Microsoft Teams er et fremragende værktøj til møder, men for mange brugere er et møde blot et videoopkald. Det er først, når de skal foretage videoopkald, og de står over for de forskellige begrænsninger, der følger med simple videoopkaldsværktøjer, at de forstår, at der er behov for en mere sofistikeret løsning som Microsoft Teams.
Indholdsfortegnelse
5 bedste Microsoft Teams-funktioner
Hvis du har hørt meget om Microsoft Teams, men ikke er sikker på, hvilke funktioner det har, der gør det bedre end andre onlinemødeværktøjer, så gå gennem listen nedenfor for at finde ud af det.
1. Mødeplanlægning og invitationer
Ad hoc møder er nemme at holde i alle online mødeværktøjer, men planlægningen er mere avanceret. Når der er planlagt et onlinemøde, er tidspunkt og dato ikke de eneste oplysninger, der skal deles. Et link til mødet, som brugerne kan klikke på, skal også deles.
I teorien kan du sikkert dele linket til et møde, når det er tid til det starter, men det er kedeligt, og det vil tage tid fra mødet. Med Microsoft Teams kan du oprette en invitation og sende den til alle. Denne invitation kan opdateres, når du har brug for det, og den vil indeholde et link til mødet. Det eneste, brugerne skal gøre, er at klikke på knappen Deltag.
2. Bryggerum
Breakout rooms er en relativt ny funktion i Microsoft Teams. Gruppelokaler oprettes ud fra et møde, der allerede er i gang, og deltagerne er en delmængde af alle deltagere i mødet.
Breakout-rum giver alle mødedeltagere mulighed for at forblive i mødet, men at oprette deres egne separate undermøder under det. De kan flytte mellem forskellige lokaler og tilbage til hovedmødet efter behov.
Tænk på det som at have et stort møde, hvor medlemmerne deler sig op i mindre grupper for at diskutere noget og af og til kommer tilbage for at slutte sig til andre. Breakout rooms er en virtuel version af denne øvelse.
3. Præsentationstilstand: skærmdeling og anmodningskontrol
De fleste videoopkaldsværktøjer tillader skærmdeling, selv dem, der kører på mobile platforme, men deling af en skærm er ofte ikke nok i et møde.
Microsoft Teams har en sofistikeret præsentationstilstand, der giver brugerne mulighed for at præsentere en PowerPoint-præsentation, se deres diasnoter og kontrollere, hvilke dias en bruger kan se og navigere til under præsentationen.
Skærmdelingstilstanden giver brugerne mulighed for at anmode om kontrol og fjernstyre den anden brugers skærm eller den app, de deler. Ud over at anmode om kontrol, kan en oplægsholder også frivilligt overdrage kontrollen til en bruger via Grant Access-funktionen.
4. Baggrunde og baggrundssløring
Hvis du ikke har et kontor sat op derhjemme, eller du vil blokere andre personer i baggrunden under et videoopkald, vil sløring af baggrunden eller tilføje en tilpasset baggrund gøre jobbet.
Microsoft Teams leverer denne funktion indbygget, og den er fremragende. Den kan registrere en person nøjagtigt, isolere dem fra deres baggrund og sløre den eller erstatte den helt. Funktionen er kun tilgængelig på desktop-apps og ikke Microsoft Teams-webappen.
5. Optagelser & transskriptioner
Møder afholdt i det virkelige liv, dvs. med medlemmer, der alle er fysisk til stede i et lokale, organiseres omkring dagsordener og følges op med møder. Med onlinemøder er der ingen grund til at stoppe med at bruge nogen af disse værktøjer, hvis det hjælper senere.
Microsoft Teams giver ikke kun brugere mulighed for at optage et møde, det kan også generere en transskription til mødet. Indrømmet, denne særlige funktion kræver en virksomhedslicens, men udskriften er ret nøjagtig, og ingen skal manuelt oprette den.
Konklusion
Dette er en kort liste over Microsoft Teams-funktioner til møder. Møder er kun en del af appen; det tilbyder også vagtplanlægning, en omfattende opkaldsløsning og en fremragende samarbejdsopsætning. Du kan finde mødeværktøjer, der tilbyder lignende eller nogenlunde sammenlignelige funktioner som Microsoft Teams, men alternativerne er normalt mødecentrerede og har ikke meget andet at tilbyde udenfor webkonferencer.