Hvis jeg bare skulle nævne én nøglebegivenhed i hele Scrum-rammeværket, som konstant bliver undervurderet, ville det være sprintplanlægning.
Det skal være et samarbejdsmøde, hvor Scrum-teamet forbereder sit arbejde til næste sprint. Det bør ikke tage mere end to timer pr. to-ugers sprint. I stedet for alt dette ender det ofte med usikkerhed og en del arbejde forude, der skal gøres for at afklare, hvad omfanget af den næste sprint skal være.
Indholdsfortegnelse
Sprintplanlægning og dens betydning i agil udvikling
Dette er begivenheden, hvor teamet gennemgår produktbacklog. Det er en liste over epos og funktioner, der indeholder krav og acceptkriterier for produktet. Holdet udvælger de højest prioriterede emner fra efterslæbet til at arbejde på i næste sprint. Derefter opdeles emnerne i enkeltstående opgaver, der udgør det komplette arbejde, udviklingsteamet skal udføre for at kunne gennemføre og levere spurten.
Betydningen af sprintplanlægning er at etablere denne fælles forståelse af det arbejde, som teamet forpligter sig til at levere. Det bestemmer også, hvad der er de nuværende mest værdifulde varer, så sprintplanlægning maksimerer værdien for kunden. Endelig skaber denne proces implicit en følelse af ejerskab og engagement for hele teamet. Dette øger naturligvis holdets produktivitet.
Komponenter i sprintplanlægning
Der er nogle grundlæggende dele, som hvert sprintplanlægningsmøde i Scrum bør indeholde.
#1. Produkt Backlog
Før sprintplanlægningen bør Product Owner have forfinet produktbacklog for at sikre, at den er opdateret og prioriteret. Under sprintplanlægningsmødet gennemgår teamet produktbacklog. De diskuterer de emner, der er øverst i efterslæbet.
#2. Sprint mål
Teamet definerer i fællesskab et sprintmål og den vision, som Product Owner har for spurten. Dette er en opsummerende erklæring, der beskriver, hvordan holdets inkrementelle værdi vil se ud efter afslutningen af denne sprint. Sprintmålet skal være specifikt, målbart og opnåeligt inden for en sprintperiode.
#3. Sprint indhold
Elementerne fra efterslæbet, der er valgt til næste sprint, udgør sprintindholdet. Holdet skal være overbevist om, at alt, hvad der er inde i indholdsholdet, kan leveres fuldt ud inden for sprintperioden. Til det skal teamet estimere indsatsen for hvert af punkterne fra sprintindholdet.
Dele af Sprint Planlægningsmødet
For at sætte komponenterne i perspektiv, danner de alle specifikke handlinger, du forventer skal ske i sprintplanlægningen.
Holdet forfiner efterslæbet. Det er en diskussion mellem Product Owner (som ejer af indholdet) og udviklingsteamet, som er her for at forstå formålet og acceptkriterierne for emnerne. Et emne (eller en historie) forfines kun, hvis hele teamet er enige om, at historien er klar til udviklingsaktiviteter.
Hvad skal man opnå
Det ultimative mål for et sprintplanlægningsmøde er at definere et sprintmål og blive enige om sprintindhold, som teamet vil arbejde på i den kommende sprint.
For at det kan ske, skal teamet have nok historier og funktioner, der er klar til at tage, der kan danne dette indhold i backlog. En opgave for Product Owner er at prioritere historierne inden mødet, så udviklingsteamet ved, hvilke emner der har højeste forretningsprioritet. En opgave for udviklingsteamet er at sætte sig ind i disse elementer og anslå indsatsen for disse elementer i backlog.
Hvordan man opnår
Sprint planlægningsmøde handler om kommunikation og samarbejde mellem Product Owner og udviklingsteamet. De arbejder sammen for at få klarhed over omfanget af de højest prioriterede poster i efterslæbet. Når teamet har raffineret nok topprioritetshistorier, vil produktejeren definere, hvad der er målet for den næste sprint. Dette er et budskab til alle eksterne interessenter, der fortæller, hvad den næste sprint hovedsageligt vil handle om. Eller hvad vil være hovedhensigten og formålet med leveringen til denne sprint?
Udviklingsteamet vil derefter beregne teamkapaciteten til spurten og udfylde sprintindholdet med de højest prioriterede elementer, der danner sprintmålet.
Til sidst kan holdet tilføje andre historier til sprintindholdet, som ikke stemmer overens med sprintmålet. Også selvom det kun er for at fylde den resterende ledige sprintkapacitet op. Alligevel er sprintmålet noget, holdet kommunikerer som sprintens vigtigste inkrementelle værdi.
Afhængigt af niveauet af forhåndsforberedelse kan sprintplanlægningsmødet enten være en ret lang diskussion eller en meget hurtig beslutningsperiode. Hvis holdet allerede er erfarent, er der måske allerede nok velforberedte historier i efterslæbet til de næste to eller tre spurter.
I sådanne tilfælde handler mødet reelt kun om at definere forårets mål og hente relevante emner fra efterslæbet. Hvis disse historier ikke er klar inden sprintplanlægningsmødet, skal de afsluttes på det møde. Så kræver dette interaktiv diskussion mellem produktejeren og udviklingsteamet.
Roller og ansvar
Der er tre hovedroller, der deltager i hvert sprintplanlægningsmøde: Product Owner (PO), udviklingsteamet og Scrum Master (SM). Hver rolle har specifikke ansvarsområder under sprintplanlægningsmødet.
PO er ansvarlig for selve indholdet af backlog og for at sikre, at produktbacklog er opdateret og prioriteret. PO ejer i sidste ende sprintplanlægningsmødet og er ansvarlig for at facilitere diskussionen omkring produktbacklog-elementerne, hvilket hjælper teamet med at forstå den forretningsmæssige værdi af hver vare. PO kommunikerer også og arbejder med udviklingsteamet for at bestemme sprintmålet. Og sikrer, at sprintindholdet stemmer overens med den overordnede produktvision.
Udviklingsteamet er ansvarligt for at udvælge de produktbacklog-elementer, som de vil arbejde på under sprintet og effektivt skabe sprintindholdet. Kun udviklingsteamet kan forpligte sig til de specifikke poster fra backlog. Udviklingsteamet er ansvarligt for at estimere den nødvendige indsats for hver opgave og tildele dem til teammedlemmer.
SM er ansvarlig for at orkestrere sprintceremonierne og facilitere sprintplanlægningsmødet, så det hele forbliver på sporet. SM hjælper også teamet med at forstå formålet med sprintplanlægningsmødet og vigtigheden af at skabe en fælles forståelse af arbejdet. Det handler også om at lære teamet de bedste agile praksisser undervejs.
Alle (i omfanget af deres roller) samarbejder om at etablere en fælles aftale om arbejdet til næste sprint, og hvordan teamet vil levere det. Teammedlemmerne er ansvarlige for at stille spørgsmål, dele deres perspektiver og arbejde sammen om at skabe sprintindhold. Det ultimative mål er at levere leveringer af høj kvalitet inden for sprintens periode.
Sådan forbereder du dig til sprintplanlægning
Det meste af forberedelsesarbejdet ligger på Product Owner. PO er den ansvarlige for efterslæbsberedskab og forberedelse. Det er ikke sådan, at PO skal definere alle historier og funktioner i efterslæbet, men ansvaret og ejerskabet ligger hos PO. Det er også op til PO at eje dette møde og drive indholdsdiskussionen.
Derefter skal udviklingsteamet studere efterslæbet i god tid før sprintplanlægningen, så selve mødet kan forløbe problemfrit. Hvis folk læser emnerne for første gang på sprintplanlægningen, vil det naturligvis tage meget mere tid at få klarhed over emnerne.
Hvert emne, der skal diskuteres i sprintplanlægningen, skal også have acceptkriterier allerede defineret. Dette er igen en opgave for PO at sikre. Selve varens indhold og acceptkriterier er de to vigtigste input til sprintplanlægningen. Hvis de mangler eller kun er meget vaklende (typisk en historie, der kun indeholder overskriften og slet intet indhold), så kan teamet ikke forberede sig på dem i første omgang.
Sæt målet på den rigtige måde
Den mest effektive proces med at opstille mål og mål under sprintplanlægningsmødet er at følge noget, man kan kalde en iterativ tilgang. Her er nogle trin, der fortæller mere om, hvordan man definerer effektive mål og målsætninger:
Bare glem ikke at hvert sprintmål skal afspejle den faktiske sprintkapacitet (hvor meget holdet vil være tilgængeligt i næste sprint), og indsatsestimat for hvert element, der udgør sprintindholdet, skal eksistere.
Bedste praksis for sprintplanlægning
Hvis du vil lykkes med dette møde, så forbered dig altid på forhånd. Denne besked kommer hovedsageligt til produktejerne, men dette er ikke også for at udelukke udviklingsteamet. Alle bør gennemgå den aktuelle tilstand af produktbacklog i god tid.
Med det behøver du ikke spørge folk, om det virkelig er første gang, de ser denne historie. I et ideelt tilfælde vil du gerne have nogle af de mest ligetil historier allerede estimeret. Selvom det ikke er en realistisk forventning det meste af tiden.
SM bør gøre alt, hvad der er muligt for at holde mødet fokuseret på den faktiske dagsorden og emner, der skal dækkes. Dette er ekstremt svært, især hvis holdet ikke er modent endnu. Der er en stærk tendens til at diskutere alt og enhver detalje og stille spørgsmålstegn ved selv de grundlæggende fakta, som man ellers ville betragte som atomare. Afbryd dette og bed holdet om at gå videre.
Samarbejde og kommunikation er det, der driver ethvert succesfuldt scrum-team. Alle har mulighed for at stille spørgsmål til enhver tid, så brug det til gode. Der er ikke noget værre end sprintplanlægning, hvor du kun kan høre Product Owner (eller endnu værre, kun Scrum Master).
Sprintplanlægningsmødet skal have konkrete tidsbegrænsninger. Forlæng ikke dette aftalte tidsrum. Og lad være med at oprette endnu en (særlig) anden del af sprintplanlægningen, fordi den, der lige skete, ikke var nok. Lær af det og gør det næste gang (meget) bedre.
Et absolut ikke
Forlad ikke sprintplanlægningen uden at få tingene opdelt i historier. Det er en almindelig fejl at tro, at dette er noget, som holdet kan gøre endnu senere. Først og fremmest har det en direkte indflydelse på nøjagtigheden af estimaterne for sprintindholdet.
Desuden flytter du effektivt nogle af sprintplanlægningens aktiviteter ind i en tid, der er til den faktiske udvikling af emnerne. Du forkorter sprintindholdsudviklingstiden og giver det ikke engang en tidsbegrænsning.
Det er aldrig en god idé at øge, forlænge eller flere sprintceremonier. På trods af det er det præcis, hvad der sker det meste af tiden. Følg ikke mængden her.
Lad os kort se på nogle planlægningsværktøjer, du kan bruge, mens du udfører sprintplanlægningssessionerne. Det kan måske hjælpe dig med at opnå højere effektivitet, selvom jeg kunne argumentere for, at den mest effektive måde stadig er at have et modent team uden yderligere værktøjer.
#1. Tara
Kilde: tara.ai
Tara.ai er et sprintplanlægningsværktøj, der bruger kunstig intelligens (AI) til at hjælpe med at planlægge og styre sprints mere effektivt. Værktøjet er designet til at automatisere manuelle opgaver involveret i sprintplanlægning, såsom estimering af indsats og tildeling af opgaver til teammedlemmer. Tara.ai giver også indsigt og analyser i realtid, så holdene kan spore deres fremskridt og områder til forbedring.
En af de vigtigste forskelle mellem Tara.ai og andre lignende værktøjer er naturligvis brugen af AI. Tara.ai bruger maskinlæringsalgoritmer til at analysere data fra tidligere sprints og give anbefalinger til at forstå, hvordan man kan forbedre processen for de næste sprints. Værktøjet kan også være med til at skabe mere præcise og detaljerede brugerhistorier.
Et andet specifikt aspekt er, hvor tilpasselig Tara.ai er. Værktøjet kan konfigureres til at matche hvert teams specifikke behov. Det kan endda nemt integreres med andre værktøjer og platforme.
#2. Klik op
Kilde: clickup.com
Klik op er et sprintplanlægningsværktøj, der giver dig en omfattende platform for projektledelse, herunder sprintplanlægning. Værktøjet er meget funktionsrigt og understøtter en række mulige integrationer.
Den vigtigste forskel mellem ClickUp og andre værktøjer er fleksibiliteten. Du kan tilpasse ClickUp måske endnu mere og konstruere mange brugerdefinerede arbejdsgange og processer for at opfylde dine krav til projektet. Værktøjet indeholder en række skabeloner og forudbyggede arbejdsgange, som du kan tilpasse yderligere.
En anden forskel er, at ClickUp understøtter en række integrationer med andre værktøjer og platforme. Værktøjet kan integreres med populære værktøjer som f.eks Slap, Trelloog Google Drevhvilket giver teams mulighed for at strømline deres arbejdsgange og samarbejde sammen.
ClickUp giver teamet en god mængde funktioner til at hjælpe med planlægning og styring af deres sprints, såsom opgavestyring, tidsregistrering og rapportering. Værktøjet understøtter real-time indsigt og analyser til at analysere teamets fremskridt over tid og dermed identificere områder, der kan forbedres.
#3. Lucidspark
Kilde: lucidspark.com
Lucidspark er et sprintplanlægningsværktøj, der giver en virtuel tavle, hvor teams kan samarbejde og planlægge deres sprints. Værktøjet har til formål at hjælpe teams med at brainstorme nye ideer og sætte et system i informationskaos. Det planlægger bare teamets arbejde mere effektivt.
En af de vigtigste forskelle, der adskiller Lucidspark, er dens fokus på visuelt samarbejde. Værktøjet indeholder en række skabeloner og visuelle elementer, som teams kan bruge til at organisere deres ideer og planlægge deres sprints. Den virtuelle tavle gør det muligt for holdene at samarbejde i realtid, hvilket i høj grad eliminerer ulemperne ved forskellige lokationer.
En anden egenskab ved Lucidspark er dens brede integrationsmulighed med andre værktøjer og platforme. På samme måde som ClilckUp kan den nemt integreres med værktøjer som Slack, Google Drive og Trello.
Lucidspark understøtter mange funktioner, så hold kan planlægge og styre deres sprints. For eksempel opgavestyring, tidsregistrering og rapportering. Og endnu en gang giver Lucidspart også indsigt og analyser i realtid for at hjælpe teams med at spore deres fremskridt og identificere områder til forbedring.
#4. Wrike
Kilde: wrike.com
Wrike er et sprintplanlægningsværktøj, der giver en omfattende platform for projektledelse, herunder sprintplanlægning.
En af de vigtigste forskelle mellem Wrike og andre lignende værktøjer er dets fokus på samarbejde i realtid. Wrike har implementeret en række samarbejdsfunktioner, herunder redigering i realtid, kommentarer og opgavetildeling. Værktøjet understøtter også ud af boksen mange kommunikationsfunktioner, såsom chat, e-mail og videokonferencer.
Wrike kan integreres med lignende værktøjer som dem, der er nævnt før (Slack, Google Drive), men også med Microsoft Teamshvilket kan være en fordel for nogle virksomheder.
Wrike understøtter også funktioner til at hjælpe hold med at planlægge og administrere deres sprints. Disse omfatter opgavestyring, tidsregistrering og rapportering.
#5. Zoho
Kilde: zoho.com
Zoho Sprint er et andet planlægningsværktøj, der giver en omfattende platform for agil projektledelse.
En af nøgleegenskaberne ved Zoho Sprint er dens fokus på enkelhed. Værktøjet giver dig en enkel og intuitiv grænseflade, der er nem at bruge. Dette gælder selv for teams, der er nye til Agile projektledelse. Værktøjet giver også en god mængde skabeloner og forudbyggede arbejdsgange, der kan tilpasses til at opfylde kravene til dit projekt.
Som med andre værktøjer fra listen giver Zoho Sprint også opgavestyring, tidsregistrering og rapportering. Og også indsigt og analyser i realtid, så teamene kan måle og identificere områder, der kan forbedres.
Konklusion
At eksekvere sprintplanlægningen på den rigtige måde er en proces, som du kun kan mestre med erfaring. Selvom du lærer alle de teorier, der er tilgængelige, vil folks allerførste grundinstinkt, når de er i et møde, være at drive væk fra fokusområdet.
Et team fuld af teknisk erfaring er også et team fuld af komplikationer. Holdets modenhed måler i dette tilfælde forståelsen af tankegangen frem for erfaringsniveauet for de tekniske færdigheder, de har. Derfor er det så vigtigt at vide, hvor man kan forbedre og (endnu vigtigere) hvordan man forbedrer.
Dernæst skal du tjekke usunde processer, der kan ødelægge din sprint.