Hvorfor tabe tid og penge på at udskrive, scanne og faxe dokumenter, når du bare kan bruge en digital signatur?
Efterhånden som arbejdets natur bliver mere fjern end nogensinde før, er digital signatur blevet den vigtigste facilitator for virksomheder, der driver forretning på tværs af grænser. Da digitale signaturer er sikre og juridisk bindende, giver de virksomheder mulighed for at underskrive nye kontrakter hurtigt og virtuelt.
Før eSignaturer brugte virksomheder over hele verden enorme mængder tid og penge på at håndtere papirarbejde. Men det er ikke det eneste problem med fysiske dokumenter: De mangler også sikkerhed. De kan let mistes, beskadiges, forfalskes eller manipuleres med.
Derudover er vores forretningsbehov i den digitale æra under konstant udvikling. At erstatte papirarbejde med effektive og strømlinede digitale løsninger ser ud til at være den eneste vej frem herfra.
Indholdsfortegnelse
Hvad er eSignaturer?
eSignaturer er et digitalt alternativ til håndskrevne signaturer. Selvom tidsbesparelse kan være en af de største fordele ved eSignaturer i nutidens hurtige verden, er det ikke den eneste.
De er praktiske, sikre og juridisk bindende. Faktisk giver de mere sikkerhed end traditionelle signaturer, og derved minimerer risikoen og beskytter individuelle og forretningsmæssige interesser.
Sådan fungerer digitale signaturer
Når du signerer et dokument ved hjælp af en udbyder af digital signaturløsning, bruger de en matematisk algoritme under PKI-protokollen (public key infrastructure) til at generere to nøgler: private og offentlige.
Når du underskriver et dokument ved at skrive eller tegne, oprettes den digitale signatur ved hjælp af din private nøgle. Hvordan oprettes den private nøgle?
Den matematiske algoritme kommer til at fungere, tager dine data og skaber noget, der kaldes en hash. Det krypterer disse data, og det resulterende produkt er din private nøgle, som dybest set er din eSignatur.
Når din modtager modtager dokumentet, har de en kopi af din offentlige nøgle. Men hvordan verificerer de, at signaturen er din eller gyldig? Den offentlige nøgle hjælper dem med at matche hashværdier og dekryptere disse data for at bekræfte ægtheden af eSignaturen. Hvis værdierne ikke stemmer overens, betyder det, at eSignaturen er ugyldig.
Digitale signaturer understøttes også af elektroniske certifikater, som har personlige oplysninger som navn, e-mail-adresse og placering for at bekræfte og bekræfte, at e-signaturen faktisk er din.
Hvordan er digitale signaturer juridisk kompatible
Udbydere af eSignature-løsninger bruger PKI-protokollen og datakryptering for at sikre privatlivets fred. For at forblive lovligt kompatible sikrer de, at de overholder love om elektroniske signaturer, der er fastsat af Electronic Signatures in Global and National Commerce Act.
Derudover overholder de adskillige industristandarder, såsom General Data Protection Regulation (GDPR), International Standard for Information Security (ISO 27001) og System and Organisations Control (SOC) under AICPE.
Disse regler og bestemmelser gør det muligt for digitale signaturer at være juridisk bindende. Bemærk dog, at lovgivningsmæssige krav varierer fra land til land.
Brugstilfælde af eSignaturer
Digitale signaturer bruger flere lag af krypteringsteknologi for at sikre minimalt datatab og eliminere chancerne for dokumenttab, manipulation eller forfalskning. Med disse fordele i tankerne, er her nogle use-cases for teams, hvor eSignaturer hjælper med at øge produktiviteten:
TeamsUsesHROnboarding, præstationsevalueringer, NDA’er osv.Salg &
MarketingSkatteskemaer, købsaftaler, kontrahent/fuldmagtsaftaler mv. Juridiske NDA’er, kontrakter, compliance, dispensationer, etc.RegnskabSkatteskemaer, købsaftaler, kontrahent/fuldmagtsaftaler mv.IT-fakturaer, udgiftsrapporter, politikstyringsgodkendelser mv. .Finanskontrakter, forslag, ordrer, tilbud, specialaftaler, frigivelsesformularer og PR-sign-offs osv. Indkøb Aktivoverførsel, godkendelsessign-offs, systemændringsanmodninger mv.
Mens digital signatur fungerer for alle industrier og virksomheder af alle størrelser og typer, lad os tage et hurtigt kig på de branchebaserede use-cases af eSignaturer:
- Forsikring
- Ejendom
- Fremstilling
- Sundhedspleje
- Videregående uddannelse
- Ikke profit
- Detailhandel
- IT/teknologi
- Annoncering
- Regeringsafdelinger
Alle disse brancher ovenfor kan drage fordel af eSignaturer til at hjælpe dem med onboarding, medarbejder- og politikstyring, distribution af forsyningskæder, fakturaer, tilbud, forslag, NDA’er og kontrakter.
Digitale signaturer med PandaDoc
Med adskillige eSignatur-udbydere på markedet, hvordan skal du vælge en? Især når du, hvis du ikke vælger en udbyder, der overholder lovgivningen, kan udsætte dig selv og din virksomhed for juridiske problemer.
Overvej PandaDoc, en af de bedste udbydere af digitale signaturer, som er betroet af 50.000+ brugere. Med AICPEs SOC-, GDPR- og PKI-overholdelse sikrer det, at dine signaturer er sikre og juridisk bindende.
Derudover kan den hjælpe dig med alle processer inden for dokumenthåndtering, fra digitale signaturer til kontraktlivscyklusstyring (CLM), med dens avancerede funktionaliteter, i modsætning til andre grundlæggende værktøjer.
Med dens alt-i-én dokumentautomatiseringssoftware kan du spare tid og omkostninger, mens du opbygger meningsfulde relationer med dine kunder.
PandaDoc: Kernefunktioner
Ud over en intuitiv grænseflade, fremragende kundesupport og en bred vifte af integrationer, er PandaDoc velkendt af disse grunde:
Tilbyder ubegrænset gratis signaturer
PandaDoc giver dig mulighed for at e-signere dine dokumenter på farten! Du kan lukke vigtige aftaler med et par klik, mens du sikrer, at dine data er sikre. De har også en mobilapplikation, der giver dig mulighed for at holde styr på en kontraktlivscyklusstyringsproces.
PandaDoc hævder dog at være den eneste eSigning-platform, der giver dig mulighed for at uploade og underskrive et ubegrænset antal dokumenter på deres gratis abonnement!
Prioriterer privatlivets fred og sikrer lovlig overholdelse
PandaDoc er UETA, ESIGN og HIPAA-kompatibel. Det betyder, at ikke kun dokumenter, der er underskrevet af PandaDoc, opfylder lovkrav, der kan håndhæves i dit land. Men de beskytter også din individuelle ret til privatliv.
Derudover er PandaDoc AICPA SOC 2 Type II certificeret. Antyder, at det er i overensstemmelse med servicekriterierne fastsat af American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). Hvorfor er det vigtigt?
Når virksomheder håndterer mange fortrolige oplysninger, der er følsomme eller personligt identificerbare, skal de opfylde et bestemt sæt kriterier for at opretholde fortroligheden, integriteten og sikkerheden af deres klients data.
Der er dog mere!
Garanterer avanceret sikkerhed
Når du underskriver et dokument med PandaDoc, giver det dig et elektronisk certifikat for at bekræfte, at dokumentet er legitimt. Det elektroniske certifikat hjælper dig med at få adgang til modtagerens navn, signatur, verificerede e-mail-adresse samt og IP-adresse. Derudover vil den også have et dato- og tidsstempel på dokumentet underskrevet.
For PDF-filer sikrer PandaDoc et forbedret sikkerhedsniveau ved at levere en privat krypteringsnøgle til at verificere dokumentets ægthed.
Understøtter forskellige filtyper
Hvis du skulle vælge en anden platform for hver anden filtype, du skal underskrive, ville du miste en masse tid. Det også for ingenting!
Med PandaDoc kan du signere PDF’er, JPG’er eller DOCX og strømline dem til en enkelt, samlet arbejdsgang. PandaDoc understøtter følgende indholdstyper: Word, Excel, PowerPoint, PDF’er, JPG’er og PNG’er.
Hjælper med at spore eSignatur automatisk
PandaDoc sætter datasikkerhed først, og derfor har de en automatiseret eSignatur-sporingsfunktion. For hvert signeret dokument er der et indlejret revisionsspor, der hjælper dig med at se, hvem der har set, tilgået eller underskrevet et dokument, og hvornår.
Dette er især nyttigt, når du håndterer flere dokumentsigneringer samtidigt. En automatisk sporingsfunktion kan hjælpe dig med at have kontrol og få en 360-visning af alt, hvad der sker.
Med PandaDocs versionshistorikfunktion vil du være i stand til at skifte mellem forskellige versioner af dine dokumenter. Du vil altid holde dig orienteret om, hvem der har foretaget ændringer og hvor.
Topfunktioner i PandaDoc
For virksomheder, der ønsker at strømline deres dokumentarbejdsgange, reducere lukketid og forbedre ROI’er, er PandaDoc mere end en simpel eSignatur-platform. Her er hvorfor:
#1. Signering & sporing
- Aktiver underskriftsordre: Hvis dine kontrakter eller forslag kræver flere underskrifter, er dette yderst nyttigt. Du kan vælge modtagere, tildele roller (afsender, klient, underskriver), placere dem i den rigtige rækkefølge og automatisere hele distributionen. PandaDoc sender en e-mail-meddelelse, når det er nogens tur til at underskrive. Og du behøver ikke at overse processen manuelt.
- Send en underskriftsanmodning: Vil du have en underskrift fra en person i din virksomhed eller en kunde? PandaDoc giver dig mulighed for at sende anmodninger, og du kan også automatisere det med et par klik.
- Spor dokumenter: Vil du vide, om nogen har underskrevet et dokument eller ej? Du modtager meddelelser, når de gør det. Plus, et revisionsspor hjælper dig med at spore, hvem der har set eller underskrevet et dokument, du har sendt ud.
#2. Automatiseret indhold
- Tilføj Smart Content-pladsholdere: Med Smart Content kan du minimere fejl og spare tid på oprettelse af dokumenter. Indstil pladsholderelementer for at minde dig eller dit team om, hvad der skal inkluderes. Og vælg forudvalgte elementer, som dine holdkammerater kan tilføje til specifikke dokumenter/forslag.
- Tilpas dit indhold: Tag din arbejdsgang til næste niveau ved at vælge betinget indhold. Herovre opretter du skabeloner, der har regler, som hjælper dine afsendere med at generere indhold, der er skræddersyet til din kundes behov.
- Indstil regler for at forbedre dataindsamlingen: Du kan også opsætte betingede felter for at hjælpe modtagere med at navigere gennem dit dokument og nemt finde det, de leder efter. Det forbedrer kvaliteten af din dataindsamling eller kundetilpasning enormt.
#3. Avancerede citater
- Skræddersy tilbud til dine kunder: Få dit team til at lave personlige tilbud til kunder uden at gå glip af vigtig information med tilbudsbyggeren.
- Indstil specifik prissætning: Du kan vælge mellem faste, tilbagevendende eller volumenbaserede prisstrategier, og vi hjælper dig med at modtage betalinger via ACH-netværket.
- Integrer produktkataloger: Opret et produktkatalog og indlejr det i dine tilbud, hver gang du har brug for det.
- Gruppér produkter i en pakke: Du kan også oprette produktpakker for at hjælpe med at strømline salget og gøre dem let at dele.
Du kan også oprette et arbejdsområde med PandaDoc til at distribuere arbejde på tværs af teams og administrere dine teammedlemmer og de tilladelser, de har. Derudover kan du se versionshistorik for dokumenter for at spore dem bedre, og du kan søge efter dem ved hjælp af specifikke filtre.
Alle disse PandaDoc-funktioner er tilgængelige med Business- eller Enterprise-planen. De hjælper med at transformere din virksomhedsdrift og gøre op med arbejdskrævende, arkaisk praksis.
Priser og planer
PandaDoc kommer med en gratis plan, der giver dig mulighed for at uploade og e-signere et ubegrænset antal dokumenter.
Dens avancerede funktioner som smart indhold eller avanceret tilbudsbygger er dog kun tilgængelige som en del af dets premium-planer. Lad os tage et kig på prisplanerne for PandaDoc-tilbud:
- Essentials: $19 pr. bruger/måned, der faktureres årligt, hvilket giver fremragende funktioner som træk og slip-editor, revisionsspor, 750+ skabeloner, 24×7 support
- Virksomhed: 49 INR bruger/måned faktureret årligt, hvilket muliggør CRM- og Zapier-integrationer, godkendelsesworkflows, indholdsbibliotek og tilpasset branding
- Enterprise: Tilpasset priser med fornyelser, låsning, ubegrænsede arbejdsområder, tilpassede roller og adgang til QES, den mest sikre form for eSignaturer
Smart indhold eller Advanced Quote Builder kan benyttes som betalte tilføjelser til dine planer.
Hvor let er PandaDoc at bruge?
Du kan komme i gang med en 14-dages gratis prøveperiode for at se, om PandaDoc fungerer for dig og din virksomheds behov. Når du tilmelder dig, bliver du bedt om at prøve eSigning-tjenesterne eller automatisere din arbejdsgang.
Den første, som navnet antyder, lader dig uploade filer (PNG, JPG, DOCX osv.) og signere dem. Mens den anden kan hjælpe dig med kontraktlivscyklusstyring, oprettelse af dokumenter, fakturaer, tilbud og meget mere!
Find alt, hvad du har brug for lige ved hånden
Med en ekstremt brugervenlig grænseflade forenkler PandaDoc tingene yderligere med dens venstre navigationsmenu. Her finder du næsten alt, hvad du har brug for at se – dokumenter, skabeloner, formularer, indholdsbibliotek, kontakter, tilføjelser og rapportering.
Under dokumenter kan du se, hvilke fornyelser der kommer, og hvilke kontrakter der snart udløber, eller bare opret et nyt dokument.
Dernæst er skabelongalleriet, som indeholder mere end 750 skabeloner i forskellige kategorier, fra formularer til fakturaer til forslag. Uanset hvilken type branche din virksomhed falder indenfor, er PandaDocs skabelongalleri sikker på at have specifikke skabeloner, du kan bygge videre på.
Du finder også formularer, og du kan vælge den type, der passer til dig, mellem afslappet, moderne og enkel! At oprette en formular er lige så let som at oprette et dokument med PandaDocs træk-og-slip-editor, som lader dig være hurtig og kreativ.
Nedenfor formularer finder du også indholdsbiblioteket, kataloget og rapporteringen ud over din indbakke, tilføjelsesbutik og kontakter. Indholdsbiblioteket har indholdsblokke, der kan hjælpe dig med at oprette dine egne skabeloner og resultere i hurtig dokumentoprettelse.
Hvad angår kataloget, er det her, du kan bygge et produktkatalog i enkle trin. Du kan også bruge PandaDocs avancerede rapporteringsværktøjer, såsom versionshistorik og revisionsspor, til at holde styr på dine dokumenter.
Send fejlfrie forslag på få minutter
På startskærmen kan du også holde dig opdateret med din aktivitet såvel som den aktivitet, der foregår i dit arbejdsområde! Hvis du vil sende et hurtigt forslag/dokument/kontrakt/faktura, skal du vælge en skabelon, tilpasse den og tilføje en modtager, så er du i gang. Så nemt er PandaDoc at bruge.
Du kan tilføje andre indholdsblokke (som du kan se til højre) fra tekst til tabeller til rich media. Du kan også skitsere de udfyldelige felter for din modtager lige nedenfor. Hvis du ønsker at forstå, hvordan du bedst bruger det til din fordel, kan du også anmode om en demo med PandaDoc-teamet.
Konklusion
Med sin alt-i-én-tilgang, nemme grænseflade og live chat-support gør PandaDoc nogle geniale pointer for sig selv. Træk-og-slip-editoren er en kreativ fordel, og kombineret med specialiserede signeringsordrer og tilpasningsværktøjer øger PandaDoc lukketiderne med 28 %.
Hvis du stadig er skeptisk, foreslår vi, at du prøver den evigt gratis eSign-funktion, som er ideel til startups, små virksomheder og enkeltpersoner. Hvis du kan lide det, du bruger, kan du altid tage en 14-dages prøveperiode og skifte til en plan, der passer dig bedre.
Dernæst kan du også udforske nogle af de bedste eSignatur-løsninger til personlige til forretningsdokumenter.