Mange virksomheder bruger tids- og faktureringssoftware til at kontrollere deres organisations finansielle og forretningsrelaterede data.
Som teamleder forstår du sikkert vigtigheden af tidsregistrering og fakturering. Du vil gerne sikre dig, at dine teammedlemmer arbejder effektivt, og at din faktureringsproces har et strømlinet flow.
Men det er bare ikke muligt for en manuelt at udføre disse ærinder effektivt. Her er den bedste tids- og faktureringssoftware til at spore holdets tid for at lette tidsregistrering.
Denne artikel taler om tids- og faktureringssoftware, fra hvad de er til fordelene ved at integrere en og nogle fremragende software, der hjælper dig med at øge effektiviteten af din arbejdsgang.
Men før det, lad os forstå,
Indholdsfortegnelse
Hvordan defineres fakturerbare timer?
Fakturerbare timer er defineret som det antal timer, en virksomhed har brugt på at arbejde for en klient. Det kan opgøres på projektbasis, eller det kan være en generel beregning.
For at beregne fakturerbare timer skal du først spore antallet af timer medarbejderne arbejder på hvert projekt. Til dette kan du bruge tidsregistreringssoftware eller manuelt ved at få medarbejdere til at indsende timesedler (hvilket dog er ret kedeligt).
Når timerne er blevet sporet, kan du bestemme de timer, der debiteres kunden. Priserne afhænger af typen af projekt, den kontrakt virksomheden har med kunden og virksomhedens politikker.
Hvad er ineffektiviteten ved at måle det manuelt?
Måling af faktureringstimer og tid kan blive overvældende, når du prøver at gøre det manuelt. Flere ineffektiviteter forventes at ske:
- Det kan være svært præcist at spore de timer, der arbejdes på et projekt, især for hver enkelt medarbejder. Det kan føre til over- eller underfakturering af kunder.
- Manuel sporing af fakturerbare timer er tidskrævende og stressende. Det kræver stor indsats og kan distrahere fra arbejdet med projekter.
- Det inkluderer et papirspor, der kan blive skræmmende at håndtere og have chancer for at blive tabt eller forlagt.
- Du kan føle dig stresset, samtidig med at du sikrer, at medarbejderne præcist rapporterer deres arbejdstimer.
- At bestemme rentabiliteten af et projekt kan også være lidt udfordrende. Når du har meget på bordet, kan det føre til unøjagtighed i faktureringen ved at beregne hvert projekts faktureringstakst.
Hvad er de største fordele ved tids- og faktureringssoftware?
Der er en håndfuld frynsegoder og faktureringssoftware, som du ikke vil gå glip af. Det omfatter:
Forbedret ansvarlighed
Ved at holde styr på dine fakturerbare timer kan du fakturere dine kunder præcist og sikre, at du får betalt for alt dit arbejde. Softwaren kan hjælpe dig med at spore udgifter. Disse oplysninger kan holde dit budget på sporet og sikre, at du ikke bruger mere, end du har råd til.
Desuden kan du nemt administrere flere projekter på samme tid. Det kan være med til at holde projekterne ved lige og sikre rettidig levering.
Strømline betalinger
I stedet for at skulle holde styr på fakturaer og betalinger manuelt, kan softwaren gøre det hele for dig. Det kan frigøre meget af din tid, så du kan fokusere på flere aspekter af din virksomhed.
En anden fordel er at undgå forsinkede betalinger. Hvis du manuelt sporer betalinger, er der chancer for at gå glip af en betaling. Det kan skade din virksomheds omdømme og gøre det svært at holde sig oven vande økonomisk. Med tids- og faktureringssporingssoftware kan du konfigurere påmindelser om, hvornår betalingerne forfalder, så du aldrig går glip af en betaling igen.
Opsamler data
Når du sporer din tid og dine faktureringsdata, opretter du en historisk registrering af dit arbejde.
Det kan være gavnligt til en række forskellige formål, såsom:
- Identificering af tendenser i dine arbejdsmønstre
- Analyse af din arbejdsproces for at finde ineffektivitet
- Rekonstruering af din arbejdshistorik til fakturering eller andre formål
Reducer driftsomkostningerne
Et tids- og faktureringssporingssoftware kan hjælpe dig med at reducere driftsomkostningerne ved at automatisere dine tjenesters sporings- og faktureringsproces. Det lader dig spare tid og penge ved at reducere behovet for manuel dataindtastning og fakturering.
Bedre teamproduktivitet
At spore den tid, dine medarbejdere bruger på at arbejde på forskellige opgaver, giver dig mulighed for bedre at forstå, hvor dit teams tid går hen. Disse oplysninger kan bruges til at justere dit teams arbejdsgang, så de er så produktive som muligt.
Must-have funktioner i en tids- og faktureringssoftware
Når du vælger tids- og faktureringssoftware, er der et par nøglefunktioner, du bør kigge efter for at sikre, at softwaren passer godt til din virksomhed. En tids- og faktureringssoftware bør ideelt set have følgende funktioner:
Opgave tildeling
En tids- og faktureringssoftware skal have en opgavetildelingsfunktion, hvor du kan tildele opgaver til dine teammedlemmer og give dem adgang til at overvåge fremskridt. Softwaren skal også give dig mulighed for at se opgaver, der er tildelt hver enkelt person, og spore fremskridtene for hver opgave.
Tidsregistrering — fakturerbare og ikke-fakturerbare timer
Enhver virksomhed, der leverer timeservice, har brug for tid og faktureringssoftware til at spore antallet af fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Det giver os mulighed for nøjagtigt at fakturere kunder for de leverede tjenester og hjælper virksomheder med at identificere områder, hvor medarbejderne bruger tid.
Faktureringsrapporter
Faktureringsrapporter er vigtige, så du kan spore indtægter og udgifter. Uden denne funktion ville virksomhederne skulle manuelt generere rapporter, hvilket er tidskrævende og udsat for fejl.
Faktureringsrapportfunktionen hjælper med at generere rapporter for en bestemt periode og inkluderer alle relevante oplysninger, såsom dato, klokkeslæt, faktureret beløb og betalingsstatus.
Generering af faktura
At have software, der kan generere fakturaer automatisk, vil spare dig for tid og besvær. Denne funktion gør det nemmere at sikre, at du fakturerer dine kunder korrekt.
Tilgængelighed via mobil
Tids- og faktureringssoftware bør have mobil tilgængelighed for at gøre det nemt for travle fagfolk at spore deres tid og fakturerbare timer. Det kan være en livredder for folk, der ofte arbejder uden for kontoret og ikke altid har adgang til en computer.
Overkommelig prissætning
God tid og faktureringssoftware er en med en overkommelig prisstruktur og en masse relevante funktioner. Prisfastsættelsen skal være gennemsigtig og fleksibel uden skjulte gebyrer eller langsigtede kontrakter.
En gratis prøveperiode bør tilbydes for at hjælpe potentielle kunder med at prøve det, før køb gør altid tricket!
En god kundesupport
Kvaliteten af kundesupporten afspejler, hvor dedikeret de er til at høre deres kunders bekymringer. Før du foretager et køb, skal du tjekke om deres kundesupport og læse anmeldelser for at tjekke, om de går i tale!
Her er listen over de bedste tids- og faktureringssoftware:
Clockify Me
Leder du efter et alt-i-et fakturerings- og sporingsværktøj? Din jagt slutter her! Clockify er en klassens bedste tids- og faktureringssoftware, der lader dig nemt spore fakturerbare timer og gør det problemfrit at beregne faktureringstimer og ekskluderer ikke-fakturerbare timer.
Hver funktion i Clockify er designet til at forenkle din faktureringsproces. Du kan strømline arbejdsbyrden ved at opsætte projekter, spore og oprette fakturaer.
Uanset om du er en lille virksomhedsejer, en nystartet virksomhed eller en virksomhed, vil dette værktøj garanteret anerkende dine krav. Ikke kun dette, men du bliver informeret om værdifuld indsigt i kundernes rentabilitet.
Den bedste del? Clockify er helt gratis for alle at bruge.
Zoho faktura
Zoho Invoice er et af de bedste tids- og faktureringsværktøjer til at hjælpe dig med at overskue den tidsinvestering, som hver enkelt eller hele teamet foretager. Dette værktøj kan drastisk optimere din fakturerings- og sporingsproces.
Zoho Invoice er dukket op som et go-to-faktura- og timeseddelfaktureringsværktøj. Ved at bruge denne software kan du tildele opgaver til dit team, administrere projekter og øge dit teams produktivitet. Du kan oprette en struktureret arbejdsgang ved hjælp af Zohos avancerede rapporteringsfunktion.
Hovedsagelig brugt af små virksomheder, Zoho, den bedste faktureringssoftware, er gratis.
Scoro
Scoro er bygget til at opfylde en virksomheds behov for effektivt at administrere tid og strømline fakturaer. Det er nemt at bruge og forstå for alle på holdet.
Det giver dig også automatisk generering af tidssporingsrapporter for alle i teamet, ugentlige og månedlige statistikker for dine faktureringsbehov og et godt overblik over, hvilke projekter der tærer mest på dine ressourcer.
Mine timer
Med overkommelige planer, en intuitiv grænseflade og imponerende funktioner er Myhours blevet et velkendt sporingsværktøj til lønstyring.
Myhours giver dig mulighed for at spore dit teams aktiviteter uden at bruge timer på flere værktøjer. Med dette værktøj kan du styre hele dit team fra ét sted og få et klart overblik over deres samlede aktivitet.
Dette fakturerings- og sporingsværktøj lader dig oprette rapporter om alle de projekter, du har arbejdet på for individuelle kunder. Du kan også få et smugkig på dine teammedlemmers tilgængelighed, så du kan holde dig informeret om, hvem du skal henvende dig til, når du ønsker at outsource.
Med dette værktøj kan du øge ansvarligheden ved at dele automatiserede rapporter med dine kunder og pleje relationerne til dem.
Bill4time
Bill4time er udformet til at hjælpe dig med komplet overblik over hele driften af dit arbejdsflow. Med en ren brugergrænseflade er det nemt for virksomheder at bruge deres dashboard og få avancerede analyser.
Bill4time giver dig adgang til alle data med blot et enkelt klik og eliminerer behovet for værktøjer og regneark. Det udstyrer dig med indsigt i realtid og avancerede KPI’er for at holde trit med din virksomheds præstation. Dette værktøj er bygget med bureauer i tankerne.
Tilpas og sæt tilbagevendende fakturaer, registrer udgifter og organiser dem med denne software. Bill4time tilbyder tre betalte planer: Time & Billing, Legal Pro og Legal Enterprise.
Toggl
Toggl er endnu en omkostningseffektiv software til tidsregistrering og fakturering. Det er bygget til catering til virksomheder, der ønsker at tackle tilbagevendende processer, overvåge tid investeret i hver aktivitet og skabe en organiseret struktur for dit arbejde.
Denne software reducerer din tid brugt på den hverdagsagtige aktivitet med at spore tid og fakturering, giver dine teammedlemmer en problemfri arbejdsgang til at logge tid og fakturering og sætter dig i stand til at arbejde i et miljø, der er intuitivt og nemt at bruge.
Med Toggl kan du spare tid fra genindtastning af timesedler og fakturering, reducere revisionstiden og forbedre effektiviteten. De har en gratis plan, en startplan, en premiumplan og en plan, der kan tilpasses.
Getcanopy
Getcanopy er en fantastisk faktureringssoftware til servicebaserede industrier. Dette fantastiske værktøj er til virksomheder, der ikke kan lide at spilde tid på arbejdsgange og mangler et centralt system til at styre deres tid på et projekt.
Med Getcanopy er det nemt at tjekke den tid, alle bruger på hvert projekt. Desuden får du et fugleperspektiv af dit teams fremskridt og kan sikre, at alle gør deres del med dette værktøj.
En anden fantastisk funktion ved Getcanopy er dens klar-til-brug tilpassede rapporter og faktureringsskabeloner. Getcanopy har mange betalte planer og tilføjelser baseret på nogle avancerede funktioner sammen med en gratis plan.
Nutcache
Nutcache er en multifunktionsløsning, der hjælper virksomheder med projektbudgettering, udgiftsstyring og timeseddelstyring på farten.
Denne veldesignede software kan nemt konfigurere din tidsregistrering, fakturering og kontofakturering, se den faktiske tid brugt på din kundes projekt og generere nøjagtige fakturaer. Derudover kan du sende rykkere for forfaldne fakturaer og betalingsforsinkelsesdata og acceptere betalinger med dette værktøj.
Ud over tidsregistrering og faktureringsfunktioner kommer Nutcache også med mange automatiseringsfunktioner og projektsporingsværktøjer. Afhængigt af dine krav og virksomhedsstørrelse kan du vælge en fra deres gratis-, pro- og virksomhedsplaner.
Beebole
Beebole er kendt for sit robuste projekttidsregistreringsværktøj, der har til formål at hjælpe virksomheder i alle størrelser med at optimere deres produktivitet.
Konfigurer projekterne på Beebole og begynd at udfylde dine fakturerbare timer når som helst og hvor som helst. Du kan endda arbejde nu og udfylde timesedlerne senere ved hjælp af deres gemte rapporter. Teammedlemmer kan se og opdatere deres tidslogger og teamtildeling.
Replikon
Replicon er fokuseret på at tage stresset ud af timeseddelfakturering. Det giver dig hele summen af dine fakturerbare timer lige ved hånden og giver dig mulighed for at spore projektforløb, budget og rentabilitet på ét sted.
Replicon sparer dig for unødvendig hovedpine og tid, og er en overkommelig, effektiv og skalerbar løsning, der tilbyder dig alt, hvad du har brug for, fra et tidsregistrerings- og faktureringsværktøj.
Fra projektestimater til udgiftssporing til detaljerede rapporter, der kan deles og også en kundeportal, har Replicon levet op til forventningerne. De har tre betalte planer, fra et projektstyringsværktøj til en professionel serviceautomatiseringspakke.
Timebilling-app
Timebilling-appen kan forbedre din arbejdskvalitet ved at skabe et organiseret arbejdsområde. Dit team kan spore tid og fakturering, mens de pinger brugere for at indtaste tid, der er arbejdet i realtid. Med intuitive dashboards giver Timebilling dig rollebaseret adgang til teammedlemmerne. Det giver også alle adgang til og sporer deres fremskridt til enhver tid, hvor som helst i verden.
Timelogs og fakturaer genereres automatisk, hvilket betyder, at der ikke bruges mere tid på fakturering. Alle tidslogfiler gemmes i din private sky, så der er ingen eksport eller backup mareridt.
Konklusion
Selvom markedet har et overskud af tid og faktureringssoftware, er det kun få, der anses for at være egnede til din virksomhed. Tidsregistreringssoftware kan bruges til en lang række formål. Du kan spore opgaver og fakturerbare timer, overvåge medarbejdernes produktivitet og oprette løn med den bedste tids- og faktureringssoftware.
Derudover vil du modtage rapporter om, hvordan dit team bruger sin tid, så du kan optimere effektiviteten.
Fra ovenstående velundersøgte liste med 11 værktøjer er du fri til at vælge den, der synes at passe perfekt til din virksomhed. Mens du gør det, så glem ikke at tjekke, om de går i tale!
Du kan også udforske nogle bedste regnskabssoftware til små til store virksomheder.