At møde mennesker dagligt og løbe bag dem for at overholde deadlines kan være en hård opgave.
Håndtering af en virksomhed kan være en foruroligende opgave med op- og nedture. Uden egentlig opgavestyring er det ikke let at holde styr på deadlines. Dette er en hovedårsag til, at kun få procent af virksomhederne lykkes. Da arbejdsbyrden og de daglige opgaver altid er på grænsen til hældning, er det sædvanligt at miste overblikket over tidsplaner og opgaver.
Lad os antage, at projektet iværksat af en organisation er stort, og det samme er teamet. Fra lederens synspunkt er det ret forståeligt, at det vil kræve en betydelig indsats at få det nødvendige output.
Den bedst mulige løsning til vores rådighed vil være at bruge Task and Project Management værktøjer til at styre opgaverne og projekterne effektivt. Værktøjerne håndteres digitalt, så vi kan styre alt relateret til projektledelse via online space. Disse enkle værktøjer gør os i stand til at se på organisationernes arbejdsgange. Det bruges til at spore arbejdshastighed og teamets arbejdsdage. Det hjælper også med at opretholde et bestemt tempo, som efterspørgslen af opgaven.
Men lad os først forstå de problemer, en projektleder ville stå over for uden projektstyringsværktøjerne.
Indholdsfortegnelse
Problemer uden opgave- og projektstyringsværktøjer
- Usikre forventninger – Forventningerne til projektet er uklare både fra bygherre og lederes side. Mangel på udefinerede modus operandi af systemet fra start til slut. Fuzzy målsætninger kan resultere i, at projekter mislykkes dybt.
- Usund kommunikation – Et kommunikationsgab mellem teammedlemmerne, projektlederen eller klienten kan føre til uønskede resultater, der efterlader opgaven sårbar uden fuldførelse.
- Teamkonflikter – Der vil være tilfælde, hvor mennesker med forskellige personligheder og færdigheder skal arbejde sammen. Konflikter resulterer i reduceret produktivitet og negativ problemløsningsevne for hele teamet.
- Uovertrufne deadlines – Forsinket levering af opgaver af inkompetente teammedlemmer eller ledere eller dårlig kommunikation mindsker kundefastholdelsen.
- Uklar arbejdsfordeling – Uklar rollefordeling resulterer i et usundt arbejdsmiljø fyldt med stress, uklarheder og frustration.
Disse problemer kan dog elimineres ved at bruge opgave- og projektstyringsværktøjer. Du vil også bemærke en enorm forbedring af dine medarbejderes effektivitet og produktivitet. Disse værktøjer kan vise sig at være effektive på følgende måder:
- Brugere arbejder intelligent og effektivt, hvilket giver en større succesrate.
- Administrer og samle arbejdsbyrden ved at indstille, tildele og udføre prioriteter.
- Administrer projektomkostninger, budget, og deltagelse i møder eksternt når som helst og hvor som helst.
- Nye medlemmer kan integreres i teamet effektivt med minimal indsats.
- Opgaveplanlægning og organisering bliver lettere.
- Ingen manuel eller mental forpligtelse, da de fleste af tingene er automatiserede.
Fordele ved projektstyringsværktøjer
Det er også nyttigt uanset virksomhedens størrelse. Disse værktøjer er noget, som enhver virksomhed skal have. Nogle af de afgørende fordele ved projektstyringsværktøjer er:
- Forbedrer koordinering og samarbejde mellem teammedlemmer.
- Holder øje med tidslinjen og sikrer, at deadlines matches før eller til tiden.
- Ved at bruge de rigtige værktøjer kan teammedlemmer holdes på linje med den aktuelle gang.
- Dokumentdeling er hurtig og nem, hvilket bevarer gennemsigtigheden.
- Bedre kommunikation mellem teammedlemmer resulterer i øget produktivitet og tidsstyring.
Da projektstyringsværktøjer prioriterer opgaver og styrer tingene fra ét sted, udføres det meste af arbejdet af maskinen. Dette vil spare din tid og energi. Investering i det korrekte værktøj vil give et betydeligt afkast af investeringen.
Med nogle værktøjer kan afkastet være så højt som at røre 150 % eller endda mere. Værktøjerne er også meget budgetvenlige og omkostningseffektive, hvilket sikrer, at vores grænse for et bestemt projekt ikke overskrides. Det øger også produktiviteten ved at generere produktive arbejdsgange og nå målene i god tid.
Der er mange værktøjer tilgængelige, især dem, der er nye i erhvervslivet og er ivrige efter at prøve disse værktøjer. For at undgå forvirring er her nogle af de bedste med gratis livstidsadgang med begrænsede funktioner.
nOpgave
nTask er en projektstyringssoftware, der gør det muligt for teams eller medlemmer at deltage, analysere, planlægge og effektivt styre daglige opgaver. Det hjælper sine brugere med at tilpasse sig projektplanlægningen, ressourceallokeringen, styringen og deadlines ved at oprette en huskeliste. Så du behøver ikke bekymre dig om at gå glip af en vigtig opgave.
At styre arbejde og fokusere på opgaver samtidigt gøres mere tilgængelig ved at opstille prioriteter for at sikre, at alle forbliver i løkken i samme tempo. Du kan også spore din vækst ved blot at tilføje opgaver og planlægge forfaldsdatoer ved at danne Gantt-diagrammer.
Du kan også notere hvert teammedlems tid brugt på opgaver gennem nTask time tracker. Hvis du står over for et problem i værktøjet, vil nTask hjælpe dig med at administrere det nemt.
Den bedste del af dette værktøj er dets vækst. Det tilføjer løbende nye funktioner for at hjælpe dig og din virksomhed med at trives.
Klik op
ClickUp er et fremragende Kanban-brætværktøj til at revolutionere dit arbejde. Det bringer hvert værktøj til ét sted. Fleksibiliteten af softwaren skyldes dets unikke sæt af placeringer.
Tilstedeværelsen af et fugleperspektiv af alle funktioner gør det nemt at lokalisere alt, hvad du leder efter. Dette sparer i sidste ende også din tid ved at generere maksimal opgaveautomatisering og tilpasning. Det giver dig mulighed for frit at samarbejde og dele dokumenter med dine teammedlemmer uden besvær.
Med dette vil du aldrig gå glip af en opgave på grund af den tilbagevendende tjekliste. Du kan også hurtigt gennemgå de planlagte undersøgelser, før du starter dem. ClickUps teknologikyndige team er bemærkelsesværdigt for brugernes sikkerhed og privatliv. Værktøjet tilbyder gratis træning og 24-timers support til alle dets brugere. Hvis du er nybegynder, vil du finde det ret nemt at blive fortrolig med værktøjet.
ClickUp har haft det højeste antal oppetid i de seneste 12 måneder. Det er gratis til personlig brug bestående af ubegrænset medlemmer til et ubegrænset antal opgaver.
Trello
Trello er en meget brugt Kanban-app, der bruges som projekt- og opgavestyringssoftware. Derudover kan den også bruges til at oprette en huskeliste.
Trello har nogle fremragende funktioner til at give teammedlemmerne det ekstra boost, der er nødvendigt for at matche deadlines før tid. Dine opgaver kan styres, spores og udføres med hjælp fra teammedlemmer ved at åbne kort. Det er også en mulighed at integrere apps, som alle foretrækker at arbejde på.
Værktøjet er praktisk, når du planlægger begivenheder og administrerer feltarbejde. Trellos kortvisning sikrer, at dit team ikke mister overblikket ved at vise lokationsbaserede data.
Planen er gratis for nye virksomhedsstartere og hele teams, der ønsker at organisere deres arbejdsgange. Det tilbyder gratis service til alle, der ønsker at administrere sin forretning.
Meisteropgave
Meisteropgave har bygget sin base over kun nogle få kritiske blokke – projekter, opgaver og et dashboard. Planen er gratis for en enkelt person, der er nybegynder.
Dets arbejde kan forstås ved at se på dets tutorials og guider. Sikkerhedskopiering af brugerdata udføres regelmæssigt, og dataoverførsler af alle konti er krypteret. Du kan bruge værktøjet i henhold til dine arbejdskrav ved hjælp af Kanban-tavlen.
Her kan du begrænse antallet af opgaver, der skal udføres på en dag. Brug flere tjeklister til flere opgaver og hold styr på funktionerne samtidigt. Også vedhæftningen af filer udføres med minimal indsats. Billeder og filer, der ikke er større end 200 MB, kan vedhæftes direkte til opgaverne.
Dette er en one-stop app for begyndere og virksomhedsejere, der sparer tid og ressourcer. Det tilbyder effektivt gratis tjenester til individuelle brugere til kerneopgavestyring.
Begreb
Begreb, hvis du slår det op i ordbogen, betyder ordet forestilling en idé. Det er en idé at drive en hel virksomhed eller en virksomhed på et enkelt værktøj.
Det tekniske team giver dig skræddersyede løsninger i henhold til din virksomhed eller personlige behov. Aspekterne for enhver gruppe er ikke begrænset, da værktøjet er designet til ingeniør-, design- og produktorienterede teams.
Du kan gøre mere end blot at skrive noter ned. Organiser dine opgaver effektivt ved hjælp af en problemfri og klarhedsskabende grænseflade. Det forbedrer teamwork-kapaciteten hos de personer, der betjener små, mellemstore og store virksomheder.
Det lader teammedlemmer starte en samtale med enhver, når som helst relateret til opgaver. Værktøjet bliver også ved med at komme med hyppige brugervenlige opdateringer. Det er gratis for studerende og personligt brug.
Mandag
Monday er en pålidelig software af millioner af kunder globalt. Det har en cloud-baseret struktur. Investering i dette værktøj vil generere ROI så højt som over 250 % på grund af dets unikke specifikationer.
Du kan se holdenes fremskridt ved at klikke på statusknappen. Giver robotter det kedelige arbejde, lader dig fokusere fuldstændigt på de opgaver, du har ved hånden, og øger din produktivitet. Tilslutning af andre nødvendige værktøjer er kun et par klik væk. Det vil tvinge dig til at træffe datadrevne beslutninger med hastighed og nøjagtighed.
Værktøjet følger en pipeline management tilgang, der gør det muligt for projektlederen at kontrollere status for alle opgaver i et enkelt vindue. Det eliminerer gentagne opgaver, og i tilfælde af problemer er pålidelig chatsupport tilgængelig 24 timer i døgnet.
Todoist
Todoist er blandt et af de mest avancerede værktøjer i nyere tid. Konstant tilføjelse af nye funktioner bevarer værktøjets anvendelighed.
Ved at bruge den smarte planlægningsfunktion kan du udskyde eller udskyde opgaverne alt efter timens behov. Du kan oprette en tilpasset opgavevisning til din arbejdsgang afbilledet med kort i Kanban-stil. Tidslinjen vil få dig til at overholde dine deadlines og spore daglige fremskridt.
Noter nye etableringer og procedurer på dit projekt når som helst og hvor som helst ved at integrere Todoist med de apps, du bruger til at udføre andre opgaver som Alexa, IFTTT og mange flere.
Den er tilgængelig på alle enheder, og planen er gratis for startere for de første fem projekter. På denne måde kan begyndere lære om vigtigheden af at organisere og styre opgaver.
Any.do
Med Any.do, visning og planlægning af opgaver er ligetil. Det er et web-orienteret opgavestyringsværktøj tilgængeligt på Android og macOS.
Brugere kan også bruge dette værktøj til at administrere personlige og teammål. På grund af dens enkle UI/UX-opbygning har det været et foretrukket valg for begyndere og nybegyndere. Opdelingen af projekter og opgaver i delopgaver og arbejdsgange kan fordeles på gruppen efter kompetencer.
Any.do tilbyder at integrere med andre parters kalendere som Google for at bevare effektiviteten af deadline. Du kan indtaste opgaver mundtligt ved at drage fordel af stemmeindtastningsfunktionen.
Du kan endda bogmærke vigtige punkter fra dine møder for at gennemgå dem bagefter. At købe sin premium-plan, når du er vant til værktøjet, er en rimelig idé at gå med.
OpenProject
OpenProject er en hurtig og sikker open source-projektstyringssoftware til at håndtere forskellige projekter og teammøder. Det hjælper projektet gennem hele dets livscyklus.
Ansvaret er fordelt mellem teammedlemmerne for at udføre arbejdet problemfrit. Du kan abonnere på aktiviteter efter dine behov og endda få regelmæssige opdateringer om dem.
Du kan fungere som observatør og gennemgå det udførte arbejde dagligt. Brug af filtermuligheder er højt anset for at afkorte søgningen af den påkrævede enhed. Du kan dele din planlægning af jobbet med væsentlige interessenter via OpenProject.
Den har en robust API, der hjælper med integrationen af forskellige værktøjer. Alle enheder understøtter dette uanset størrelsen på skærmen.
Du kan enten bruge deres cloud-tilbud eller prøve Kamatera hosting for at få OpenProject til at køre med et enkelt klik.
Asana
Asana er det opgave- og projektstyringsværktøj, som giver den nemmeste måde at administrere og planlægge opgaver ved at opsætte Gantt-diagrammer. Dens arbejdsgrafiske datamodel holder teamets produktivitet høj gennem hele virksomheden.
Fejlfinding af problemer, man står over for, mens man udfører enhver opgave, er hurtig, da chatsupportteamet er tilgængeligt 24 timer i døgnet. Det lader dig bringe din tankegang til den virkelige verden ved at tilpasse dig dine behov og krav. Du kan fuldt ud kontrollere teammøderne og sikre, at alle får den korrekte information om opgaver.
Da det er tilgængeligt på alle enheder, kan du endda bruge det på Android og iOS til at integrere med andre apps i henhold til din arbejdsgang. Dens mangeårige liste over funktioner giver brugerne mulighed for at tage denne platform op uden at tænke over det. Dens grundlæggende plan er gratis for enkeltpersoner og teams, der er nye i virksomheden.
Konklusion
Den store afhængighed af smartphones, bærbare computere og andre styrkende teknologier har gjort arbejdet hurtigere. Det hjælper med at øge opgave- og projektstyringseffektiviteten. Men åbenlyst at vælge et hvilket som helst værktøj, der passer til dine krav, vil kun skade din virksomhed. Det er lige så nødvendigt at vælge det rigtige værktøj. Det reducerer i sidste ende den manuelle indsats og hjælper med at spare tid, energi og væsentlige ressourcer.
Disse projektstyringsværktøjer er en gateway for begyndere og en flugt fra hektiske opgaver for erfarne fagfolk.