Hvis du har brugt Microsoft Planner, vil du vide, at der er mere i programmet, end du kan se. Her er nogle funktioner, tips og tricks til at gøre dig fra en Microsoft Planner-begynder til en Planner-mester.
Indholdsfortegnelse
Føj emojis til dine opgavetitler
Ord er gode, men nogle gange er emojis bedre. Du kan tilføje emojis hvor som helst i en opgave, men for at få hjælp til et “øjeblik” er det bedste sted i opgavetitlen.
Tryk på Windows-tasten+. (punktum) for at åbne emoji-vælgeren (Command+Control+Space på en Mac) og vælg derefter din emoji.
At have emojien kan være rigtig nyttig til tilbagevendende opgaver eller opgaver af en bestemt type. Du kan visuelt se, hvad det er for en opgave uden at skulle læse teksten.
Emojis kan også føjes til bucket-titlerne, hvilket er nyttigt for planer, der har buckets til specifikke job, såsom grafisk design, kommunikation, test osv. Eller du kan tilføje emojis for at gøre det klart, hvad hver bucket repræsenterer.
Lige meget hvad du skal bruge dem til, kan du tilføje emojis til dine titler for bedre forståelse og en mere visuel tilgang.
Tilføj vedhæftede filer, tjeklister og noter til fliserne
Tilføjelse af emojis hjælper med at vise, hvad en opgave er, men det hjælper ikke med at vise, hvordan opgaven skrider frem, eller hvad der skal gøres.
Enhver vedhæftet fil, tjekliste eller notetekst, som du har tilføjet til opgaven, kan vises på flisen for at gøre det nemmere at se, hvad der foregår.
Åbn Planner-opgaven, og vælg “Vis på kort” ud for det element, du vil vise på flisen.
Du kan kun vælge én af de tre, men du kan til enhver tid ændre dit valg. Uanset hvad du har aktiveret vil være synligt på flisen.
Kopier en enkelt opgave eller en hel plan
Har du en enkelt opgave, som du skal genskabe? Lad være med at omskrive den samme opgave flere gange, bare kopier den.
Åbn den opgave, du vil kopiere, klik på menuikonet med tre prikker øverst til højre, og vælg derefter knappen “Kopiér opgave”.
Vælg elementerne i den opgave, du vil kopiere, og klik derefter på “Kopier”.
Du har nu en kopi, som du kan bruge til at oprette nye opgaver. Dette er fantastisk til lignende opgaver, du skal tildele til forskellige mennesker, uanset om det er en opgave med de samme instruktioner, såsom at organisere et en-til-en møde med din chef, eller en opgave, som en anden person udfører hver dag.
Hvis du bruger en hel masse lignende opgaver gentagne gange – som et sæt opgaver, du laver for hvert projekt eller et bestemt antal ugentlige opgaver – kan du kopiere en hel plan.
Klik på menuikonet med tre prikker øverst i planen, og vælg derefter knappen “Kopiér plan”.
Den nye plan vil bruge det samme navn som kildeplanen, men foranstillet med “Kopi af.” Skift det til det navn, du ønsker, vælg, om det skal være offentligt tilgængeligt for alle i din organisation, og klik på “Kopiér plan”.
Efter et par sekunder vil din nye plan være synlig i sektionen “Seneste planer” på sidebjælken.
Alt vil blive kopieret, undtagen:
Planbeskrivelse
Plan medlemmer
Planlæg favoritstatus
Opgavevedhæftede filer
Opgaveopgaver
Opgavefremskridt
Opgavedatoer
Opgavekommentarer og aktivitet
Dette fungerer rigtig godt for skabelonplaner, hvor du har brug for en frisk version med jævne mellemrum.
Træk mellem spande for at redigere opgaver
Som standard er dine opgaver grupperet i de buckets, du bruger: To-Do, Igangværende, Done, eller hvilke andre buckets du har oprettet. Planner giver dig også mulighed for at gruppere opgaver baseret på egenskaber, såsom forfaldsdato, tildelt, prioritet og mere.
Vi har dækket gruppering i forskellige spande før, men her er en hurtig opsummering.
For at ændre dine opgavegrupperinger skal du klikke på knappen “Grupper efter spand” øverst til højre i Microsoft Planner-grænsefladen.
Vælg en anden ejendom at gruppere dine opgaver efter, og de vil automatisk omarrangere. Hvis du f.eks. vælger “Prioritet”, vil dine opgaver blive grupperet i nye prioritetsområder.
Du kan trække og slippe opgaver mellem disse buckets for at ændre egenskaberne. Er du begyndt at teste og fundet nogle problemer? Intet problem, grupper efter “Progress”, og træk de opgaver, du testede, tilbage til kolonnen “I Progress”. Gruppér derefter efter “Tildelt til”, og træk opgaver ind i den tildelte modtager, der skal løse problemerne, eller ind i “Ikke-tildelt”, hvis nogen kan hente dem.
Denne proces er meget hurtigere og meget mere intuitiv end møjsommeligt at åbne hver opgave og redigere hvert felt.
Tilføj opgaver og skift datoer i skemavisningen.
Hvis du kan lide at se dine opgaver efter forfaldsdato, skal du klikke på muligheden “Schedule” øverst i planen.
Dette åbner en kalendervisning over alle dine opgaver. Du kan tilføje nye opgaver, trække opgaver til forskellige dage for at give dem nye forfaldsdatoer eller flytte opgaver fra kalenderen for at fjerne forfaldsdatoen helt.
Tidsplanen viser den aktuelle måned som standard, men du kan klikke på knappen “Uge” for at vise en ugevisning i stedet.
Planlægningsvisningen er den bedste måde i Microsoft Planner at få et fugleperspektiv over alt, hvad du skal gøre. Det er meget nemmere at forstå din arbejdsbyrde, når du kan se den visuelt.
Uanset om du ser efter uge eller måned, kan du trække og slippe enhver opgave til en ny dato for at ændre forfaldsdatoen.
Du kan også trække enhver opgave fra listen “Uplanlagte opgaver” til kalenderen for at give den en forfaldsdato.
Omvendt kan du også trække en opgave fra kalenderen til listen “Uplanlagte opgaver” for at fjerne dens forfaldsdato.
Tilføj nye opgaver ved at klikke på knappen “Tilføj opgave” eller ved at klikke på plustegnet (+) på en hvilken som helst dato, hvilket automatisk vil indstille forfaldsdatoen for opgaven til at være denne dato.
Planlægningsvisningen giver dig et andet perspektiv på dine opgaver, samt giver dig et intuitivt overblik over, hvor meget arbejde der venter.
Se alle vedhæftede filer i Planner File Store
Over tid kan en plan have masser af vedhæftede filer, uanset om de er billeder, dokumenter, regneark eller noget andet. Hvis du vil finde en vedhæftet fil igen, kan du se på dem i fillageret.
Klik på menuikonet med tre prikker øverst i planen, og vælg indstillingen “Filer”.
Dette åbner en ny fane i din browser, som viser SharePoint-webstedet, der gemmer alle filerne fra dine opgaver.
Du tilføjer, redigerer eller sletter filer, men vær advaret, hvis du sletter en fil herfra, vil den blive slettet fra din plan. Men hvis du har masser af vedhæftede filer i dine opgaver, og du skal finde en hurtigt, er det sådan, du gør.
Med disse tips og tricks er du godt på vej til at vide alt, hvad du behøver for at blive en Microsoft Planner-mester.