Bedste værktøjer til dokumentsamarbejde til eksterne teams [Notion + 8 Alternatives]

Et pludseligt skift i retning af at arbejde hjemmefra har gjort onlinedokumenter til teamsamarbejde til en ny normal. Online teamsamarbejder har gjort det muligt at arbejde på et teamprojekt uden behov for fysisk nærhed.

Teamwork er nøglen til at udføre store projekter effektivt, men tidligere krævede det, at teammedlemmer var fysisk til stede på arbejdspladsen for effektivt samarbejde. En pludselig stigning i antallet af ansatte, der arbejder hjemmefra, har tvunget industrien til at rette sig op og se på alternativer som online-dokumenter til teamsamarbejde.

Forestil dig at arbejde på et teamprojekt, og dit team arbejder hårdt for at overholde deadline. Et af teammedlemmerne er ude af stand til at komme på arbejde på grund af et personligt problem. Projektet vil sandsynligvis blive forsinket, medmindre dit team bruger software til dokumentsamarbejde. Du kan invitere det fraværende teammedlem til en dokumentsamarbejdssoftware, og projektet fortsætter i sit sædvanlige tempo.

Lad os se på nogle af de bedste onlinedokumenter til teamsamarbejde og deres fordele.

Mandag

Adjektiver som monotont, kedeligt, kedeligt eller kedeligt dukker op, når folk tænker på mandage, men Mandag har til formål at ændre hele begrebet. Mandag er skræddersyet til at passe til behovene hos medarbejdere, der arbejder på et teamprojekt. Teams kan skabe personlige arbejdsgange, og mandag tilpasser sig intelligent, så det passer bedst til teamets behov.

Mandag er perfekt til virksomheder i alle størrelser og kommer med et væld af funktioner.

• Giver dig fleksibiliteten til at tildele opgaver til teammedlemmerne og spore hvert enkelt medlems fremskridt. Denne funktion eliminerer manglen på klarhed i arbejdsbyrden, mens du arbejder på et onlineprojekt.
• Deres brugergrænseflade er ren og lader dig visualisere det større billede gennem dets intuitive og brugervenlige layout.
• Tag teammedlemmer ved hjælp af @, hvilket letter kommunikationen betydeligt. Teammedlemmer behøver ikke længere at kommunikere gennem lange e-mails for de mindste behov.
• Integrer alle applikationerne under ét tag for at gøre det til en one-stop destination for teamprojekter. Du kan hente filer fra Google Drev, Dropbox og mere ved at bruge mandag.
• Ikke begrænset til en enkelt platform; i stedet sørger platformen for, at du har adgang til dit projekt på alle større platforme. I øjeblikket er mandag tilgængelig på nettet, Android, iPhones og iPads.

Klik op

Klik op er en alt-i-en-applikation, der har til formål at lette teamsamarbejdsprojekter med dets specialiserede funktionssæt. Dens fuldt tilpasselige og unikke funktioner gør den til et must-have for virksomheder i alle størrelser. Du kan nemt administrere gruppeopgaver, dokumenter, påmindelser, mål, kalendere og mere ved hjælp af ClickUp.

Du får også beskedfunktionalitet, hvor du kan sende individuelle eller gruppebeskeder på samme platform.

Nogle fordele ved at bruge denne platform inkluderer:

• Du får otte forskellige visningsmuligheder til at administrere teamsamarbejdsprojekter.
• Der er tidspunkter, hvor et teammedlem arbejder på flere projekter samtidigt. ClickUp giver dig mulighed for at oprette brugerdefinerede redigerbare statusser for hvert enkelt projekt.
• Det er et perfekt værktøj til administratorer, da de kan tildele opgaver til flere medlemmer samtidigt. Administratorer kan spore hver tildelt opgave ved hjælp af tabelvisning og multitask-funktionalitet.
• ClickUp bruger SCRUM-metoden til at give informativ, men ligetil indsigt i forskellige parametre på tværs af platformen.
• Tredjepartsintegrationerne er problemfrie, og platformen giver dig mulighed for at hente filer fra alle populære applikationer.

Prøv ClickUp for at se, hvordan det hjælper.

Dokument 360

Dokument 360 er en platform, hvor teams kan fange og gemme vital information ét sted. Det leverer alt, hvad du har brug for fra et dokumentsamarbejdsværktøj: nem deling, arbejdsgang, versionshistorik, kommentarer, tagging, påmindelser om anmeldelser osv.

Det tilbyder en problemfri brugergrænseflade, der gør det nemt at generere og distribuere indhold til gennemgang. Den har indbygget søgbarhed, så din bruger hurtigt kan finde den information, de leder efter i dokumentationen.

Opret og administrer dine artikler med kraftfulde ud-af-boksen dokumentationsfunktioner såsom:

• Opret how-to-vejledninger, standarddriftsprocedurer, medarbejderhåndbog, referencedokumenter, systemdokumenter og releasenotes.
• Document360 har Rich Text-editorer såsom WYSIWYG og Markdown-editorer. Derudover understøttes flere versioner og artikelkommentarer for internt at samarbejde med dine teammedlemmer.
• Kategoristyringen hjælper dig med at oprette kategorier og underkategorier, gruppere sammenlignelige filer sammen og etablere et velstruktureret hierarki af al din information.
• Det gemmer automatisk indhold, og du kan altid gendanne den tidligere version af det indhold, du har slettet.
• Document360 giver dig mulighed for at give dine brugere adskillige roller, så du kan styre, hvem der har adgang til hvilket indhold.
• Giv dine medarbejdere eller kunder let adgang til din dokumentation med problemfrit login.

Document360 forbinder med en række forskellige softwareapplikationer, herunder Microsoft Teams, Slack, Chrome, Zapier og Integrately for at give problemfrit teamsamarbejde.

Zoho forfatter

Zoho er endnu et skybaseret tekstbehandlingsværktøj, der er fyldt med funktioner, som synkroniserer dine dokumenter i realtid. Zoho sørger for, at dine MS Word-dokumenter bliver importeret til platformen uden formateringsfejl. Zoho lader dig også samarbejde om teamprojekter ved hjælp af deres realtidsdelingsfunktioner. Når du deler dine dokumenter med andre teammedlemmer, kan du se deres markørbevægelse og de redigeringer, de foretager.

Nogle fordele ved at bruge Zoho Writer inkluderer:

• Zohos skybaserede karakter gør teamsamarbejder effektive og hurtige.
• De dokumenter, du opretter på Zoho, optager ikke lokal systemlagerplads og bliver i stedet gemt på Cloud.
• Synkroniseringsfunktionen i realtid sikrer, at dine dokumenter aldrig bliver manipuleret i tilfælde af en ulykke.
• Zoho har en ny brugergrænseflade med nem navigation til alle de vigtige tekstbehandlingsmuligheder.
• Administratorer kan kontrollere adgangsrettighederne for hvert medlem i et teamprojekt og også give tilladelser til specifikke funktioner.

Dropbox papir

Dropbox Paper er en online doc til teamsamarbejde fra selve teknologigiganten Dropbox. Det er en problemfri, at Dropbox Paper kommer med mange flere frynsegoder, hvis dit team i høj grad er afhængigt af Dropbox til at gemme filer. Teams kan nemt organisere dokumenter, tildele opgaver, skabe systematiske arbejdsgange og samarbejde om projekter.

Desuden letter opgavestyringsværktøjerne i Dropbox Paper i høj grad funktioner, der ellers ville blive komplicerede i et onlinescenarie. Platformen giver dig mulighed for at nævne andre gruppemedlemmer, tildele opgaver til andre og effektivt administrere dine gøremål. Nogle spændende funktioner ved denne platform inkluderer:

• Du kan udveksle en bred vifte af multimedier på Dropbox Paper, såsom YouTube-links, GIF’er, Pinterest-tavler, placeringer på Google Maps, lyd fra SoundCloud og mange flere.
• Paper understøtter indlejrede forhåndsvisninger af Inversion- og Sketch-filer. Du kan også konvertere dine dokumenter til PPT’er uden at bruge et tredjepartsprogram.
• Du kan vælge en skabelon til dit projekt fra det store skabelonbibliotek på Dropbox Paper. Der er adskillige skabeloner til brainstorming, produktlanceringer, produktspecifikationer, fejlsporingsprojekter og mere.
• Dropbox Paper kommer med mulighed for at forbinde din kalender med platformen. Hele din arbejdsplan bliver synkroniseret på platformen. Papir tilpasser sig derefter og giver adgang til dagsordener, baggrundsdokumenter, opgavetildelinger og mødebegivenheder direkte gennem applikationen.
• Mobilapplikationen giver dig mulighed for at tage billeder ved hjælp af kameraet og give feedback.

Google Docs

Google Docs er et tekstbehandlingssoftware fra Google, som bruger en anden tilgang til tekstbehandling. De fleste tekstbehandlingsprogrammer som Word og Open Office forblev offline værktøjer, der var lokale programmer gemt på en pc. På den anden side er Google Docs en cloud-baseret tekstbehandling, der har brug for onlineforbindelse for at køre.

At vælge onlineruten åbner en ny verden af ​​innovationer for et tekstbehandler-lignende teamsamarbejde. Dokumenter giver dig mulighed for at dele et dokument med andre medlemmer, hvilket gør det til en go-to-platform for grundlæggende teamsamarbejde. Bemærk venligst, at Docs hovedsagelig er et tekstbehandlingsprogram, og du vil ikke få skræddersyede funktioner som andre lister i artiklen. Når det er sagt, er Docs stadig en god mulighed for teamsamarbejder, primært hvis du bruger det som din primære tekstbehandler.

Nogle fordele ved at bruge Google Docs:

• Google Docs sender en notifikation som en e-mail, når et dokument bliver delt med dig.
• Medlemmer behøver ikke tilmelde sig, især for Docs; at have en Google-konto er nok til at bruge platformen.
• Du kan se de seneste revisioner af et dokument og de medlemmer, der har lavet justeringerne.
• Du kan problemfrit importere alle væsentlige formater af word-dokumenter på Docs.
• Synkroniseringsfunktionen i realtid sikrer, at du aldrig mister nogen data under en netværksafbrydelse.

Hvis du ender med at bruge Google Workspace til din virksomhed, vil du måske tjekke denne software for at gøre e-mail til en kraftfuld helpdesk.

Bit

Bit er ikke en almindelig tekstbehandler; i stedet henvender det sig overvejende til teamsamarbejdsprojekter. Du kan oprette hurtige dynamiske noter, dokumenter, wikier, vidensbaser, projekter, kundeleverancer, tekniske dokumenter og mere ved at bruge kraftfulde administrationsværktøjer på Bit. Desuden kan du oprette separate arbejdsrum til alle dine projekter.

At samarbejde om Bit er effektivt og hjælper dig med at bevare gennemsigtigheden mellem forskellige teammedlemmer.

Nogle fordele ved at bruge Bit:

• Workspace-funktionen på Bit lader dig organisere dine projekter, kunder og teams. Du kan også flytte dokumenter mellem forskellige arbejdsområder, hvilket eliminerer besværet med at uploade den samme fil flere gange.
• Omtalefunktionen ved hjælp af “@” er en stor effektivitetsforstærker, mens du arbejder i teamsamarbejder.
• Bit kommer med en minimalistisk, men innovativ editor, der lader dig nemt oprette dokumenter. Effektiviteten øges yderligere ved at koble editoren og samarbejdsfunktionerne i realtid.
• Du kan tilføje visuelle weblinks, rige medier, videoer, grafik, designs, indlejringer, indlæg på sociale medier, undersøgelser og meget mere lige ind i editoren.
• Bit giver dig også funktionen til at spore engagementet af de dokumenter, du har delt. Disse indsigter er en fantastisk måde at forbedre dine dokumenter og få mere trækkraft.
• Du kan gemme alle dine væsentlige filer på Bit for at forbedre løsningens anvendelighed på tværs af platforme.

Sammenløb

Sammenløb er et delt arbejdsområde, der lader teams samarbejde, organisere og udgive effektivt. Det er åbent og samarbejdende, og hjælper dit team med at få deres bedste arbejde frem sammen. Det bliver ofte svært at spore redigeringer, kommentarer eller tilbagemeldinger lavet af andre teammedlemmer, men denne platform løser problemet. Du får en universel søgemulighed, der lader dig søge i hele arbejdsområdet og finde matchende information.

Nogle fordele ved at bruge denne platform inkluderer:

• Confluence lader dig integrere applikationer fra Atlassian Marketplace. Atlassian Marketplace er hjemsted for mere end 3.000 applikationer, som du kan tilføje til platformen.
• Platformen er tilgængelig på flere platforme som Android, iOS og internettet.
• Det tilbyder førsteklasses Jira-integration direkte ind i platformen.
• Du får fantastiske organisatoriske funktioner, og den universelle søgemulighed er en stor dealbreaker.
• Der er masser af smukke skabeloner til marketing, produkt, HR og mere i skabelonbiblioteket.
• Du får problemfri integration med populære platforme som Trello, Slack, Microsoft Office, Invision, Dropbox, Google Drive og mere.
• Confluence-websteder følger privatlivskontrol og industriverificerede standarder for datakryptering.

Microsoft Word

Microsoft Word har været et synonym for tekstbehandlingssoftware i temmelig lang tid. Word har altid været førende i branchen med at levere en forenklet, men alligevel kraftfuld tekstbehandlingsløsning. Alligevel har Microsoft taget softwaren til et højere niveau ved at introducere funktioner til teamsamarbejde. Den seneste version af Word indeholder en masse funktioner som:

• Du får funktionen til at omdanne dokumenter til websider uden at bruge nogen tredjepartsapplikation.
• Du kan nemt dele et dokument med teammedlemmer ved hjælp af realtidsdelingsfunktionen i Word.
• Word kommer med en indbygget oversætter, som er særlig nyttig, når du arbejder med medlemmer fra forskellige kulturelle baggrunde.
• Du kan tilføje 3D-modeller direkte til dine dokumenter ved hjælp af Word.
• Synkroniseringsfunktionen i realtid sikrer, at du aldrig mister dine dokumenter.
• Word er nu tilgængeligt på Android, iOS, Web og Windows, hvilket letter arbejdsgange på tværs af platforme.

Begreb

Du forventede det her, ikke?

Begreb er den mest funktionelle og brugervenlige platform til teamsamarbejde på denne liste. Platformen lader virksomheder strømline deres operationer for at sætte mål, spore workflow-status, kundeemnestyring og mere gennem ét centraliseret værktøj. Den kommer med en træk-og-slip-grænseflade til at hjælpe dig med at organisere, omarrangere og udvikle nye ideer eller planer.

Notion kommer med betydelige fordele for teamsamarbejde, såsom:

• Notion lader virksomheder skabe og vedligeholde en videnbase for adskillige opgaver som projektvejledninger, kodningsinstruktioner, HR-arbejdsgange og mere.
• Platformen kommer med en indbygget kalender og Kanban-tavler, som teammedlemmer kan bruge til at lave hurtige noter og spore deres fremskridt.
• Teammedlemmer kan tilføje kommentarer til opgaver og projekter for bedre kommunikation og gennemsigtighed.
• Du kan bruge Notions API til at integrere deres systemer med forskellige tredjepartsapplikationer såsom Slack, Figma og Invision.
• Oprettelse af huskelister, forberedelse af mødenotater og opsætning af ugentlige dagsordener bliver overdrevent let ved at bruge den forenede platform.

Du kan også bruge Notion på dit brugerdefinerede domæne. Men hvis du af en eller anden grund ikke er tilfreds, kan du prøve den ovennævnte online docs-software til samarbejde som et Notion-alternativ.

Sidste bemærkning 👩‍💻

Online teamsamarbejder skaber effektivt projekter og undgår samtidig ulemperne ved konventionel udvikling som kontorrejsetider og faste arbejdstider. Brug af et onlinedokument er nødvendigt for at organisere din arbejdsgang, sætte dagsordener og meget mere.

Platforme som Notion, Monday og Paper henvender sig specielt til team-relaterede projekter med deres specialiserede funktioner. Disse platforme er også perfekte til virksomheder af enhver art og enkeltpersoner.

Google Docs, Word og Zoho er tekstbehandlingssoftware, der tillader samarbejde i realtid. Når det er sagt, kommer disse applikationer ikke med organisatoriske funktioner som andre værktøjer på denne liste.

Udforsk derefter nogle af de bedste online-regneark til din virksomhed.