Problemer vil dukke op i ethvert projekt, uanset hvilke forholdsregler du tager, og hvor strømlinet systemet er. Men du har en kraftfuld metode, kendt som rodårsagsanalysen (RCA), der hjælper dig med at lokalisere problemer uden besvær.
Eksperte projektledere og business leads bruger RCA-proceduren til at finde ud af problemer, der skader virksomheden. At identificere problemerne hjælper dig også med at udvikle løsninger for at undgå de samme problemer i fremtiden.
Hvis du er virksomhedsleder, projektleder, driftsleder eller praktikant, skal du lære om RCA-metoden og understøttende værktøjer eller skabeloner.
Fortsæt med at læse artiklen for at finde nogle grundlæggende og avancerede oplysninger om RCA. Du vil også finde nogle brugervenlige skabeloner til rodårsagsanalyse, som vil hjælpe dig i løbet af din projektledelseskarriere.
Indholdsfortegnelse
Hvad er rodårsagsanalyse?
RCA er proceduren til at finde de grundlæggende årsager til problemer og flaskehalse for at udvikle passende løsninger. Processen anser det for virkelig effektivt at systematisk forebygge og løse de nøjagtige problemer i stedet for blot at håndtere individuelle symptomer.
Dit team kan udføre RCA-proceduren gennem et sæt principper, metoder og teknikker. Du skal formulere processen, så teamet kan udnytte RCAs ressourcer til at identificere de problem-forårsager elementer for enhver forretningstrend, projekt eller begivenhed.
Et rodårsagsanalysesystem hjælper dig med at identificere årsagen til en fejl eller stall i en organiseret proces. For eksempel vil behandling af kundeservicebilletter, fremstilling af varer osv. altid stå over for nye udfordringer. Dit våben til at bekæmpe sådanne nye problemer er en RCA og dens dokumentation.
Næsten alle industrier eller kommercielle aktiviteter bruger dette værktøj til at opdage det dybere problem, der ligger til grund for operationer eller serviceprocesser. Det er ikke økonomisk rentabelt at løse det samme problem hver gang. Derfor skal du identificere den faktiske årsag og derefter luge den ud én gang for alle ved hjælp af RCA-teknikken.
Hvorfor er rodårsagsanalyse vigtig?
#1. Skær ned i omkostningerne
Hvis manglende vedligeholdelse af fabrikkens maskiner forårsager brud på bevægelige dele, kan du kontakte producenten for at udskifte disse dele. Hvis det sker ofte, vil det øge produktionsomkostningerne. I stedet kan du udføre en RCA for at lokalisere hovedårsagen til instrumentservice, hvilket vil spare tid og penge.
#2. Opdagelse af fejl og hovedårsager
Hvis din virksomhed beskæftiger sig med produkter, tjenester, processer, teknologier og systemer, vil udførelse af en RCA før lancering af produktet hjælpe dig med at identificere underliggende designfejl. Når du fikser dem og leverer produkter eller tjenester, vil du vinde kundernes tillid.
#3. Udvikl en strømlinet procesfejlfinding
RCA-dokumenter lader enhver, der er linket til processen, løse fremtidige problemer efter en hjælpeartikel. Du behøver således ikke at skåne en ekspert eller betale tredjeparter, hver gang et gammelt problem dukker op.
#4. Gør arbejdspladser sikrere
De fleste arbejdspladser, der håndterer missionskritiske og farlige opgaver, udfører en RCA for at opdage sikkerhedsproblemer på arbejdspladsen. Det hjælper organisationen med at forblive kompatibel med lokale eller internationale sikkerhedskrav på arbejdspladsen.
#5. Tag produkter hurtigere på markedet
Hvis du udfører en RCA flittigt, før du starter fremstillingsprocessen, kan du løse designfejl, der normalt dukker op, når slutbrugere bruger produktet. Dermed vil du tage kvalitetsprodukter til markedet hurtigere end dine konkurrenter.
#7. Reager på et problem med det samme
RCA’er hjælper virksomheder med at udvikle standarddriftsprocedurer (SOP) for sikkerhedsproblemer, softwarenedbrud, procesnedbrud, naturkatastrofer osv. Derfor kan dit team blot følge SOP og reagere hurtigere på nye og gamle problemer.
Must-have-komponenter af en rodårsagsanalyseskabelon
Hvis du opretter en RCA-skabelon eller tilpasser en eksisterende, skal du være opmærksom på, at du skal inkludere følgende elementer i RCA-dokumentet:
#1. Beskrivelse af begivenheden
Du skal oprette en detaljeret SOP for begivenhedsbeskrivelse i en RCA. Der bør også være et accepteret format for hele virksomheden, hvor medarbejdere eller ledere vil indtaste detaljer. Beskrivelsesdataene skal indeholde dato, tidspunkt, hændelsesdefinition, vidner, ofre osv.
#2. Tidslinje for begivenhederne eller trends
Tidslinjeafsnittet bør indeholde en grundig beskrivelse af alle hændelser før, under og efter ulykken eller problemet opstod. Det vil hjælpe med at opdage de underliggende årsager til hændelsen. Du kan inkludere data som tid, dato, involverede personer, beskadigede maskiner, hæmmede data osv. i tidslinjen.
#3. Metoden og teamet til undersøgelse
Succesen for hele RCA-processen vil afhænge af dens metodologi og det team, der skal udføre proceduren. Metoden til RCA bør følge standardprincipperne, værktøjerne og skabelonerne. Afhængigt af produktionsprocessen eller serviceleveringssystemet skal du dog tilpasse visse parametre.
Når du har afsluttet RCA-proceduren, skal du udarbejde et RCA-dokument og sende det på tværs af afdelinger til gennemgang og feedback. Analyser feedbacken og kommentarerne for at udarbejde et udkast til den endelige grundårsagsanalyseskabelon, som afdelingen eller virksomheden vil følge.
Saml nu erfarne mennesker fra processen og forklar RCA-proceduren for dem. Dette vil være det team, der er ansvarlige for at følge virksomhedens foreslåede RCA-metode flittigt.
#4. Grundårsager/Undersøgende fund
Når du har RCA’en, skal du undersøge problemerne til det maksimalt mulige granulære niveau. Igen skal der være et dedikeret team til denne opgave. Du kan inkludere driftsledere, procesmedarbejdere, ingeniører, dataspecialister osv., afhængigt af din virksomhed.
Undersøgelsesprocessen vil også kræve forhåndsgodkendte dataregistrerings-, analyse- og rapporteringsprocedurer.
#5. Handlingsplan for at korrigere processen/produktet
Når efterforskere kommer med løsninger på problemerne med RCA, skal du dokumentere disse forslag. Udarbejd nu endnu et SOP for at uddanne de berørte medarbejdere i, hvordan de skal tackle sådanne hændelser i fremtiden.
Nogle gange bliver virksomheder nødt til at få sådanne SOP’er godkendt af tekniske, kvalitetskontrol- og fabriksledere, så alle forbliver i løkken.
Nogle populære værktøjer til rodårsagsanalyse
#1. Pareto-diagram
Dette RCA-værktøj er også berømt for 80-20-reglen. Du kan bruge den til at visualisere hyppigheden af hændelser og deres akkumulerede effekter. Forfatteren af Pareto-diagrammet, Vilfredo Pareto, sagde, at 20% af potentielle fejl ville forårsage 80% af fejl i en proces.
Ved hjælp af dette diagram kan du således fokusere på 20 % af potentielle elementer i dit produkt eller din service, som sandsynligvis vil forårsage produktfejl eller servicenedbrud.
Pareto-diagrammet er i det væsentlige et søjlediagram, der inkluderer årsagerne til og hyppigheden af fejl. Hvis du kan oprette grafen nøjagtigt, vil den tydeligt visualisere skævheden mellem fejl og årsager. De fleste procesledere finder det overraskende, at små faktorer forårsager de fleste fejl.
#2. 5 hvorfor
Det er den enkleste procedure til at udføre en RCA. Du behøver kun at oprette en årsagsanalyseskabelon med hvorfor-baserede spørgsmål. Normalt skal du spørge hvorfor en hændelse 5 gange. Det burde gøre dig i stand til at se nærmere på årsagen til enhver proces eller produktfejl.
Der er dog 5 Whys-baserede RCA’er, der kan indeholde mere end 5 spørgsmål. Da processen kræver efterforskningsevner og afhøring, bør du følge en virksomhedsdækkende proces for sådan RCA. Ellers stoler du muligvis ikke på resultaterne fra en RCA, der bruger tilfældige spørgsmål.
5 Whys-analyse omfatter hovedsageligt en problemformulering og derefter 5 spørgsmål om det aktuelle problem. For eksempel, hvorfor stoppede en agent med at behandle kundebilletter? Hvis svaret er internettet, hvorfor fejlede internettet så. Bare fortsæt med at stille flere spørgsmål, indtil du når den grundlæggende årsag.
#3. Fiskebensdiagram
Ishikawa eller fiskebensdiagram er en anden populær visuel metode til RCA. Det endelige diagram ligner et fiskeben og deraf navnet. Værktøjets skaber er Kaoru Ishikawa, den berømte kvalitetsstyringsinnovator fra Japan.
Den del af diagrammet længst til højre eller længst til venstre er fejlen eller problemet. Derefter tegner du en lige linje og inkluderer kategorier af potentielle årsager som procedurer, miljø, mennesker, udstyr osv. Nu skal du inden for disse sektioner placere de detaljerede årsager.
Virksomheder bruger for det meste dette værktøj på deres grundårsagsanalyseskabelon til et problem, der er ukendt eller aldrig har opstået før. Ydermere bruger eksperter også fiskebensdiagrammet til at analysere komplekse problemer, opdage forskellige aspekter af grundårsagen og opdage procesflaskehalse.
#4. Scatter Plot
Det er et RCA-værktøj, der hjælper dig med at oprette en proces-RCA-skabelon til komplekse problemer. Når der er flere grundlæggende årsager end forventet ud fra 80-20-reglen, skal du visualisere sammenhængen mellem årsag og virkning.
Scatterplot er et meget brugt værktøj til at finde sammenhænge mellem kvantificerbare variable. Her skal du lave en scatter-graf af variablerne årsag og virkning. Du skal placere virkningerne på X-aksen og årsagerne på Y-aksen.
Hvis den resulterende spredningsgraf viser en kurve eller en ret linje, er komponenterne korrelerede. Hvis der ikke er nogen korrelation, skal du fortsætte med at ændre X-aksevariablernes værdier.
#5. FMEA
Fejltilstand og effektanalyse, eller FMEA, er et meget populært værktøj til RCA blandt produktudviklere og designere. Det hjælper udviklingsteamet med at opdage potentielle problemer, før de fremstiller produktet i bulk. Normalt bruger teamet en eller to prototypeprodukter til at identificere designfejl og andre problemer.
Derefter begynder fejltilstandsanalyse på prototypen for at identificere alle mulige fejl. Nu skal du blot skitsere problemerne i en anden tabel, se efter grundlæggende årsager eller udføre en effektanalyse.
Indtil videre har du lært det grundlæggende i rodårsagsanalyse og dets værktøjer. Nedenfor finder du nogle nyttige skabeloner til ovenstående analyseværktøjer (RCAT) fra følgende gratis ressourcer:
Smartsheet
Det ved du måske allerede Smartsheet som et af de førende forretningsværktøjer til digitalt arbejdsområde, fjernsamarbejde og workflowautomatisering. Du vil blive overrasket over at vide, at du også kan bruge dets skabelonbibliotek til at oprette RCA-dokumenter, der rent faktisk virker.
Smarsheet-biblioteket er rigt på forskellige typer af eksempler på årsagsanalyse, der nemt passer ind i mange forretningsprojekter eller arbejdspladser. For eksempel giver det dig nem adgang til følgende:
- Simpel RCA skabelon
- Six Sigma DMAIC metode til RCA
- RCA-skabelon baseret på 5 Whys-værktøjet
- Kortlægning af sundhedsvæsenets årsager
- RCA for en kemivirksomhed
Ovenstående skabeloner er også tilgængelige i forskellige formater som Microsoft Word-filer, Microsoft Excel-skabeloner og Adobe PDF-filer. Du kan nemt downloade disse formater uden at hoppe gennem bøjler.
Guru
Det Guru skabelonen til RCA-proceduren er en anden pålidelig kilde til udarbejdelse af RCA-dokumentation for virksomheder. Den præsenterer dig for forskellige gratis eksempler og værktøjer på RCA-metoden, som:
- Et Pareto Chart-baseret RCA-dokument, der hjælper dig med at identificere problemer som manglende uddannelse, for få servicecenterpersonale og dårlig forberedelse, der får virksomheder til at kæmpe.
- 5 hvorfor-teknikken til at identificere, hvorfor din virksomheds omsætningshastighed er højere end markedsgennemsnittet eller konkurrenterne.
- Et fiskebensdiagram som et RCA-værktøj til at identificere grundlæggende årsager, der er nye eller ukendte.
- Six Sigma og DMAIC til RCA
- FMEA til at jage problemer, der opstår under enhver produktudviklings livscyklus.
TemplateLab
TemplateLab er endnu en go-to-ressource til forskellige skabeloner om kunst, fast ejendom, forretning, jura, finans osv. Derfor kan du også stole på denne ressource til RCA-indhold af høj kvalitet som formularer, eksempler og skabeloner.
Indholdet, der er tilgængeligt på denne platform, er let tilgængeligt gennem downloads med et enkelt klik. Du vil finde RCA-dokumenter i forskellige formater som Adobe PDF, Microsoft Excel og Microsoft Word.
RCA-dokumentlageret er rigt på eksempler fra den virkelige verden som RCA-undersøgelsesrapporter, tomme RCA-dataindsamlingsformularer, RCA-dokumenter til begyndere, RCA via fiskebensdiagrammer og RCA til en forretningsudviklingsgruppe.
Det bliver nemmere for dig at redigere skabelonerne, når du downloader Word- eller Excel-filer. Hvis du får PDF’er, skal du bruge en PDF-editor til at tilpasse eksempeldokumenterne.
Afsluttende ord
I denne artikel har vi taget dig igennem en dybdegående diskussion om årsagsanalyse. Artiklen skitserer også nogle af de vigtige rodårsagsanalyseværktøjer og -skabeloner, du kan bruge i virkelige scenarier.
Du bør blive mere selvsikker og dygtig, når du løser problemer på arbejdspladsen eller i projekter gennem årsagsanalyse.
Du kan også være interesseret i disse arbejdsnedbrydningsstrukturværktøjer til projektledelse.