En kommasepareret værdi (CSV) indeholder data adskilt af kommaer (og nogle gange andre tegn) og bruges generelt til at udveksle data fra en applikation til en anden. Hvis du har en liste over data i et Word-dokument, kan konvertering af den til en CSV-fil hjælpe dig med at få den ind i andre apps.
Lad os sige, at du har holdt alle dine e-mail-kontakter organiseret i en Word-fil, og du gerne vil lade en online ansøgning rydde op for dig. Du skal sandsynligvis bruge en CSV-fil for at opnå dette. Faktisk understøtter flere af disse programmer, du finder online, muligvis kun CSV-filer, fordi filen fungerer på tværs af Mac-, Windows- og Linux-platformene. Ret effektivt.
Gå videre og åbn Word-filen, der indeholder de data, der skal importeres. I dette eksempel vil vi vise en meget lille e-mail-liste.
Som du kan se, er alle vores data adskilt af kommaer og er på separate linjer, svarende til række-/kolonnestrukturen, du finder i Excel. Strukturen af en CSV-fil kan blive en smule kompliceret, men dette er et meget grundlæggende eksempel.
Når du er klar, skal du klikke på fanen “Filer” øverst til venstre i vinduet.
Vælg “Gem som” i ruden i venstre side.
Vælg filtypen “Almindelig tekst” fra listen over muligheder. Dette vil gemme din fil som en TXT-fil. Klik på “Gem”.
Når du har gemt, vil du modtage en advarselsmeddelelse om, at lagring som en tekstfil vil medføre, at formatering, billeder og objekter i din fil går tabt. Med en simpel fil som denne har vi intet at bekymre os om. Lad alt være som det er, og klik på “OK”.
Lad os nu åbne Microsoft Excel. Når du åbner Excel, skal du vælge “Åbn” i venstre rude.
Find den seneste fil, som vi gemte som en TXT-fil. Bemærk, at du muligvis skal vælge “Tekstfil” fra rullemenuen filtypetype, når du browser, ellers vises filen ikke. Som standard vil Excel kun vise Excel-filer.
Når du har valgt filen og klikket på “Åbn”, vises vinduet med guiden Tekstimport. Her skal du sikre dig, at indstillingen “Afgrænset” er valgt. Du kan også vælge den række, hvor dine data begynder. Vi beholder vores på første række. Når du er klar, skal du klikke på “Næste”.
I det næste vindue skal du sørge for at vælge “Komma” i afsnittet Afgrænsere. Du vil bemærke en ændring i forhåndsvisningsvinduet. Når du er klar, skal du klikke på “Næste”.
I det sidste vindue skal du angive kolonnedataformatet. Vi overlader vores til “Generelt”, men afhængigt af hvilken type data du importerer, vil du måske vælge en anden mulighed. Når du er klar, skal du klikke på “Udfør”.
Vores data skulle nu være vellykket importeret og pænt organiseret i Excel!
Nu er der kun tilbage at gemme filen som en CSV-fil. Gå over til fanen “Filer”.
Vælg “Gem som” i venstre rude.
I filtypefeltet har du sikkert bemærket, at der er tre forskellige typer CSV-filer. De er som følger:
CSV UTF-8
CSV (Macintosh)
CSV (MS-DOS)
Der er meget lille forskel mellem den første og den tredje mulighed. Du vil vælge den anden mulighed, hvis du er en Mac-bruger. I dette eksempel vil vi dog vælge “CSV (MS-DOS)”-indstillingen.
Nu er der kun tilbage at klikke på “Gem”. Du har nu konverteret din Word-fil til en CSV-fil.