I dagens forretningsverden skal alle, der ejer en virksomhed, grundigt forstå regnskab. At have et solidt kendskab til regnskab får den enkelte til at realisere virksomhedens præstationer.
Regnskab er en proces med at identificere, analysere, registrere og kommunikere de nødvendige oplysninger om virksomhedens økonomiske situation. Og til gengæld at hjælpe virksomhedens beslutningstagere med at træffe kloge beslutninger.
Før vi taler om de gyldne regler for regnskab, lad os lede dig gennem nogle grundlæggende udtryk. De er som følger:
Enhed er defineret som en økonomisk enhed, der adskiller regnskabsføringen af visse transaktioner fra andre enheder. Hovedtyperne af enheder er – partnerskab, selskab og enkeltmandsvirksomhed.
Transaktion: En transaktion er en lejlighed, hvor en værdi udveksles mellem to eller flere enheder. Det kan dreje sig om at købe, modtage penge, betale en kreditor osv. Det kan være en kredit- eller kontanttransaktion.
Kredit: Forkortet Cr, kreditter er regnskabsposter, der sænker aktiver eller øger forpligtelser. En kredit er ydelse af et forskud eller forskud på varer, tjenesteydelser eller penge.
Debet: Forkortet Dr., debet er en regnskabspostering, der tjener til at hæve et aktivs værdi eller sænke en forpligtelse. En debet er fjernelse af varer, tjenester eller penge fra kontoen hos den virksomhedsenhed, der er en debitor.
Udgifter: En virksomheds udgifter er prisen på de aktiver eller tjenester, der er brugt i en regnskabsperiode. Afskrivninger, løn, husleje, lys & vand, telefon og andre almindelige udgifter er et par eksempler.
Tab er forskellen mellem en periodes udgifter og tilhørende indtægter. Eller med andre ord som summen af tabte penge eller omkostninger, der er påløbet uden fortjeneste i bytte. For eksempel penge eller genstande stjålet og mistet eller en brandulykke.
Gevinst: En gevinst er defineret som en stigning i værdien af et aktiv. Fortjeneste eller gevinst opstår, når den aktuelle pris på et ejet aktiv er højere end den oprindelige købspris.
Andre standardbegreber i regnskab er aktiver, revision, balance, budgettering, pengestrøm, udbytte, egenkapital og mere.
Da vi nu har en grundlæggende idé om det, lad os nu introducere dig til de tre gyldne regler for regnskab, dets betydning, klassificering og mere.
Indholdsfortegnelse
Hvorfor har vi brug for regler i regnskabet?
Uden specifikke regler kan journalposteringer ikke registreres. De “gyldne regnskabsregler” er retningslinjerne for systematisk eller kronologisk registrering af journalposter eller transaktioner. For at bestå de journalposter, der er nødvendige for nøjagtigt regnskab, skal man følge de 3 gyldne regler for regnskab.
Før vi dykker ned i disse gyldne principper, lad os friske op på de grundlæggende terminologier under regnskabsreglerne.
Journal: Det er en bog med originale poster, hvor alle transaktionsoplysninger registreres, efterhånden som de forekommer. Den henleder opmærksomheden på de konti, der skal krediteres, og dem, der skal debiteres. Journalisering er processen med at indtaste transaktionerne i en journal.
Konti: I journalen er der stort set tre hovedklassifikationer af konti – Personlig konto, Realkonto og Nominel konto.
- Personlig konto: En hovedbog til enkeltpersoner, firmaer og foreninger. Det kan også være en kunstig person og en repræsentativ personlig konto. Der er tre typer af det, dvs.
- Naturlig personlig konto: Konto relateret til mennesker. Eksempel: Richi, George, Bill, Amanda osv.
- Kunstig personlig konto: Konti for forretningsenheder. Eksempel: Virksomheder, offentlige enheder, foreninger og klubber.
- Repræsentativ personlig konto: Konti, der afspejler fælles konti. Eksempel: Tegningskonto for en indehaver, kapitalkonto for en indehaver, udestående passivkonto mv.
- Reel konto: Konti relateret til en virksomheds aktiver, besiddelser, passiver, egenkapital og ejendomme. Eksempel: Maskinkonto, Investeringskonti, Aktivkonto, Passivkonto, Kassebeholdning, Faste Indlån mv.
- Nominel konto: Denne konto, også kendt som en midlertidig konto, tilhører indtægter, gevinster, tab og udgifter. Det er en konto, som du lukker i slutningen af hver regnskabsperiode. Eksempel: Konti for løn, husleje, betalte renter, modtagne rabatter mv.
Lad os nu gå videre til de gyldne regler for regnskab.
Regel 1: Debiter modtageren, krediter giveren
Personlige konti er underlagt princippet om debitering af modtager og kreditering af giver. Debiter kontoen, hvis du modtager noget. Krediter kontoen, hvis du donerer.
Scenarie 1: Du køber varer fra firma XYZ til en værdi af USD 2000. Du skal kreditere firma XYZ og debitere din købskonto i dine optegnelser. Du skal kreditere virksomheden XYZ, fordi de er giveren, der leverer varerne. Modtagerens Købskonto skal derefter debiteres.
Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ)KontoDebet (Dr)Kredit (Cr)07/14/2022Købskonto2000Skulderi2000
Scenarie 2: Lad os sige, at du har betalt firma XYZ for kontorartikler kontant for USD 1500 i dette eksempel. Du skal kreditere din (givers) Kontantkonto og debitere modtageren.
Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ)KontoDebet (Dr)Kredit (Cr)08/15/2022Forbrugsvarerkonto1500Kontantkonto1500
Regel 2: Debitér, hvad der kommer ind, og kreditér, hvad der går ud
Brug den anden gyldne regel, når du har med rigtige konti at gøre, også kaldet permanente konti. Disse konti afslutter ikke deres regnskabsår. Deres resterende saldi overføres i stedet til det kommende regnskabskvartal.
Denne regel gør det meget ligetil: Debiter kontoen, hver gang en vare kommer ind i din virksomhed (såsom et aktiv). Krediter kontoen, når beløbet forlader din virksomhed. For eksempel foretaget betaling.
Lad os bruge eksemplet med at købe et køretøj for USD 5000. Krediter din kontantkonto (det der går ud) og debiter din køretøjskonto (det der kommer ind)
Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ)KontoDebet (Dr)Kredit (Kr)07/16/2022Køretøjskonto5000Kontantkonto5000
Regel 3: Debiter alle udgifter og tab og krediter alle indtægter og gevinster
Nominelle konti er omfattet af revisorfagets endelige gyldne regel. Hvis din virksomhed får udgifter eller tab, skal du debitere kontoen med nominelle konti. Hvis din virksomhed skal registrere omsætning eller overskud, skal du kreditere kontoen.
For eksempel, for indkomst eller gevinst, lad os sige, at du sælger firma XYZ varer til en værdi af USD 17000. Din salgskonto skal debitere udgiften og kreditere indkomsten.
Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ)KontoDebet (Dr)Kredit (Cr)07/18/2022Kontantkonto17000Salgskonto17000
Lad os f.eks. sige, at du bruger 13.000 USD til at købe noget fra firma XYZ, for at få udgifter eller tab. Du skal debitere betalingen (købet på USD 13000) og kreditere indkomsten for at registrere transaktionen.
Dato (MM/DD/ÅÅÅÅ)KontoDebet (Dr)Kredit (Cr)07/17/2022Købskonto13000Kontantkonto13000
Kreditering og debitering dokumenteres for hver transaktion i regnskabet. De grundlæggende ideer om regnskab afhænger af debet og krediteringer. Her er nogle af eksemplerne-
Eksempel 1: Forretning påbegyndt med en kapital på USD 10000
To konti – kontant- og kapitalkonti – er involveret i denne transaktion. Her er Kontantkontoen den rigtige konto, så du bør debitere den med alle penge, der kommer ind i virksomheden (i dette tilfælde Kontanter), og da Kapitalkontoen er ejeren af virksomhedens konto, bør du kreditere den. Og så ville den generelle post være Cash A/C til Capital A/C.
Eksempel 2: Købte maskiner til en værdi af 3000 USD kontant
Konti involveretNatureDr./ Cr.Journal EntryMachinery AccountReal AccountDebet (hvad der kommer ind)Machinery A/C Dr.Cash AccountReal AccountCredit (hvad går ud)
Til Cash A/C
Her vil der være to konti, der vil blive berørt – Machinery A/C og Cash A/C. Du vil debitere det, der kommer ind, og kreditere det, der går ud, fordi begge er rigtige konti. I dette tilfælde forsvinder Cash fra virksomheden, så kontant A/C vil blive krediteret, og maskiner kommer ind i branchen, så dets A/C vil blive debiteret. Derfor ville Machinery to Cash A/C være den overordnede post.
Eksempel 3: Købte varer på kredit fra Smith til en værdi af 2000 USD
Konti involveretNatureDr./ Cr.Journal EntryKøb KontoNominel KontoDebet (udgift)Køb A/C DrKreditør KontoPersonlig kontoKredit (giver)
Til Smith A/C
De pågældende konti er Smith, kreditoren og Purchases A/C. Du bliver nødt til at debitere udgiften, fordi Purchases A/C er en nominel konto, og Smith, giveren, vil blive krediteret med pengene. Som et resultat vil Smiths konto blive krediteret, og Købskontoen vil blive debiteret.
Eksempel 4: Løn udbetalt USD 5000
Konti involveretNatureDr./ Kr.Journal EntryLøn KontoNominel KontoDebet (udgift)Løn A/C DrBankkontoPersonlig kontoKredit (giver)Til Bank A/C
To konti – Løn A/C og Bank A/C – er involveret i denne sag. Da en lønkonto kun er en nominel konto, vil beløbet blive debiteret, fordi løn er en udgift for virksomheden. Men da bankkontoen tilhører virksomheden personligt, vil pengene blive krediteret kontoen. Løn A/C til banken ville være standardindgangen i dette tilfælde.
Opsummering
For at registrere finansielle transaktioner i hovedbøger bruges alle tre gyldne regler. Og det gør det muligt for virksomheden at forstå, hvor de står i forhold til økonomiske vurderinger i dag. Beslutningstagere kan træffe fornuftige valg, få hjælp til skattemæssige og juridiske spørgsmål og mere med disse nøjagtige dokumenter.