Hvis du har brug for at manipulere data i Google Sheets, kan QUERY-funktionen hjælpe! Det bringer kraftfuld søgning i databasestil til dit regneark, så du kan slå op og filtrere dine data i ethvert format, du kan lide. Vi guider dig igennem, hvordan du bruger det.
Indholdsfortegnelse
Brug af QUERY-funktionen
QUERY-funktionen er ikke så svær at mestre, hvis du nogensinde har interageret med en database ved hjælp af SQL. Formatet af en typisk QUERY-funktion ligner SQL og bringer kraften ved databasesøgninger til Google Sheets.
Formatet på en formel, der bruger QUERY-funktionen, er =QUERY(data, forespørgsel, overskrifter). Du erstatter “data” med dit celleområde (f.eks. “A2:D12” eller “A:D”) og “forespørgsel” med din søgeforespørgsel.
Det valgfrie “headers”-argument angiver antallet af overskriftsrækker, der skal inkluderes øverst i dit dataområde. Hvis du har en header, der spredes over to celler, som “First” i A1 og “Name” i A2, vil dette angive, at QUERY bruger indholdet af de to første rækker som den kombinerede header.
I eksemplet nedenfor indeholder et ark (kaldet “medarbejderliste”) i et Google Sheets-regneark en liste over medarbejdere. Det inkluderer deres navne, medarbejder-id-numre, fødselsdatoer, og om de har deltaget i deres obligatoriske medarbejdertræningssession.
På et andet ark kan du bruge en QUERY-formel til at trække en liste over alle medarbejdere, der ikke har deltaget i den obligatoriske træningssession. Denne liste vil indeholde medarbejder-id-numre, fornavne, efternavne og om de deltog i træningssessionen.
For at gøre dette med dataene vist ovenfor, kan du skrive =QUERY(‘Staff List’!A2:E12, “SELECT A, B, C, E WHERE E = ‘No'”). Dette forespørger dataene fra område A2 til E12 på arket “Personalliste”.
Som en typisk SQL-forespørgsel vælger QUERY-funktionen de kolonner, der skal vises (SELECT) og identificerer parametrene for søgningen (WHERE). Det returnerer kolonne A, B, C og E, og giver en liste over alle matchende rækker, hvor værdien i kolonne E (“Deltaget træning”) er en tekststreng, der indeholder “Nej”.
Som vist ovenfor har fire medarbejdere fra den indledende liste ikke deltaget i en træningssession. QUERY-funktionen gav disse oplysninger samt matchende kolonner for at vise deres navne og medarbejder-id-numre på en separat liste.
Dette eksempel bruger et meget specifikt udvalg af data. Du kan ændre dette for at forespørge på alle data i kolonne A til E. Dette vil tillade dig at fortsætte med at tilføje nye medarbejdere til listen. QUERY-formlen, du brugte, opdateres også automatisk, hver gang du tilføjer nye medarbejdere, eller når nogen deltager i træningssessionen.
Den korrekte formel for dette er =QUERY(‘Personalliste’!A2:E, “Vælg A, B, C, E WHERE E = ‘Nej'”). Denne formel ignorerer den indledende “Medarbejder”-titel i celle A1.
Hvis du tilføjer en 11. medarbejder, der ikke har deltaget i uddannelsen, til den indledende liste, som vist nedenfor (Christine Smith), opdateres QUERY-formlen også og viser den nye medarbejder.
Avancerede QUERY-formler
QUERY-funktionen er alsidig. Det giver dig mulighed for at bruge andre logiske operationer (som OG og ELLER) eller Google-funktioner (som COUNT) som en del af din søgning. Du kan også bruge sammenligningsoperatorer (større end, mindre end og så videre) til at finde værdier mellem to figurer.
Brug af sammenligningsoperatører med QUERY
Du kan bruge QUERY med sammenligningsoperatorer (som mindre end, større end eller lig med) til at indsnævre og filtrere data. For at gøre dette tilføjer vi en ekstra kolonne (F) til vores “Medarbejderliste”-ark med antallet af priser, hver medarbejder har vundet.
Ved at bruge QUERY kan vi søge efter alle medarbejdere, der har vundet mindst én pris. Formatet for denne formel er =QUERY(‘Personalliste’!A2:F12, “VÆLG A, B, C, D, E, F WHERE F > 0”).
Dette bruger en større end sammenligningsoperator (>) til at søge efter værdier over nul i kolonne F.
Eksemplet ovenfor viser funktionen QUERY returnerede en liste over otte medarbejdere, der har vundet en eller flere priser. Ud af 11 i alt ansatte har tre aldrig vundet en pris.
Brug AND og OR med QUERY
Indlejrede logiske operatorfunktioner som AND og OR fungerer godt i en større QUERY-formel for at tilføje flere søgekriterier til din formel.
En god måde at teste OG er at søge efter data mellem to datoer. Hvis vi bruger vores medarbejderlisteeksempel, kunne vi liste alle medarbejdere født fra 1980 til 1989.
Dette drager også fordel af sammenligningsoperatorer, såsom større end eller lig med (>=) og mindre end eller lig med (
Formatet for denne formel er =QUERY(‘Personalliste’!A2:E12, “VÆLG A, B, C, D, E WHERE D >= DATO ‘1980-1-1’ og D
Som vist ovenfor opfylder tre medarbejdere, der er født i 1980, 1986 og 1983, disse krav.
Du kan også bruge OR til at producere lignende resultater. Hvis vi bruger de samme data, men skifter datoerne og bruger OR, kan vi ekskludere alle medarbejdere, der er født i 1980’erne.
Formatet for denne formel ville være =QUERY(‘Personalliste’!A2:E12, “VÆLG A, B, C, D, E WHERE D >= DATO ‘1989-12-31’ eller D
Af de oprindelige 10 ansatte er tre født i 1980’erne. Eksemplet ovenfor viser de resterende syv, som alle er født før eller efter de datoer, vi ekskluderede.
Bruger COUNT med QUERY
I stedet for blot at søge efter og returnere data, kan du også blande QUERY med andre funktioner, såsom COUNT, for at manipulere data. Lad os sige, at vi ønsker at rydde et antal af alle medarbejdere på vores liste, som har og ikke har deltaget i den obligatoriske træningssession.
For at gøre dette kan du kombinere QUERY med COUNT som denne =QUERY(‘Staff List’!A2:E12, “SELECT E, COUNT(E) group by E”).
Med fokus på kolonne E (“Deltog i træning”), brugte QUERY-funktionen COUNT til at tælle antallet af gange, hver type værdi (en “Ja” eller en “Nej” tekststreng) blev fundet. Fra vores liste har seks medarbejdere gennemført uddannelsen, og fire har ikke.
Du kan nemt ændre denne formel og bruge den med andre typer Google-funktioner, såsom SUM.