Virksomheder og kommercielle enheder betragter arbejdsordrer som kilden til sandhed for alt, der involverer et pengebudget og opgaver, der skal udføres.
Dokumentation er en uadskillelig funktion for enhver virksomhed, uanset om det er online eller offline. I løbet af en virksomheds livscyklus vil du støde på mange kommercielle dokumenter som fakturaer, standarddriftsprocedurer (SOP), forsyningssedler osv.
Et højt respekteret dokument er en servicebillet, og ved udstedelse begynder din virksomheds maskineri at levere produkterne/tjenesterne og tjener indtjening ved fuldførelse af ordren.
Interne eller eksterne virksomhedsjobordrer kan være meget forvirrende, hvis du ikke har erfaring med at oprette og administrere sådanne dokumenter. Men ikke bekymre dig, da denne artikel vil hjælpe dig med at få tilstrækkelig viden om denne forretningskomponent. Uden videre, læs den igennem.
Indholdsfortegnelse
Hvad er arbejdsordre?
Når du modtager en ordre på arbejde fra en klient, er det en formel anmodning om vedligeholdelse, produktlevering, levering af tjenester osv. Arbejdsbilletter er uundværlige i formelle forretninger, uanset om opgaven er meget kompleks, som at bygge et kraftværk, eller smuk enkelt, som at levere computertilbehør.
Sådanne officielle dokumenter varierer fra branche til branche. Standardoplysningerne, de indeholder, er dog de primære leverancer, startdato, slutdato, rapporterende person, udførende person og bestilleren.
Et papirspor for erhvervslivet starter også med en arbejdsordre. Når opgaven skrider frem, og dokumentet går fra den ene hånd til den anden, fungerer det som et formelt kommunikationsmedie mellem involverede parter.
Og endelig, når arbejdet er udført, bruger revisorer dette dokument til at afregne tilgodehavender eller gæld. Ydermere går eksterne eller interne revisorer først efter jobordrer, når de reviderer enhver virksomhed.
Andre sætninger, som forretningsfolk kunne bruge i stedet for arbejdsordrer, er:
- Servicebillet
- Jobordre
- Arbejdsbillet
- Jobbillet
Formålet med Ordre for Værker
Det eneste formål med et sådant dokument er at føre en fortegnelse over alle arbejdstilladelser, serviceudbyderoplysninger, omkostninger og arbejdets gennemførelsestid. Eksterne kunder som forbrugere og interne kunder som medarbejdere kan oprette en servicebillet.
Derefter går papiret til det rigtige hold, alt efter om det er en ekstern eller intern ordre på arbejde. Virksomheder bruger ofte computersoftware til at oprette værdikuponer, der rejser gennem mange digitale eller fysiske skriveborde.
Her kan du finde en oversigt over målsætninger for arbejde:
- Forklar problemet, reparationen og installationen/leveringen af varer
- Tilvejebringelse af ressourcer og udstyr, der er nødvendigt til jobbet eller vedligeholdelsesarbejdet
- Tilbyd teknikere med udførlige instruktioner om jobbet/opgaven/vedligeholdelsen
- Officiel registrering af materialer, arbejdskraft og ressourcer, der forbruges til arbejdets afslutning
- Spor alle reparations- og vedligeholdelsesjob, der er blevet udført på hver autorisation
- Indeholder monetære data som omkostninger, skatter, afgifter, cesser osv.
Betingelser for administration af arbejdsordre
Arbejdsgodkender
En administrativ eller nogen fra det team håndterer tildelingen og godkendelsen af vedligeholdelseskrav til udstyrsstyring. Nogle gange kan receptionssupport af kunderelationer og det ansvarlige lager også varetage godkenderrollen.
Arbejdsanmoder
Anmoderen er en person eller et team, der kræver, at et bestemt job skal udføres. Forbrugere genererer jobordrer gennem online- eller personlige køb i service- og varebranchen.
I business-to-business-scenarier kan kunder på kommercielt niveau anmode om arbejde, eller det kan også komme fra et internt team, som en driftsleder for kundeservice anmoder om reparation af arbejdsstationer.
Feltteknikere
I vedligeholdelsesjobbilletter er feltteknikere ingeniører, møllebyggere, reparatører osv., som besidder færdigheder til at udføre opgaven nævnt i arbejdsordredokumentet.
Komponenterne i en arbejdsordre
En virksomhed kan registrere mange varer og relaterede data ved hjælp af jobordredokumenter. Her er nogle eksempler på elementer, som du skal inkludere.
Obligatoriske elementer
#1. Aktivet er den primære komponent i enhver jobbillet.
#2. Arbejdsanmoderens navn er også et must.
#3. Arbejdets omfang er endnu et væsentligt element, da det vil bestemme færdighederne, værktøjerne og standarddriftsproceduren (SOP).
#4. Arbejdsanmoderen skal også udfylde et felt med navnet Beskrivelse af problem. Det hjælper teknikerne eller servicefacilitatoren med at forstå problemet hurtigt.
#5. Udskiftning af maskindele eller krav til specialværktøj skal også være i dokumentet.
#6. Alle virksomheder har en eller anden form for sundhedsfare. Det skal nævnes i arbejdsordren.
#7. Datoer og tidspunkter er også meget påkrævede. Der kan være en startdato, starttidspunkt, slutdato (forventet), sluttidspunkt (forventet), faktisk slutdato/tidspunkt osv.
#8. En serviceordre bør også indeholde kontaktoplysninger til rekvirenten, ordreansvarlig, tekniker osv. Du kan således inkludere mobilnumre, telefonnumre, fax-id’er, e-mailadresser, hjemmesider, kontoradresser mv.
Frivillige komponenter
#9. En jobseddel kan indeholde flere underskriverfelter for kunden, lederen, teknikeren, revisoren osv.
#10. Arbejdstimer bør også være til stede for passende fakturering og afstemninger.
#11. Det er godt at have en liste over opgaver i en serviceordreformular. Det vil gøre det muligt for arbejdsordrechefen, facilitatoren og kunden at forblive synkroniseret med det udførte arbejde.
#12. Moderne servicebilletformater kommer også med et dedikeret felt for vigtigheden af ordren. Afhængigt af prioritetsniveauet planlægger ledere f.eks. serviceordrer.
#13. Du vil måske også inkludere en tjekliste over værktøjer, computerapplikationer, reservedele, forbrugsvarer osv., der skal tjekkes ud og returneres til lageret.
#14. Du kan inkludere de estimerede omkostninger for det leverede job for åbne omkostningsordrer. For rammeordrer med forudbestemt pris, nævner nogle virksomheder de faktiske omkostninger.
#15. Endelig skal der være et ordre-id og en stillingsbetegnelse, fordi det hjælper dig med at dokumentere jobsedlen.
Typer af arbejdsordrer
Forebyggende vedligeholdelse
Enhver virksomheds produktions- eller produktionsenheder udsteder jobbilletter til udstyrsservice. Det hjælper med at undgå maskinnedbrud og produktionstab.
Generelle formål
Virksomheder udsteder servicebilletter, når de har brug for en tredjepart til at udføre en engangsopgave som at fjerne ubrugt udstyr, installere antivirus på bærbare computere osv.
Eftersyn af maskiner
Virksomheder godkender engangsarbejdsordrer til inspektion af en tredjepartsekspert for at evaluere udstyr, aktiver eller værktøjer.
Elektrisk
Interne eller eksterne klienter kan anmode om strømforsyning, belysning og ledningsbehov gennem sådanne dokumenter.
Nødsituation
Sådanne jobordrer er for det meste uplanlagte for at tackle ulykker. Du kan udstede sådanne ordrer for at beskytte personalets liv eller spare dyrt udstyr mod permanente skader.
Særlige projekter
Nogle gange skal du opgradere produktionsenheden uden at udskifte eksisterende maskiner. Du anmoder specielt om udstyr eller softwareopgraderinger, der øger produktiviteten ved at bruge denne arbejdsbillet.
Fordelene ved at bruge arbejdsordrer
#1. Din virksomhed dokumenterer alle jobbilletter med nødvendige optegnelser. Revisionsbureauet vil bede om disse optegnelser, når der er nogen revision for at validere din virksomheds præstation.
#2. Du gør din virksomhed mere gennemsigtig ved at involvere servicebilletter til hver serviceleverance. Kunder elsker at handle med bureauer, der er særligt interesserede i arbejdsdokumentation og deler de indsamlede data med dem.
#3. Betal hurtigt interne eller eksterne teknikere ved at se på arbejdsordren og holde dem glade.
#4. Hjælp inventarteamet med at skaffe alle reservedele på forhånd, så maskinvedligeholdelsen ikke rammer nogen flaskehalse.
#5. Analyser jobordrenotater og tag passende foranstaltninger for at undgå nedbrud af maskiner i fremtiden.
#6. Service- og produktcentrerede virksomheder kan med rimelighed estimere årets omsætning ved at gennemgå de udfyldte og fakturerede serviceordredokumenter.
#7. Endelig fungerer arbejdsordrer som en tråd af kommunikation mellem flere afdelinger. Derfor kan dine forretningsenheder eliminere de negative virkninger ved at arbejde i siloer.
Her er nogle platforme, hvor du kan finde færdige skabeloner:
Printbare arbejdsordreskabeloner: TemplateLab
SkabelonLap er en af de mest pålidelige kilder til autentiske forretningsdokumenter. Du finder også skabeloner, formularer og formater af høj kvalitet til arbejds-/jobordrer her. Dens indhold er let at downloade.
I modsætning til nogle konkurrenter behøver du ikke at oplyse en masse oplysninger om dig selv eller virksomheden for at få et downloadlink.
Du skal blot finde den formular, der er relevant for dit kommercielle eller personlige arbejde, og klik på download-knappen for at få filen. Desuden kan du nemt åbne skabelonfilerne ved hjælp af alle ord- og regnearksbehandlingsapps som Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs og Google Sheets.
Siden viser en bred vifte af servicebilleteksempler som:
- Eksempler på bilreparationer
- Skabeloner til vedligeholdelsesarbejde
- Skemaer til IT-arbejde
- Eksempler på grafisk design outsourcing arbejde
Desuden indeholder disse skabeloner mindre begrænset formatering, så du kan tilpasse tabellerne og kolonnerne, som du vil.
Gratis arbejdsordreskabeloner: Smartsheet
Smartsheet hjælper dig med at integrere jobbilletter i dit projektstyringssystem. Da det er en proprietær projektstyringssoftwareudbyder, hvis du bruger dens gratis-til-download-skabeloner og importerer dokumentet til Smartsheet, investerer du ingen penge, men automatiserer hele processen med at modtage og løse servicebilletter.
Nogle bemærkelsesværdige skabeloner, som du kan bruge godt, er:
- Billetter til vedligeholdelsesjob
- Servicearbejde jobordrer
- Stop arbejde service billetter
- Anlægsarbejdsbillet
- Alle jobordresporingsskabeloner
Dens hostede skabeloner kommer i to indholdsleveringsmetoder. Først kan du downloade eksempelfilen i PDF-, Excel- eller Word-format og tilpasse den i et skrivebordsprogram, der understøtter disse filtyper.
Alternativt kan du importere skabelonerne til dit Smartsheet-projektdashboard. Den anden metode er yderst praktisk til hurtige og komplekse miljøer, hvor servicebilletgodkendere og ledere skal administrere hundredvis af arbejdsordrer.
Arbejdsordreskabeloner: Jotform
Hvis du er freelancer eller ejer af en lille virksomhed, der har brug for at betjene store erhvervskunder, der efterspørger formelle jobordredokumenter, kan du prøve skabeloner fra Jotform. Det hjælper dig med at spare penge på flere grunde som:
- Idriftsættelse af professionel forretning fra skabere
- Køb af licenser til arbejdsordrestyringssoftware
- Udnævnelse af forretningsdokumenteksperter, der kan oprette sådanne jobbilletter til dig
I stedet bruger du bare skabelonerne, der er nemme at tilpasse, og importerer dem til Jotforms proprietære online PDF-editor. Begge tjenester er gratis til kommerciel brug.
Bemærkelsesværdige servicebilletskabeloner, som du kan bruge, er:
- Kunde produkt opsætning
- Køretøjsservice
- Bil reparation
- Vedligeholdelse
- Website design
- Video produktion
- Kæledyrspleje
- Freelance webudvikling
Desuden behøver du ikke have omfattende tekniske færdigheder for at bruge Jotforms editor. Det er et simpelt træk-og-slip PDF-redigeringsværktøj, som alle, der ved, hvordan man betjener en webbrowser, kan bruge.
Arbejdsordreskabeloner: Template.net
Template.net er endnu en populær destination for dokumenter til personlig og forretningsbrug. Den har en forholdsvis nem søgelinje, hvor du kan indtaste dine krav som dokumenter, skabeloner, grafiske designs osv., og platformen vil hente nogle eksempler af høj kvalitet.
Dens Business-sektion giver dig adgang til nogle ekstraordinære arbejdsordreeksempler, som du kan tilpasse direkte på dens editor eller ved hjælp af tekstbehandlingsapps. Dens gratis brugsfacilitet er dog noget begrænset.
Først og fremmest skal du abonnere på en gratis eller betalt konto. Derefter kan du downloade op til tre skabeloner hver dag, det er en gratis konto. Alternativt kan du bruge editoren. Under alle omstændigheder vil der være en downloadgrænse.
Det lader dig dog downloade dine jobordrer i forskellige filformater som Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word og Excel.
Konklusion
Arbejdsordre handler om et papirspor. Den digitale transformation af virksomheder på tværs af brancher er nu et spor af PDF’er, Google Docs eller Microsoft Word-filer på en tablet, bærbar computer eller mobiltelefon.
I en nøddeskal skitserer den det arbejde, der skal afsluttes, hvornår, af hvem og omkostningerne ved opgaven. Din virksomheds arbejdsstyrke begynder at udføre opgaver, når en jobordre er blevet genereret, og arbejdsstyrken hviler, når omsætningen bogføres i virksomhedens bøger i henhold til standard regnskabsbetingelser.
Nu hvor du har gennemgået en dybdegående diskussion om servicebilletter og nogle skabelonkilder, burde du være i stand til at lave højtydende kopier af sådanne dokumenter.
En succesfuld virksomhed har brug for mere end blot en ordre på arbejde. Du skal træffe informerede beslutninger om, hvilken opgave du skal acceptere eller bestå ved at få forslag fra de bedste ekspertnetværk.