisvisningerne.

Du kan bruge det til at skabe unikke projektdashboards, der viser dig præcis, hvad du vil se, på den måde, du vil se det.

2. Automatiseringer

Airtable Automations hjælper med at automatisere gentagne opgaver, såsom afsendelse af e-mails, opdatering af poster osv. Med denne funktionalitet kan du også integrere din base med eksterne apps som Outlook og Google Sheets for at udføre bestemte opgaver automatisk.

3. Forbundne baser

Airtable har også den funktion, at den skaber sammenkædede baser, dvs. baser, der arbejder sammen ved at forbinde lignende felter på tværs af tabeller. Dette er med til at sikre, at dine data altid er opdateret på tværs af tabeller, hvilket øger klarheden og gennemsigtigheden.

4. Skrivebeskyttet deling

Airtables skrivebeskyttede delingsfunktion giver dig mulighed for at dele data fra udvalgte visninger med eksterne brugere. Disse brugere behøver ikke at blive tilføjet som samarbejdspartnere til din base og vil kun kunne se registreringerne baseret på den måde, du har konfigureret den delte visning på.

5. Formel Funktion

I lighed med regnearkssoftware som Microsoft Excel og Google Sheets, har Airtable også evnen til at generere beregnede data. Du kan oprette et felt med typen “Formel” og opsætte den ønskede formel og formateringsregler til at udføre alt fra simpel aritmetik til kompleks dataanalyse.

Opgrader din projektledelse med Airtable

I tempofyldte miljøer er det afgørende at have klarhed over dit projekt på ethvert givet øjeblik. Dette er grunden til, at du har brug for det rigtige værktøj til at forenkle tingene for alle involverede, og Airtable passer helt sikkert regningen.

Airtables brugervenlige, farverige grænseflade gør det nemt at oprette en projektdatabase på få minutter. Platforme som Airtable er et must-have for et produktivt, samarbejdende og effektivt arbejdsområde.