Virksomheder, store som små, kan ikke køre uden aftaler. Kontrakter er enige med parter, der kan håndhæves juridisk ved at skabe, definere og regulere gensidige rettigheder og forpligtelser mellem dem.
Kontrakter er blevet brugt længe før industrialiseringen, og en kapitalistisk økonomi opstod. Tilbage i kongernes og deres imperiers tidsalder ville aftaler afgøre aftalens vilkår, og parterne var forpligtet til at opretholde vilkårene.
Efterhånden som årtierne gik, og verden undergik uoverstigelige forandringer, forblev grundprincipperne bag kontrakter de samme. Kontraktstyring er processen med at administrere kontrakter. Det omfatter administration af aftaler, fra deres kilde til deres udførelse af den valgte part og den eventuelle opsigelse af kontrakten.
Da kontrakter selv har flere facetter, har kontraktstyringen indført forskellige niveauer/stadier for at repræsentere alle aspekter af aftalen. Væsentlige elementer i kontraktstyring involverer præstationsanalyse for at maksimere den operationelle og økonomiske præstation, samtidig med at den identificerer og mindsker finansielle risici og omdømmerisici, der bæres på grund af manglende overholdelse af kontraktvilkår.
Indholdsfortegnelse
Grundlæggende om kontraktstyring
For at styre arbejdet og de personer, der er involveret i en kontrakt, skal teamet klart forstå det arbejde, de ressourcer og den tid, der er nødvendig for at fuldføre jobbet. En klar forståelse af alle disse aspekter er grundlaget for kontraktstyring.
Fordele ved kontraktstyring
- Kvaliteten af arbejdet opretholdes: Hele kontraktstyringsprocessen har til formål at bevare kvaliteten af det udførte arbejde. Det sikrer, at arbejdet udføres effektivt i den rigtige mængde tid, og at ressourcerne bruges mest omkostningseffektivt. Det sikrer, at virksomheden får den bedste værdi for pengene fra hver kontrakt, den indgår. Det gøres ved at identificere og afbøde økonomiske risici og omdømmerisici.
- Bedre projektkontrol: Projektledelse er afgørende for at styre arbejdet i startfasen. Det sikrer, at arbejdet igangsættes korrekt.
- Øget omsætning: Højere omsætning genereres, når kontraktstyring implementeres. Det sker på to måder. For det første kan virksomheden forblive konkurrencedygtig på markedet og vinde flere kontrakter. For det andet er det arbejde, virksomheden udfører, af højere kvalitet. Det giver resultater af højere kvalitet, og virksomheden kan opkræve en præmie.
Kontraktstyring vs. Kontraktadministration
Kontraktstyringens omfang omfatter hele livscyklussen lige fra dens oprettelse til dens ophør. Kontraktadministration inddrager dog de processer, der indgår i udformningen af kontrakter mellem de to parter. Kontraktadministrationscyklussen slutter, når kontrakten er aftalt og underskrevet. Samtidig påbegyndes kontraktstyringen efter underskrivelsen og afsluttes med aftalens ophør.
Kontraktadministratorer er ansvarlige for at sikre, at begge parter er tilfredse med den kontrakt, de har oprettet sammen. På den anden side sørger Contract Managers for, at alle parter i aftalen overholder alle vilkårene.
Stadier af kontraktstyring
Som tidligere nævnt er Contract Management så meget mere end blot at få underskrevet aftalerne. Det involverer en række handlinger, der guider og udvikler processer til håndtering af alle knudepunkter i aftalen. Det er muligt ved at holde alt klart og grundigt i kontrakten.
Oprettelsesstadiet
Vi ved, at planlægning spiller en afgørende rolle for enhver strategis succes. En god leder planlægger altid sit projekt. Kontraktstyringens oprettelsesfase indebærer at opbygge en fleksibel køreplan for at tage nogle få uforudsete forhold ind.
Oprettelsesfasen er det indledende trin i kontraktstyringens lange og grundige vej. I denne fase vurderer du virksomhedens behov og ressourcer. Det omfatter brainstorming af de kritiske elementer i kontraktstrategien. Dette holder alle de efterfølgende trin plet- og fejlsikre og gør dem klar til improvisationer under uforudsete tilfælde. De funktioner, der bør tages hånd om i planlægningsfasen er:
- De typer af kontrakter, der skal administreres
- Standarder anvendt i overenskomsterne
- Ansvar for hvert trin
- Krav til optimal udførelse af jobbet
- Problemer/flaskehalse for hvert trin og efterfølgende løsninger
- Nødvendige ressourcer til implementering af kontraktstrategien
Oprettelsesstadiet danner grundlaget for de følgende stadier/niveauer, der skal følges.
Samarbejdsstadiet
Samarbejdsfasen kommer efter Skabelsen, hvorigennem kontraktstyringsfonden er oprettet. Det er primært med til at implementere det fastsatte grundlag for nye og friske kontrakter. Det indebærer også at udvikle nye typiske aftaler til hverdags- og humørsituationer. Den fremtrædende udfordring, kontraktledere står over for i denne fase, er at skabe en ligning, der leverer det, der kræves, og samtidig reducerer risiciene.
Scenen bliver den nemmeste til hverdagssituationer. Alle ledere skal finde den rigtige kontrakttype og slå de relevante oplysninger ind, mens de foretager ingen eller mindre ændringer i kontraktdokumentet. Opgaven bliver dog vanskelig, når mere komplekse situationer diskuteres, og i så fald udarbejdes en ny rekord fra bunden, der opnår overholdelse, standarder og rettigheder. En e-signatur følger præ-kontaktstaten for at afslutte kontrakten.
Signeringsstadiet
Underskrivelsesfasen er det næstmest afgørende trin i kontraktstyring. Det er her, du forsøger at udføre de strategier, du har planlagt i det foregående trin. Det er også stadiet, hvor du implementerer kontraktstyringssoftware for at hjælpe med at udføre kontraktrelaterede opgaver. Softwaren er også kendt for at migrere kontrakter med et centraliseret lager.
Contract Management Software er et digitalt værktøj, der gør det muligt for brugere at spore og administrere kontrakter gennem forskellige stadier af deres livscyklus. Denne software giver også virksomheder mulighed for at forny meddelelser, overholdelsesstyring, fange digitale signaturer og administrere kontraktskabeloner.
Et andet væsentligt træk ved implementeringsfasen er onboarding. Det sikres, at alle parter i kontrakten forstår kontraktens og kontraktansvarliges vision og målsætninger og også er fortrolig med de værktøjer, der er i brug.
Efter gennemførelsen af implementeringsfasen, efterfulgt af e-signaturen fra begge personer, kommer overdragelsesfasen, hvor det sikres, at kontrakten er fri for fejl og mangler. Hver rolle, ansvar, milepæl og mål er bekræftet.
Sporingsfase
Det er, når alle målene beskrevet i dine kontrakter kommer til live. Det er således også det stadie, hvor du skal være mere opmærksom på alle vilkårene i aftalen og udføre regelmæssig overvågning af dem for at sikre, at alt sker, som det skal.
Ledernes rolle i kontraktfasen er at sikre, at alt er på rette spor og i henhold til vilkårene i kontrakten. De er ansvarlige for at identificere problemer og have tidlige varslingssystemer på plads.
Ledere kan hente inspiration fra planlægningsfasen til denne. Man kunne udarbejde en korrekt ordnet liste over alle kontraktelementer, der skal verificeres og kontrolleres. Det vil ikke blot lade nogen del af kontrakten blive ukontrolleret, men vil være en hurtig måde at finde afvigelser mellem de aftalte elementer og det udførte arbejde.
Fornyelsesstadiet
Fornyelsesfasen er ikke i det væsentlige en fase. Det bliver dog relevant at være opmærksom på det efter kontraktfasen. Men principperne i Fornyelsesfasen bør anvendes alle steder.
Fornyelsesfasen i kontraktstyring er primært en situation i din kontraktlivscyklus, hvor du beslutter dig for, om du vil genoptage din kontrakt eller opsige den. Da der er klausuler om bøder eller misligholdelse, bliver det i tilfælde af manglende overholdelse af aftalen vigtigere at overveje kontraktens afslutning proaktivt i dine andre kontraktbeslutninger.
Fornyelse involverer evaluering af kontraktens udførelse og flere beslutninger, der inkluderer fornyelse og ændringer i kontrakten, hvis det er nødvendigt. Interessenterne bør være opmærksomme på opsigelses- og fornyelsesdatoer og sikre, at begge parter har god tid til at indsamle information, før beslutningerne bliver låst i endnu en kontrakt.
Stadium efter kontrakt
Efter-kontraktfasen er indgåelsen af kontrakten. Det følger opsigelse af kontrakter. I denne fase sikrer husholdningen, at alt bliver gjort korrekt, udstedelse eller betaling af endelige fakturaer og arkivering af kontrakterne.
Desuden har mange kontraktledere en tendens til at foretage en obduktion af deres kontakter for at lære om takeaways til de næste kontrakter. Denne obduktion giver værdifuld information og læring, som helt sikkert vil forbedre resultaterne af fremtidige kontrakter.
Konklusion
Kontrakter er kun så gode som den person, der administrerer dem. Uanset hvor gode vilkårene er i kontrakterne, er der ingen parter i kontrakterne, der tager en god handel hjem, hvis de ikke bliver behandlet tilstrækkeligt. Det er derfor afgørende at følge retningslinjerne på en disciplineret måde for at få det bedste ud af dine kontrakter.
Du kan også se på, hvor du kan få juridiske dokumentskabeloner til dine kontrakter.