Ressourcestyring er den proces, der bruges af ressourceledere eller virksomheder til at styre deres ressourcer for at nå organisatoriske eller projektmæssige mål. Ressourcer kan være mennesker, tid, enheder og økonomi.
Med korrekt ressourcestyring kan du effektivt styre ressourcerne og levere projektet med reducerede omkostninger og inden for budgettet.
Ressourcestyringsværktøjet kan hjælpe med at allokere de rigtige ressourcer til den rigtige opgave eller projekt for at få arbejdet gjort inden for budgettet og til tiden, og uden større problemer eller eskalering i projektet.
Billedkredit: wikimedia.org
Indholdsfortegnelse
Hvad er vigtigheden af ressourcestyring?
I ressourcestyring er et af de vigtigste kriterier for ressourceoverholdelse den korrekte allokering af ressourcer. Når medarbejdere bliver over- eller underudnyttede, forårsager det en enorm udbrændthed, som kan forårsage en høj nedslidningsrate.
Ved at integrere processer og teknologi i automatisering kan ressourcestyring designes effektivt og effektivt. Hvis det gøres rigtigt, kan ledere ideelt set disponere over mennesker og ressourcer på et budget. Ifølge en undersøgelse af PMI Pulse, Dårlig ressourcestyring kan miste op til 11,4 % af virksomhedens ressourcer.
Under denne globale pandemi får Covid og arbejde hjemmefra-kulturen virksomheder til at vedtage ressourcestyringsværktøjer til at styre ressourcer og udføre projekter inden for rammer og tidslinjer.
Kort sagt er ressourceplanlægning et af de væsentlige kriterier, der skal opfyldes for at opfylde forpligtelser under projektleverance. Det hjælper med projektplanlægning, giver synlighed af nødvendige ressourcer og færdigheder, hjælper med at flytte ressourcer efter udnyttelse og kapacitet og gør det muligt at prioritere aktiviteter for at overholde projektdeadlines.
Hvordan foregår ressourcestyring?
På grund af teknologiske fremskridt er tidligere ressourcestyringsmetoder blevet udfaset eller foretrækkes i det mindste i det nuværende scenarie.
Traditionelle kalendere, Excel-regneark, Microsoft Access, Word-dokumenter blev tidligere brugt til at administrere, tildele og planlægge ressourcer.
Billedkredit: quickscrum.com
Traditionel eller en hvilken som helst manuel metode til ressourcestyring vil være tidskrævende og vil muligvis ikke give forventede resultater, især ved styring af flere projekter og teams på forskellige steder og WFH-kulturen (arbejde hjemmefra).
Nutidens ressourcestyringsværktøjer giver bedre overblik over de projekter eller opgaver, de arbejder på, deres tilgængelighed og tidsplaner. Dens tilslutningsmekanisme i realtid giver ledere, medarbejdere og interessenter mulighed for at holde sig opdateret og få en klar idé om igangværende projekter og projekter i pipelinen, der hjælper med at træffe informerede beslutninger og sætte milepæle.
Nogle af fordelene ved ressourcestyringsværktøjer er angivet nedenfor:
- Sæt forventninger og følg for at lukke
- Øg fleksibiliteten i styring af eksterne teams
- Nemt at planlægge og planlægge handlinger med korte møder
- Sporing i realtid af medarbejders arbejdsstatus
- Tilgængelighed og tilslutning af team og leder efter deres behov opstår
- Mikrostyring kan elimineres, hvilket fører til generel tilfredshed
Hvorfor små og mellemstore virksomheder (SMV’er) skal bruge ressourcestyringssoftware (RMS)
Ressourcer er et aktiv for enhver organisation, uanset størrelse. Hvis ressourcerne er allokeret korrekt, bør der ikke være nogen eskalering, forstyrrelser, sammenbrud og vigtigst af alt, tab af indtægter. RMS og andre CRM-værktøjer vil hjælpe virksomheder med at nå deres forretningsmål og forblive konkurrencedygtige på dagens konkurrenceprægede marked.
Først og fremmest er omkostninger, dygtighed og manglende synlighed i implementeringen de faktorer, der holder SMV’er til at bruge RMS til at styre deres forretningsdrift. Med introduktionen af SaaS (Software-as-a-Service) baseret RMS og brugervenlige og enkle platforme har scenariet ændret sig i dag.
Den nye gennemførlighed af den abonnementsbaserede prissætning af RMS tilskynder også SMV’er til at implementere RMS for virksomhedens effektivitet.
RMS hjælper SMV’er med at planlægge ressourcer og tildele opgaver korrekt, øge gennemsigtigheden, muliggøre automatisering, opretholde digital transformation, være konkurrencedygtig, forbedre arbejdsgangen, løse ressourceallokeringsproblemer, reducere kompleksiteten af flere projekter, enkelt ansvarlighed, høj kontrol osv.
I nedenstående afsnit vil vi se noget af branchens bedste ressourcestyringssoftware til gavn for små og mellemstore virksomheder.
Teamdæk
Teamdeck er en meget brugt alt-i-en RMS. Virksomheden hævder, at dets ressourcestyringsapplikationer bruges af hold fra Nordamerika, Sydamerika, Europa, Australien, Mellemøsten og Fjernøsten og Afrika.
Værktøjet inkluderer alle de adgangsmuligheder, der er nødvendige for at administrere ressourcer såsom planlægning, planlægning, tidtagning, feriestyring og mere. Dens enkle kalendervisning giver dig mulighed for at udføre de vigtige opgaver med at spore ikke-allokerede ressourcer, tildele aktiviteter til dem og overvåge deres tidsplan.
Ud fra omsætning eller fakturering kan ledere beregne KPI’er (Key Performance Indicators) og ROI (Return on Investment), og deres adaptive rapporter hjælper med at bestemme teamets engagement.
Software-dashboardet hjælper med at forudsige fremtidige projektkrav baseret på projekter i pipelinen.
Funktioner
- Udvidet rapportering såsom budget- eller lønrapporter
- Korrekt ressourcestyring, herunder timeopfølgninger og holdferier.
- Håndtering af ressourceblade, herunder godkendelse/afvisning, helligdage, ressourcefravær og årsager.
- Styr ressourceudnyttelsen ved at overvåge brugen på tværs af forskellige projekter
I en nøddeskal kan hele teamarbejdet planlægges og styres med denne software, og datadrevne beslutninger kan tages baseret på avancerede rapporteringsstrukturer. Det er baseret på et softwareabonnement og billigste i denne kategori, startende ved $0,9 pr. måned, men til denne pris er der ikke adgang til mobilen og Teamdeck-appen.
Wrike
Wrike software er en del af det verdenskendte virtualiserings- og cloudfirma Citrix. Den har omfattende funktionalitet, der sikrer, at ressourcer og teamledere forbliver strukturerede gennem hele projektets livscyklus.
Softwaren skaber visuelle projekter gennem Kanban-tavler og Gantt-diagrammer og arbejder sammen i et spredt miljø og flere projekter.
Dashboardet opdeler arbejdet i tre sektioner: Opgaver, Projekter og Mapper. Mapper er en hierarkisk struktur til organisering af opgaver i projekter. Hvert projekt har en bestemt ramme. Projektlederen kan allokere de enkelte opgaver til individuelle ressourcer med data og forfaldsdatoer.
Softwaren har indbyggede skabeloner, der hjælper med at maksimere ressource- og projektproduktiviteten på flere måder, herunder oprettelse af produktkøreplaner, synlighed af indgående projekter, effektive kommunikationsplaner, opdeling af komplekse projekter i faser, der er nemme at implementere osv.
Funktioner
- Projektautomatisering og risikovurdering
- Giver 360 graders synlighed af slutaktiviteter
- Skræddersyede værktøjer til ethvert team og enhver branche
- Kraftige værktøjer som stemmekommandoer og smarte svar
Wrike-platformen tillader 400+ integrationer såsom Salesforce, forskellige CRM-værktøjer, Slack, Microsoft Teams og mange andre, der ikke vil stoppe eller hindre en vellykket implementering af forpligtelser. Softwaren er abonnementsbaseret, og dens pris starter ved $ 9,8 bruger/måned. Den har også en 14 dages prøveperiode.
dette skal gå til #3
Smartsheet
Smartsheet gør dig til en professionel inden for ressourcestyring med et fugleperspektiv af din organisations rutineaktiviteter.
Dens kraftfulde tidsregistrering tillader sporing til minutniveau for at få mest muligt ud af din arbejdsstyrke. Sektionen Personer tillader rollebaseret adgang og kan hjælpe med at administrere fuldtidsansatte og entreprenører.
Desuden kan du tjekke hver projektoversigt og få tallene, der indikerer en eventuel under- eller overudnyttelse af ressourcerne.
Derudover understøtter Smartsheet 100 fortryd-gentag planlægningshandlinger i en aktiv browsersession.
Med sine projektskabeloner kan man samtidigt opdatere eller importere flere projekter.
I sidste ende gør tids-, udgifts-, budget- og udnyttelsesrapporterne det nemt at analysere den overordnede ydeevne og forbedre til fremtidige projekter i overensstemmelse hermed.
Endelig har du alt og mere at opleve på egen hånd med en gratis prøveperiode uden kreditkort, 14 dage.
Vejrudsigt
Vejrudsigt platform er en prisvindende software. Det har vundet mange titler fra verdens førende G2-evalueringsplatform for bedste projektledelse, ressourcestyring, opgavestyring og mange andre.
Det er en komplet projektstyringssoftware, der hjælper med at sikre den endelige udførelse af aktiviteter og absorption af kapaciteten af alle ressourcer. Dets andre moduler som projektledelse, teamsamarbejde, tidsstyring, business intelligence og AI-arbejdsautomatisering kan nemt integreres med dens ressourcestyringsplatform.
En af dens unikke egenskaber er, at det er en af de hurtigste go-live-software, der hjælper teams fra SMB med at implementere det hurtigere og begynde at levere. Den har en højere brugeranvendelsesrate end nogen anden software i denne kategori.
Funktioner
- Hurtigere tidsregistrering af ressourcer baseret på forslag til kunstig intelligens
- Giver et realtidsoverblik over udnyttelsen og kapaciteten af alle ressourcer
- Juster arbejdsbyrden for at undgå problemer
- Beregner automatisk ressourceforbrug for bedre at forstå den tid, der bruges på brug.
Prognosesoftware hjælper ressource- eller projektledere med at planlægge og justere aktiviteter for at løse flaskehalse og sætte standarder for at overholde deadlines. Prisen starter ved $29/sæde/måned for minimum 10 pladser. Denne software er tilgængelig for en 14-dages prøveversion.
Activecollab
Activecollab er en anden brugervenlig software, der håndterer alle faser af projektledelse, herunder arbejdsledelse, teamsamarbejde, tids- og ressourcestyring, kundestyring og lønsomhed.
Ledere eller direktører kan bruge denne software til at planlægge projektaktiviteter og administrere ressourcer fra start til afslutning.
Det er et nemt miljø at opbygge effektiv kommunikation og samarbejde med dit team, andre ledere og kunder. Det er gratis for små projekter med en grænse på 3 brugere.
Funktioner
- Automatiseret opgaveplanlægning
- Importer projekter fra andre apps og integration Zapier, Slack, Webhooks
- Opgaveliste og Kanban-visning
- Cloud storage integration
En simpel platform til at vurdere projektstatus, tid brugt på ressourcer og virksomhedens rentabilitet, der hjælper med at sikre, at forpligtelser er inden for budgettet. Prisen starter ved $7,5 for tre brugere. Du kan teste denne software gratis i 14 dage, før du bruger den i dit arbejdsmiljø.
Flyde
Flyde blev eksplicit udviklet til ressourcestyring, planlægning og kapacitetsplanlægning. Det hjælper med at oprette og tildele opgaver på få sekunder, tilføje projektfaser og deadlines, tildele ressourcer og administrere teamkapacitet.
Ifølge virksomheden bruges det i forskellige brancher, herunder bureauer, konsulentfirmaer, arkitektfirmaer, it-firmaer og andre.
Platformen muliggør integration af eksisterende virksomhedsarbejdsgange til projektstyring, planlægning, slakke opdateringer og mere. Udover ressourcekapacitetsvisualisering og projektrapporter kan denne software også håndtere komplekse projektkrav.
Funktioner
- Denne platform giver ressourceprognoser, der viser projektestimater i forhold til faktiske værdier.
- En forududfyldt indbygget timeseddel hjælper ressourcer med at få arbejdet gjort med lethed.
- Fleksibilitet i ressourceplanlægning for ledere og til at logge tid til ressourcer fra hvor som helst
- Persondatabeskyttelse understøttet af GDPR og SOC2 overholdelse
Float er en af de mest populære ressourcestyringsplatforme i denne kategori. Nem at bruge og nem at implementere, startende ved $6 om måneden. Der er også en 30 dages prøveperiode.
Saviom
Saviom er en avanceret ressourcestyringssoftware med brugerdefinerede konfigurationsmuligheder, der kan justeres i henhold til projektets krav. Softwaren siges at hjælpe med at reducere ressourceomkostningerne med 10 til 30 % og øge ressourceudnyttelsen med 10 til 20 %.
En af dens unikke karakter er, at platformen forudsiger fuld gennemsigtighed af ressourcer, herunder krav, ubetalte ressourcer, over- og underudnyttelse, kapacitetsplanlægning ved hjælp af real-time multi-dimensionelle analyser.
Det er en omfattende ressourcestyringsplatform, der hjælper SMV’er med at forudsige ressourcebehov på forhånd baseret på udbuds- og efterspørgselsanalyse.
Softwaren hjælper dig med hurtigt at identificere og allokere de rigtige ressourcer til tiden, baseret på muligheder, lokationer, interesseområder osv.
Funktioner
- Forstå projektøkonomi såsom omkostninger, indtægter, avancer,
- Optimer ikke-fakturerede ressourcer for at forbedre ressourceudnyttelsen
- Det hjælper med at identificere huller mellem ressourcematrix-lignende faktisk og prognose
- Intelligent virksomhedsdashboard til analyse og rapportering
Hvis du leder efter end-to-end ressourcestyringssoftware til teknik, regnskab, IT, byggeri, rådgivning, er Saviom dit bedste valg. Det hjælper med ressourceplanlægning, kapacitetsplanlægning, rapportering og analyse samt integration med andre workflow-platforme. Priser er tilgængelige ved forespørgsel for et tilbud.
Behandle
Behandle er software til arbejds- og ressourcestyring. Det er en nem at bruge software til at skabe flere arbejdsgange, tildele forskellige ressourcer og spore fremskridt.
En af nøglerne til workflowstyring er dokumentorganisering, og denne software giver en enkel grænseflade til at oprette, organisere og dele dokumenter på tværs af teams.
Træk-og-slip-grænsefladen giver ledere mulighed for at oprette og tildele opgaver til teams på få minutter og spore fremskridt og modtage meddelelser via dashboards. En af dets unikke er, at du kan oprette opgaver ud fra betingelser, der er opfyldt, såsom: hvis / derefter.
Funktioner
- Workflow-oprettelse baseret på godkendelsesmatrix, enten enkelt- eller flertrins
- Evne til at integrere mere end 1000 applikationer
- Planlæg og tildel automatisk arbejdsgange og opdater dine andre apps
- Integrerede formularer til automatisk dataindsamling fra andre apps
Det er en komplet software til teamsamarbejde og workflow-styring med flere funktioner såsom opgaveautomatisering, indlejrede planlagte arbejdsgange og andre automatiseringsmoduler, der gør det nemt at oprette, tildele og spore arbejdsgange og ressourcer. Softwaren kan bruges gratis i 14 dage med omkostninger fra US$25 pr. måned/bruger.
Instagantt
Instagantt er en Gantt-diagramplatform til projektledelse. Gantt-diagrammet er en søjlediagrammetode, der kan bruges til at planlægge, planlægge og spore projekter af enhver størrelse.
Ud over at være en søjlegrafplatform har den også forskellige indbyggede funktioner til at hjælpe med at administrere opgaver, teams og budgetter og gøre projekter til en succes.
Det er en komplet projektstyringssoftware, der hjælper med at planlægge projektdeadlines, etablere afhængigheder og basislinjer, allokere ressourcer og udføre teamwork.
Dens arbejdsbelastningsfunktion sikrer, at ressourcen ikke overbelastes eller underudnyttes, hvilket skaber et afbalanceret team og arbejdsbyrde.
Funktioner
- Hurtigere Gantt-diagrammer med intuitiv platform
- Interaktivt dashboard til at visualisere deadlines, fremskridt og ressourcer for hvert projekt
- Nem Asana-projektintegration
Hvis du leder efter en prisvindende ressource- og projektstyringssoftware baseret på Gantt-diagramplatformen, er denne software nok. Denne avancerede Gantt-kortløsning er tilgængelig til overkommelige priser, startende ved $5/måned. Du kan endda prøve prøveversionen 7 dage før køb.
Mavenlink
Mavenlink er en prisvindende software til dynamisk ressourceoptimering. Det blev kåret som 1. for ressourcestyring, projektledelse og arbejdsledelse af G2 Grids i 2021.
Det bruges til at implementere teams i realtid baseret på forretningsscenarier med forskellige behov. Softwaren giver dig mulighed for at se indvirkningen på produktivitet og overskud, når der foretages justeringer på ressourceniveau.
Det har en unikhed ved at forudsige ressourcer, der er nødvendige for kommende projekter. Det hjælper også med at analysere kravene og rentabiliteten af igangværende projekter.
Denne software har alt hvad du behøver for at administrere ressourcer i realtid og leve op til stadigt stigende forventninger.
Funktioner
- Designet til at demonstrere løbende forbedringer med respons i realtid
- At definere områder for bæredygtig udvikling
- Hjælp med at balancere ressourcekompetencer baseret på projektefterspørgsel
- Vurderer flere planer samtidigt
Mavenlink har vundet adskillige priser. Det er ikke kun en avanceret ressourcestyringssoftware, men giver også en platform for omfattende projekt- og opgavestyring med forudsigelse af fremtidige ressourcebehov. Priser er tilgængelige, når du anmoder om et tilbud.
Hubplanner
Hubplanner tilbyder en komplet løsning med flere nøglefunktioner, såsom ressourcestyring, opgaveplanlægning, tidtagning og projektplanlægning i ét dashboard, som er let at implementere og bruge.
Dens enkle dashboard giver fuldstændig gennemsigtighed af hele teamets tidsplan på tværs af projekter og begivenheder. Rapporteringsstrukturen er udviklet med tanke på design på virksomhedsniveau, som giver omfattende indikatorer til at spore brugen.
Den har et separat planlægningsmodul til planlægning, der kan integreres i ressourcestyring. Det unikke er, at lederen kan planlægge projektbudgettet, angive faktureringssatser og beregne projektudgifter.
Funktioner
- Nem træk-og-slip tidsplan for projektteams
- Det kan overvåge implementeringen af individuelle ressourcer eller projekter
- Det kan vise realtidsanalyser af alle dine projekter og ressourcer
- Ressourceblade og ferie, anmodnings- og godkendelsesarbejdsgang
Denne software kan bruges gratis i 60 dage. Hvis du leder efter en ende-til-ende-ressourcestyringsaktivitet, vil hub-planlæggeren klare opgaven. Dens pris starter ved $7 pr. ressource/måned.
Konklusion
Ressourcestyring er en af de mest udfordrende opgaver i enhver fase af projektledelsen, men med de rigtige værktøjer og software kan det blive meget nemmere.
Næsten alle ressourcestyringsværktøjer diskuteret ovenfor er prisvindende, har næsten samme funktionalitet og er SaaS-baserede med små forskelle i funktioner. SMB’er kan teste disse værktøjer og derefter indgå en aftale, før de afslutter et køb.
Interesseret i at få en virtuel assistent? Tag et kig på virtuelle assistenter til din virksomhed fra disse platforme.
Opret et KPI-dashboard ved hjælp af disse værktøjer.