Hold dine følsomme forretningsoplysninger hemmelige ved at underskrive en fortrolighedserklæring (NDA) med de involverede parter.
Hver virksomhed har nogle forretningshemmeligheder, der giver dem en fordel i forhold til deres konkurrenter. Fortrolighedsaftaler (NDA’er) fungerer som et afgørende værktøj til at beskytte fortrolige og følsomme data. Denne juridiske aftale indgås mellem to eller flere parter under ansættelse, fusion og overtagelse.
Hvis du ønsker at beskytte dine ideer og strategier fra udenforstående, mens du deler dem med dine medarbejdere, er NDA den rigtige tilgang.
I denne guide vil vi diskutere NDA og dens fordele. Fortsæt med at læse for at lære, hvornår du skal bruge NDA og de trin, der kan tages i tilfælde af en NDA-overtrædelse.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en NDA?
En hemmeligholdelsesaftale (NDA), eller fortrolighedsaftale, er en juridisk kontrakt. I en NDA accepterer den ene part at dele fortrolige oplysninger om virksomheden med den anden part. Sidstnævnte accepterer derimod ikke at dele oplysningerne med andre i et nærmere angivet tidsrum.
Formålet med NDA’er er at beskytte følsomme oplysninger, intellektuel ejendom (IP) og forretningshemmeligheder mod at blive udsat for konkurrenter. Denne kontrakt er normalt nødvendig, når to parter planlægger at blive involveret i en virksomhed sammen, men ønsker at beskytte deres egne interesser.
Med NDA bliver det juridisk forbudt at frigive følsomme oplysninger om forretning eller planer til en tredjepart. Parterne involveret i en NDA kan være arbejdsgivere og ansatte/entreprenører eller to virksomheder.
Typer af NDA
Der er forskellige typer af NDA’er, og du skal kende til alle disse for at vælge den rigtige til dit formål.
#1. Unilateral NDA
Unilaterale NDA’er er envejs NDA’er. Her er det kun én part, der videregiver sine fortrolige oplysninger til en anden part, som de ønsker at beskytte. Når organisationer har behov for at dele følsomme oplysninger med deres ansatte, kontrahenter eller interessenter og ønsker, at de ikke skal videregive disse oplysninger til andre, er disse NDA’er underskrevet. Af denne grund er det den mest almindelige type NDA.
#2. Gensidig NDA
Disse er også kendt som to-vejs NDA’er eller bilaterale NDA’er. I den udveksler begge parter private forretningsoplysninger med hinanden under forhandlingerne, og der er en begrænsning på, hvordan den anden part vil bruge og dele oplysningerne. Gensidige NDA’er ses normalt under fusioner og opkøb, virksomhedsovertagelser og joint ventures.
Hvornår skal du bruge en NDA?
Rekruttering af medarbejdere
Når du ansætter en person som din medarbejder, giver du dem adgang til en række fortrolige og proprietære data. Så arbejdsgivere skal få medarbejderne til at underskrive en NDA for at beskytte oplysningerne og forhindre dem i at dele følsomme data i nutiden og fremtiden.
En medarbejder, der forsøger at forlade din virksomhed, deler muligvis følsomme oplysninger under en jobsamtale. Så du skal forbyde deling med potentielle medarbejdere gennem en NDA.
Sælger leje
Mange virksomheder foretrækker at ansætte freelancere eller entreprenører til kortsigtede projekter. Selv de skal have adgang til følsomme data og forretningshemmeligheder for at forstå virksomheden og levere deres tjenester. Medarbejdere bør ikke ignorere dem og underskrive NDA’er med dem, mens de ansætter.
Kunde onboarding
Når du begynder at levere tjenester til en ny kunde, får du adgang til den pågældende virksomheds fortrolige oplysninger. Selv i det scenarie skal du underskrive en NDA for at erklære den acceptable brug af delte data.
Indgåelse af forretningspartnerskaber
Ethvert forretningsforhold bør være baseret på tillid. For at etablere tro er NDA’er afgørende, da de kan sikre begrænsningerne ved at bruge delt information. Især virksomheder, der planlægger at blive involveret gennem fusioner og opkøb, bør fokusere på at få underskrevet en NDA.
Da disse virksomheder skal dele kritiske finans- og driftsdata med hinanden i due diligence-fasen, kan NDA’er sikre, hvordan de bruger oplysningerne.
Salg af produkter eller tjenester
Når du sælger et produkt eller en tjeneste, er der en chance for, at modtageren kan dele følsomme oplysninger med en tredjepart. Det er her, du skal have en NDA med dem for at beskytte oplysningerne om dine tilbud.
Fordele ved at have en NDA
#1. Definerer klart de fortrolige oplysninger
En NDA hjælper dig ved at definere fortrolige oplysninger. Så hvis du videregiver fortrolige oplysninger til den anden part, skal du sørge for at holde denne definition så bred som muligt.
#2. Giver tillid til at dele følsomme data
Virksomheder, der beskæftiger sig med værdifulde, følsomme oplysninger, kan være tilbageholdende med at dele dem med andre parter. Som et resultat kan forretningsmuligheder og relationer blive begrænsede for dem. Med en NDA kan de forblive bekymringsfri og trygt dele data.
#3. Tiltrækker investorer
Investorer foretrækker at investere i en virksomhed, der træffer foranstaltninger til at beskytte sine fortrolige oplysninger gennem NDA’er. En hemmeligholdelsesaftale kan derfor tiltrække kapital til virksomheder, der søger vækst.
#4. Beskytter private oplysninger
Den største fordel ved NDA’er er at beskytte missionskritiske oplysninger (forretningshemmeligheder, finansielle data, kundelister osv.) mod at blive videregivet til uautoriserede parter. Du kan sikre fortrolighed ved at få medarbejdere og andre forretningsparter til at underskrive en NDA.
#5. Bevarer konkurrencefordele
NDA’er er kritiske for industrier, der beskæftiger sig med intellektuel ejendomsret og forretningshemmeligheder. Med hemmeligholdelsesaftaler kan organisationer holde deres oplysninger og strategier fortrolige og dermed få et forspring i forhold til deres konkurrenter.
#6. Fungerer som et juridisk dokument
Når der er en NDA-overtrædelse, kan den berørte part tage retslige skridt mod den anden part for at søge erstatning for enhver skade forårsaget af bruddet. En underskrevet NDA tilbyder en juridisk ramme, mens der om nødvendigt forfølges retslige skridt.
#7. Forbedrer forhandlingsstyrken
Tavshedserklæringer er også værdifulde for parter involveret i diskussioner med potentielle investorer eller kunder. Når du har underskrevet NDA, forbliver dine følsomme oplysninger juridisk beskyttet. Alt dette gør dig i stand til at forhandle fra en styrkeposition.
#8. Sikrer overholdelse
Overholdelse af lovgivning er et afgørende element i erhvervslivet. Virksomheder, der beskæftiger sig med sundhedspleje, økonomi og teknologi, skal overholde strenge regler, der styrer håndteringen af fortrolige oplysninger.
Med hemmeligholdelsesaftaler kan virksomheder sikre overholdelse ved at levere gennemsigtige og ligetil retningslinjer for datahåndtering og -deling. NDA’er hjælper dem også med at undgå juridiske sanktioner og bøder for manglende overholdelse.
#9. Udjævner samarbejde
Uanset hvor hemmelig informationen er, bliver det nogle gange vigtigt at dele dem med dine partnere og samarbejdspartnere. En NDA tilbyder en ramme for sikker deling af fortrolig information til fælles projekter og samarbejder uden nogen risiko.
#10. Etablerer tillid
At underskrive en NDA betyder, at du tager følsom databeskyttelse alvorligt. Det demonstrerer også en forpligtelse til at beskytte din virksomheds intellektuelle ejendom og hjælper dermed med at skabe tillid til dine interessenter. Det hjælper også med at forbedre dit brandimage og omdømme på markedet.
Væsentlige elementer at inkludere i en NDA
Deltagere i aftalen
Det mest grundlæggende element i en tavshedspligt er dens parter. Hver NDA bør specificere de parter, der er en del af denne aftale. Den part, der modtager de følsomme oplysninger, kan være en enkeltperson, alle ansatte i en virksomhed eller enhver repræsentant for virksomheden.
Virksomheder bør også definere sig selv i NDA. Især når virksomheder med komplekse juridiske strukturer er en del af en NDA, skal de specificere, hvilken juridisk enhed der ejer oplysningerne.
Klar definition af fortrolige oplysninger
Dette er nok et af de sværeste elementer at definere korrekt; dog skal en NDA klart angive, hvilke oplysninger der anses for fortrolige i henhold til denne kontrakt.
Virksomheder bør ikke antage, at alle parter vil forstå de proprietære oplysninger. Derfor bliver det deres ansvar at identificere og nævne de oplysninger, som ikke bør deles med andre.
Mens du definerer fortrolige oplysninger, er der en chance for at afsløre dem inden for NDA. Det er derfor, virksomheder normalt tildeler fortrolighed til en stor koncern.
NDA-ekskluderinger
I visse tilfælde bliver det lettere at definere, hvad der ikke er fortroligt, i stedet for at definere, hvad du anser for at være følsomt. Hvis du befinder dig i sådanne situationer, kan du nævne i NDA, at alt, der deles med en ekstern part, vil være fortroligt bortset fra de nævnte.
Passende brug af information
Bare fordi en oplysning ikke er fortrolig, betyder det ikke, at parterne kan bruge dem til personlig vinding. For eksempel, hvordan tingene fungerer i en organisation, er muligvis ikke fortrolige oplysninger.
En part bør dog ikke dele disse oplysninger med en konkurrent for økonomiske fordele eller kopiere dem i deres egen virksomhed. NDA’er bør derfor altid nævne, hvordan den eksterne part kan bruge de ikke-fortrolige oplysninger, de har fået adgang til.
Gyldighed / Tid
Din NDA bør indeholde gyldigheden af kontrakten. Visse oplysninger bliver mindre værdifulde over tid eller udløber endda, især dem, der er relateret til forskning og udvikling. Parterne bør overveje deres omstændigheder og nævne, hvornår NDA’en vil være gældende.
Andre Bestemmelser
Det er overflødigt at sige, at NDA’er kan tilpasses til dit specifikke behov. For eksempel kan offentlige myndigheder være nødt til at inkludere strenge bestemmelser for at holde følsomme oplysninger private.
På samme måde kan en NDA også omfatte gældende love og regler. Afhængigt af dine branchebehov bør du derfor inkludere andre passende klausuler i en NDA.
Konsekvenser af at bryde NDA
Konsekvenserne af et brud på en hemmeligholdelsesaftale (NDA) afhænger af aftalevilkårene, jurisdiktion og andre faktorer. Nogle af de almindelige konsekvenser er:
#1. Sagsanlæg
Hvis du er den part, der blev berørt af bruddet på NDA, kan du tage retslige skridt mod den part, der er involveret i NDA-bruddet. Disse handlinger kan variere fra at anlægge en retssag, at søge et påbud til at forfølge en alternativ løsning.
#2. Økonomiske konsekvenser
Nogle NDA’er har bestemmelser om økonomiske sanktioner under NDA-overtrædelser. Økonomiske sanktioner er ofte beskrevet i aftalen, eller det kan bestemmes af en domstol.
#3. Kontraktopsigelse
Hvis nogen bryder en NDA, kan de blive opsagt som ansat eller kontrahent. Muligheden for denne konsekvens er stor, når opsigelse i sådanne tilfælde var en betingelse for kontrakten.
#4. Omdømmeskade
Personer involveret i NDA-brud kan også blive udsat for skade på deres omdømme, især via sociale medieplatforme. Det giver et negativt billede af gerningsmanden, og som følge heraf mister de tillid og fremtidige forretningsmuligheder.
#5. Kriminelle anklager
Frem for alt kan NDA-brud endda resultere i strafferetlige anklager. Så alle parter bør være forsigtige med at afsløre oplysninger om national sikkerhed, regeringshemmeligheder eller andre missionskritiske oplysninger.
Hvad sker der, når NDA udløber?
Før du bliver involveret i en NDA, bør du også have en klar idé om, hvad der sker efter udløbet af en NDA. Hver NDA kommer med en tidsramme, som angiver gyldigheden af denne juridiske kontrakt. Når gyldigheden ophører eller udløber, er parterne ikke længere juridisk forpligtet til at holde oplysningerne fortrolige.
Det betyder også, at oplysninger nævnt i NDA ikke længere betragtes som lovlige, og frigivelse af dem har ikke juridiske konsekvenser. Men hvis fortrolige oplysninger er beskyttet af andre love eller aftaler, bør de forblive private.
Nogle gange har tavshedspligtaftaler bestemmelser for at sikre, at visse oplysninger forbliver fortrolige, selv efter NDA’s udløb. I så fald er modtageren stadig bundet af fortrolighedsbestemmelserne for de pågældende oplysninger.
NDA skabeloner
#1. LegalZoom
LegalZoom tilbyder NDA-skabeloner til joint venture, ansættelse af medarbejdere eller entreprenører, forretningsplanfeedback og en-parts deling af oplysninger. Du skal give grundlæggende oplysninger om NDA; denne platform vil blive ved med at tilføje dem til dokumentet.
Når du giver alle de nødvendige oplysninger, er NDA klar. Du kan logge ind på denne platform med din konto og bruge aftalen.
#2. Juridiske skabeloner
LegalTemplates er en ressource, hvor du kan få gratis NDA-skabeloner. Her kan du vælge en NDA-skabelon mellem standard, beskæftigelse, køb og opfindelse.
Du skal indtaste oplysninger såsom afslørende part, modtagende part, fortrolighedsvilkår og aftaledetaljer og gøre din NDA klar i PDF- eller Word-format. NDA kan også forhåndsvises, før du gemmer og downloader.
Afsluttende ord
Non-disclosure agreements (NDA’er) er et kraftfuldt værktøj i forretningsmiljøet til at beskytte fortrolige oplysninger. Ved at få medarbejdere, partnere og andre interessenter til at underskrive en NDA, kan du sikre din virksomheds intellektuelle ejendomsret og bevare en konkurrencefordel i forretningsmiljøet.
Nu hvor du ved, hvornår du skal bruge en NDA, kan du oprette en med skabelonerne nævnt ovenfor. Du kan også få hjælp fra juridiske dokumenttjenesteudbydere i denne henseende.