Microsoft Planner er ret enkel at bruge, men nogle af dens mere nyttige funktioner er ikke i centrum. Hvis du bare opretter og flytter opgaver, er her seks måder at få lidt mere ud af Planner på. Her er alt, hvad du behøver at vide.
Indholdsfortegnelse
Få meddelelser om opgaver
Hvis du allerede har tilsluttet Planner til din Outlook, vil du allerede modtage meddelelser om forfaldsdatoer. Men hvis du ikke har – eller hvis du vil vide, hvornår elementer er blevet tildelt dig – er der en ekstra notifikationsfunktion.
Klik på gearet Indstillinger øverst til højre på Microsoft Planner og vælg derefter indstillingen “Meddelelser”.
Dette åbner panelet med meddelelsesindstillinger. Vælg en af meddelelsespræferencerne, og vælg derefter knappen “Gem”.
Hvis du vælger “Nogen tildeler mig en opgave”, vil dette advare dig via e-mail, Microsoft Teams (hvis du har Teams) og med mobile push-meddelelser (hvis du har installeret mobil app, som vi viser dig senere i denne artikel). Denne funktion er meget nyttig, når du arbejder i et team, selvom det kun er dig og din partner, der bruger Planner til at ordne opgaverne.
Hvis du ikke allerede har tilsluttet Planner til din Outlook, vil valgmuligheden “En opgave, der er tildelt mig, er forsinket, forfalder i dag eller inden for de næste 7 dage”, give dig besked via e-mail, hvis du er forsinket med dine opgaver. Denne funktion fungerer rigtig godt, men den er vedholdende til at fortælle dig, at en opgave er forsinket. Dette kan være fantastisk, hvis du kæmper for at lave deadlines og har brug for påmindelser, men det kan også være for meget, hvis det får dig til at føle dig demotiveret.
Vi er fans af systemer, der hjælper dig med at få tingene gjort, så vi foretrækker sidstnævnte mulighed, men dette valg er bestemt en personlig præference.
Tilføj en plan til dine favoritter
Når du begynder at bruge Planner, vises dine planer i sektionen “Seneste planer” på sidebjælken.
Hvis du kun har en eller to planer, er det fint, men hvis du har flere planer – og især hvis du er i et virksomhedsmiljø, hvor folk kan tilføje dig til planer uventet – kan afsnittet “Seneste planer” blive uhåndterligt ret hurtigt .
Du kan tilføje planer til sektionen “Favoritter” på sidebjælken i stedet for. Dette giver dig kontrol over, hvilke planer du ser, hvilket gør det meget nemmere at finde dine vigtige planer.
For at flytte en plan til sektionen Favoritter skal du klikke på stjerneikonet ud for planens navn.
Dette vil øjeblikkeligt flytte din plan til sektionen Favoritter i sidebjælken.
For at fjerne en plan fra dine favoritter skal du klikke på stjerneikonet igen, og planen vil flytte tilbage til sektionen Seneste planer.
Skift opgavegrupperinger
Som standard er dine opgaver grupperet i de buckets, du bruger: To-Do, I gang, Done, og hvilke andre buckets du har oprettet. Dette er dog ikke den eneste måde at gruppere dine opgaver på, så Planner giver dig mulighed for at gruppere opgaver baseret på deres egenskaber, såsom forfaldsdato, tildelt, prioritet og mere.
For at ændre dine opgavegrupperinger skal du klikke på knappen “Grupper efter spand” øverst til højre i grænsefladen.
Vælg en anden ejendom at gruppere dine opgaver efter, og de vil automatisk omarrangere. For eksempel, hvis du vælger “Prioritet”, vil dine opgaver blive grupperet i nye Prioritets-bøtter.
For at gå tilbage til at se dine opgaver i de originale buckets, skal du blot klikke på “Grupper efter” og vælge “Bucket”.
Denne funktion er virkelig nyttig til at se opgaver i datorækkefølge, eller, hvis du arbejder i et team, efter tildelt, så du kan se, hvem der er overbelastet, og hvem der ikke har nok arbejde. Hvis du bruger det farvede etiketsystem til at spore et projekt, kan dette vise dig alle opgaverne for det pågældende projekt blot ved at vælge at gruppere efter etiketter.
Filtrer opgaverne efter specifikke egenskaber
Gruppering er en måde at organisere dine opgaver på, men du kan også filtrere dem for at vise netop de opgaver, du vil se. I en teamplan er dette nyttigt for kun at se de opgaver, der er tildelt dig, eller blot opgaverne for en specifik etiket.
For at filtrere opgaverne skal du klikke på “Filter” øverst til højre.
Klik på et af ejendomsnavnene for at vælge en værdi at filtrere efter. Vi vil filtrere på værdien “Haster” i egenskaben Prioritet.
Planen vil nu kun vise de opgaver, der har en prioritet på “Haster”.
Du kan anvende lige så mange filtre, som du vil på samme tid, så du kan filtrere efter Hasteopgaver med en gul etiket tildelt Jane og for eksempel i næste uge.
Hvis egenskaberne ikke er specifikke nok, kan du også filtrere på søgeord i opgaverne.
Dette vil vise enhver opgave, der har nøgleordet hvor som helst i titlen. For at rydde filteret skal du klikke på “Filter” igen og derefter vælge knappen “Slet”.
Jo flere opgaver i din planlægger, jo mere nyttig bliver filtrering.
Generer statistik om din plan
Hvis du er en leder, der har brug for at rapportere om dit teams arbejde, ved du vigtigheden af statistik. Planner giver nogle grundlæggende diagrammer til at hjælpe dig med at forstå den aktuelle tilstand af din plan på en måde, der gør det nemt at rapportere.
For at få adgang til Planner-diagrammerne skal du klikke på Diagrammer øverst i planen.
Dette giver dig nogle visuelle repræsentationer af planen, som den er i øjeblikket.
Det giver dig også en opdeling af opgaver baseret på prioritet og tildelt længere nede på siden. Disse diagrammer er nyttige til et vist punkt, men de er ikke særlig detaljerede eller kan tilpasses. Til det skal du eksportere din plan til Excel, hvor du selv kan lave diagrammet, eller tilslutte regnearket til et værktøj som f.eks. Power BI at tegne statistikken for dig.
For at eksportere planen skal du klikke på de tre prikker øverst i planen og derefter vælge “Eksportér plan til Excel”.
Dette vil oprette et regneark, der indeholder et øjebliksbillede af dataene om planen og opgaverne, som du kan bruge til at skabe visuelle repræsentationer af din plan ved hjælp af det værktøj, du ønsker.
Installer Planner Mobile App
Hvis du vil være i stand til at tjekke dine planer på farten, skal du bruge Planner mobil app. Microsoft har gjort det meget nemt at få det uden at skulle gå til din app store; klik blot på linket “Hent Planner-appen” nederst i sidebjælken.
Dette åbner et panel, hvor du kan indtaste dit telefonnummer. Microsoft sender derefter et downloadlink til den korrekte app-butik. Hvis du ikke vil bruge dit telefonnummer – eller det er en tablet, der ikke har et telefonnummer – kan du angive en e-mailadresse i stedet for.
Installer appen som normalt, og nu vil du kunne holde øje med dit arbejde uden at skulle slæbe en bærbar med dig.