Milepæle er de væsentlige begivenheder, der er afgørende for hele projektet. Projektledere bruger milepælsdiagramskabeloner til at måle et projekts fremskridt.
Milepæle viser også, hvordan du opnår projektmål, der er sat i starten af projektet.
Det kan være en enkel og grundlæggende måde at definere en milepæl på. Men alle i projektteamet forstår måske ikke projektmilepæle på samme måde. Derfor kan du få problemer med at styre projektet, hvis teammedlemmerne ikke er synkroniserede.
Uden at spilde mere tid, lad os grave dybere ned i emnet projektmilepæle. Læs artiklen for at lære milepæle, milepælsdiagrammer, skabeloner, fordele og mere på et letforståeligt sprog.
Indholdsfortegnelse
Hvad er et milepælsdiagram?📈
Før vi går ind i milepælsdiagrammer, lad os først forstå milepæle. Milepæle fungerer som kontrolpunkter til at evaluere projektets fremskridt, efterhånden som projektet ruller videre til det endelige mål. Du kan bruge projektmilepæle som signalposter for vigtige faser i projektets tidslinje. For eksempel:
- Startdatoen og afslutningsdatoen for et projekt.
- En forud planlagt gennemgang af projektet af klienten, en tredjepart eller interessenterne.
- Et punkt i projektet, hvor du skal diskutere opdatering af budgettet med investorerne.
- Indsende en væsentlig leverance som at sende prototypen mobil📱-appen til kundeoplevelsesteamet for brugerfeedback under den agile produktudviklingsproces.
Milepæle er der, så du tydeligt kan visualisere væsentlige elementer involveret i et projekt. De viser også nemt, hvor du er ved produktudviklingen eller projektets livscyklus på en specifik dato og tidspunkt.
Nu bliver det nemt at definere et milepælsdiagram. Det er et projektledelsesværktøj til at visualisere projekt- eller produktudviklingens milepæle. Normalt bruger projektstyringssoftware Gantt-diagrammer eller andre projekttidslinjestrukturer og sætter milepælene der.
Milepælene på et projekts tidslinje inkluderer ofte vigtige milepælsdetaljer som startdato, forfaldsdato, hvem der skal rapporteres til og så videre. I lighed med Gantt-diagrammer bruger milepælsdiagrammer også flere grundlæggende symboler, der er overlejret på en projekttidslinje eller -kalender. En sådan struktur giver information om de faktiske og planlagte milepælsafslutningsdatoer.
Milepælsdiagramsymboler kan være en lodret hvid pil til planlagt afslutning og en opretstående sort pil, der angiver faktisk afslutning. En hvid diamantform angiver også en tidligere planlagt afslutning, der stadig er dateret i fremtiden, og en sort farvet diamant♦️-form angiver en tidligere planlagt afslutning, for hvilken datoen allerede er passeret.
Hvorfor milepælsdiagrammer er vigtige for projektledere
Hvis du er projektleder eller ansvarlig for en produktudviklingscyklus, vil du finde milepælsdiagrammer nyttige af følgende årsager:
Deadline overvågning
At dele et stort projekt op i dele af opgaver og milepæle hjælper dig med at skabe mange deadlines i stedet for én. Således arbejder projektgruppen hensigtsmæssigt for at nå disse mål i stedet for at vente på den sidste deadline.
Hold vigtige datoer i søgelyset
Skabeloner til milepæle hjælper dig med at planlægge dit projekt ved at tage højde for kommende lange ferier, bestyrelsesmøder, teamtræning osv.
Anerkend projektflaskehalse
Produktudviklingsopgaver, der involverer opgaveafhængigheder fra eksterne partnere eller leverandører, vil sandsynligvis gå i en flaskehals, da din projektledelsestidslinje ikke tager højde for disse.
Det er derfor, projektledere bruger milepælsdiagrammer til at inkludere eksterne faktorer som f.eks. en leverandørforsyning er nødvendig for at videresende en opgave til den næste milepæl. Det er sådan, at smarte projektledere holder deres projekter ude af gridlock.
Udnyt dit projektteam
Projektledere bruger milepælsdiagrammer til at opdele et stort projekt i små bidder. Derefter analyserer de disse milepæle for at finde ud af, hvilke færdigheder der er nødvendige. Derfor kan de tildele milepæle til teamet baseret på deres færdigheder.
Gennemsigtighed i finansiering
Projektmilepæle er en uundværlig komponent, når man skal rapportere projektstatus til investorer. Det hjælper finansieringspartnere med at visualisere, hvor pengene går hen, og hvad det forventede afkast er. Derfor kan du overbevise finansmændene og holde pengestrømmene.
Hvorfor milepælsdiagrammer er bedre end regneark
Følgende er nogle få ulemper ved at bruge regneark til projektmilepæle i stedet for et milepælsdiagramværktøj:
#1. Regneark mangler den automatisering, der er nødvendig for opdateringer. Derfor skal du gennemgå dusinvis af arbejdsark for at kende den aktuelle status for projekter og milepæle. Derefter skal du manuelt skrive e-mails og følge op med den ressource, der er ansvarlig for opgaven.
#2. Regneark-baserede milepælsdiagrammer giver ikke automatisk besked til hele teamet, når du opnår en milepæl. Du skal spore alle regnearkene og se efter de gennemførte milepæle.
#3. De fleste regnearksapps tilbyder ikke integration med anden projektstyring, styring af kunderelationer (CRM), tidsregistrering og videokonferenceværktøjer. For hurtigt at præsentere data eller projektstatus for interessenter, skal du derfor igennem mange forberedelser før mødet.
#4. De fleste regnearksapps tilbyder ikke avancerede rapporteringsfunktioner undtagen numeriske beregninger, diagrammer, grafer og tabeller. Tværtimod tilbyder en dedikeret projektstyringsapplikation med milepælsdiagrammer specialiserede rapporteringsfunktioner som nedbrændingsdiagrammer, hastighedsdiagrammer, kumulative flowdiagrammer, udbrændingsdiagrammer osv.
Sådan opretter du et milepælsdiagram
#1. Det første skridt mod oprettelse af et milepælsdiagram er at definere projektmålene. Få derfor adgang til ethvert projektstyringsværktøj og opret en projekttidslinje. Du skal også skrive projektmål ned i opgavekort. Giv endelig en estimeret startdato og slutdato for dit projekt.
#2. Den næste opgave er at oprette en liste over opgaver for projektet. Registrer projektopgaverne i kronologisk rækkefølge. For et webstedsproduktudviklingsprojekt skal du for eksempel tilmelde dig en domæne- og hostingudbyder, og så begynder du at arbejde på selve webstedet.
#3. Du skal linke projektopgaver til datointervaller eller datoer afhængigt af den indsats, der er nødvendig for at fuldføre disse opgaver.
#4. Nu skal du identificere milepælene i dit projekt. For at finde ud af, om en projektkomponent kvalificerer til at være en milepæl, skal du stille følgende spørgsmål. Hvis svaret er Ja på alle spørgsmålene, er projektelementet en milepæl:
- Er komponenten et væsentligt kontrolpunkt, der indikerer projektforløb?
- Påvirker projektdelen deadline?
- Skal projektets interessenter gennemgå komponenterne?
#5. Det er tid til at oprette en projekttidslinje i projektstyringsapplikationen ved at samle mål, opgaver, leverancer, faser og milepæle i en logisk rækkefølge. Under oprettelse af tidslinje vil du også identificere opgaveafhængigheder, der kan sætte projektet i en gridlock.
#6. Del endelig milepælsdiagrammet med projektteamet og interessenter. Du vil måske også slå notifikationer og e-mails til for at modtage projektopdateringer.
Bestem milepæle i produktledelse
Da de fleste produktudviklingsprocesser følger den agile ramme, er nøgledatoer ikke længere logiske milepæle. Fordi dine produkter udkommer løbende, og forbedringer er også i realtid.
Derfor bør milepæle i produktledelse være specifikke mål, dit team skal nå, når en udviklingscyklus eller sprint slutter. Her er nogle milepælseksempler for produktstyring:
- Opnåelse af et nøglepræstationsindikator (KPI) mål
- Tilføjelse af nye funktioner til produktet
- Lancering af en mobilapp på en ny appmarkedsplads
- Aktivering af salgs- og marketingteamet
- Deltagelse i en konference eller en messe og promovering af produktet
- Begyndelsen eller slutningen af et regnskabskvartal
Her er nogle af de bedste milepælsdiagramskabeloner til produktchefer.
Gratis projekt milepæl skabeloner
Prøv disse Smartsheet skabeloner for at opleve milepælsdiagrammer af forskellige designs og typer. Skabelonerne er tilgængelige som projektmilepæle, projekttidslinjer med milepæle, virksomhedsopkøbsmilepæle, milepælskøreplaner mv.
Hvis du planlægger at styre projekter eller produktudviklinger med disse skabeloner, skal du manuelt spore statusserne. Årsagen er, at disse skabeloner er baseret på Microsoft Word-, Excel- og PowerPoint-formater. Nogle er også tilgængelige i PDF-filer til ubesværet e-mail af projektmilepælsrapporter.
Du kan starte med den grundlæggende milepælsskabelon. Det inkluderer et statisk diagram for milepæle og en visuel tidslinje. Den statiske tabel indeholder overskrifter som milepælsmodtager, kommentarer, status osv.
Milepælsdiagram
Det Lucidspark milepælsdiagram giver dig mulighed for nemt at visualisere vigtige projektmål og milepæle. Diagrammet er ret simpelt, og du kan hurtigt organisere dine projektmilepæle ved at indtaste detaljerne. Du behøver ikke at investere meget tid i at redigere skabelonen.
Designet er det en 3 gange 4 matrix af firkantede kort. Fra venstre mod højre repræsenterer kolonnerne Milepæl 1, Milepæl 2, Milepæl 3 og det endelige mål. De øverste til nederste rækker repræsenterer leverancer, trin og datoer.
Du kan kopiere og indsætte de eksisterende tekstbokse for titel og beskrivelse for at imødekomme de opgaver eller leverancer, der repræsenterer projektmilepæle. Ydermere kan du bruge Dragline fra formfunktionen til at forbinde milepælene med opgaver, faser, afhængigheder mv.
Skabeloner til milepæle
Hvis du og dit team samarbejder om et stort projekt med mange opgaver, deadlines og leverancer, kan du bruge det ubesværede milepælsdiagram fra Miro.
Det færdige milepælsdiagram er velegnet til at spore flere projekter og opgaver ved hjælp af statiske diagrammer og visuelle tidslinjer. Designet gør det nemmere for dig at planlægge vigtige begivenheder, der er planlagt til at ske med bestemte tidsintervaller i løbet af projektets livscyklus.
Eksemplet på milepælsdiagrammet lader dig også samarbejde i realtid med dit produktudviklingsteam gennem linkdeling. Desuden kan du konvertere tavlen til præsentationstilstand, hvis du har brug for at præsentere milepælsresultater for projektets interessenter.
Gantt Chart Maker
Projektleder er et førende PM-værktøj, der lader dig oprette Gantt-diagrammer med projektmilepæle. Disse diagrammer er tilgængelige online, så du kan konfigurere automatiske meddelelser, rapportering, evaluering af projektforløb og mange flere.
Værktøjet lader dig nemt visualisere milepæle på listen, tavlen og kalendervisningen for et projekt. Milepælene er designet på en måde, så de passer godt sammen med Gantt-diagrammet. Alle milepæle er udpeget via diamantsymboler på projektets tidslinje.
Du kan tilføje og tilpasse milepæle fra Gantt-diagrambåndsmenuen. Når du går til Gantt-båndet, vil du se et diamantsymbol. Klik på det for at tilføje en ny milepæl eller redigere en eksisterende.
Projektets milepæle
Kreativt er endnu en populær platform for professionelle skabeloner og diagrammer. Du kan besøge webstedet for at få adgang til nogle seje milepælsdiagramskabeloner, som produktudviklingsteams og interessenter let forstår.
Hvis du designer milepælsdiagrammet korrekt ved hjælp af Gantt-diagrammer og projekttidslinjer, kan du bruge diagrammet som et centraliseret sted for projektstyring. Creately lader dig samarbejde live med eksterne og interne ressourcer. Desuden kan du konfigurere smarte notifikationer for at vide, når nogen foretager ændringer på milepælstavlen.
Projektets milepælsdiagram
Office tidslinje er også en populær destination for tilføjelsesprogrammer, der fungerer online eller offline med dine foretrukne Microsoft Office-programmer som PowerPoint og Excel. Selvom de fleste af disse tidslinjeværktøjer er betalt, kan du downloade en gratis prøveversion for at visualisere dine milepæle. Hvis du finder skabelonen gavnlig, kan du købe en kommerciel licens fra Office Timeline.
Dens milepælsdiagram indeholder en projekttidslinje og grundlæggende symboler som ruder, cirkler og firkanter for at angive milepælene. Projektets tidslinje er i det væsentlige en horisontal tidsskala, hvor milepæle dukker op. Du kan tilføje milepælsdata, såsom startdato, beskrivelse, ressourcer og slutdato.
FAQ
Er Gantt-diagrammet anderledes end et milepælsdiagram?
Gantt-diagrammer er andre projektstyringsværktøjer end milepælsdiagrammer. Gantt-diagrammer fortæller dig, hvilke aktiviteter du skal gennemføre for at afslutte et projekt.
Tværtimod fortæller et milepælsdiagram dig slutdatoer, inden for hvilke du skal levere bestemte projektleverancer eller præsentere en rapport.
Afsluttende ord
Milepæle gør en stor forskel for ethvert projekt på en række måder. Hvis du er projektleder og ikke har sat projektmilepæle, er det det rigtige tidspunkt at gøre det. Tværtimod, hvis du er medlem af et projektteam og ønsker at sætte milepæle for en ubesværet navigation i projektet eller produktudviklingsprocesserne, så tal med projektlederen nu.
Indtil videre har du gennemgået det simple grundlæggende for milepæle, milepælsdiagrammer og deres fordele. Du har også lært, hvordan du opretter en til ethvert projekt eller produktudvikling. Desuden har vi introduceret dig til nogle bedste milepælsdiagramskabeloner, som du kan begynde at bruge lige nu uden at spilde tid på at oprette en fra bunden.
Du kan også læse artiklen Projektkøreplan: Vejledning og gratis skabeloner for bedre projektrapportering til interessenter.