MS Word, PowerPoint og Excel kommer alle med et bibliotek af diagrammer og grafer. Med Excel er de meget nemmere at indsætte. Du kan vælge de data, du vil plotte på aksen af en graf, og Excel tager sig af resten. Disse diagrammer kan kopieres og indsættes i andre MS Office-filer. I Excel er de ret intelligente; hvis du f.eks. opdaterer værdien af et af de plottede punkter, opdateres diagrammet automatisk. De forudindstillede diagrammer indeholder visse elementer, f.eks. hvordan titlen vil se ud, og hvor den vil blive placeret, hvor dataetiketterne vises, hvor aksetitlerne vil gå, hvordan forklaringen vil se ud, blandt andet. For hvert diagram er der en forudbestemt forklaring, men du kan ændre diagramforklaringen i MS Office til en hvilken som helst anden, du foretrækker.
Tilpas diagramforklaring
Dette virker i alle MS Office apps, som du kan oprette et diagram/graf i. For apps, som du ikke kan oprette diagrammer i, men kan indsætte dem i fx Outlook, vil denne mulighed ikke være tilgængelig.
Åbn filen med det diagram, du vil ændre forklaringen for, eller indsæt et diagram i et dokument. Sørg for, at det er redigerbart. Diagrammer, som du kopierer og indsætter mellem MS Office-apps, er generelt redigerbare, så du ikke har nogen problemer.
Vælg det diagram, du vil ændre forklaringen for. Når et diagram er valgt, bliver fanen Diagramværktøjer aktiv. Gå til fanen Design på fanen Diagramværktøjer.
Helt til venstre vil du se en knap ‘Tilføj diagramelement’. Klik på den, og vælg Legends fra menuen. Det vil vise dig de forskellige forklaringslayouts, der understøttes af diagrammer i MS Office. Du kan vælge en af dem for at erstatte den nuværende. Baseret på mængden af plads, du har, kan du erstatte standardforklaringen med den, der er nemmere at læse og passer ind i dit dokument.
Du kan trække forklaringen for at placere den hvor som helst i diagrammet, men hvis du vil placere den automatisk, skal du vælge indstillingen ‘Flere forklaringsindstillinger’ fra den samme menu. En sidebjælke åbnes, hvor du kan tilpasse farven og layoutet af forklaringen.
Andre diagramelementer
Dette virker også for andre diagramelementer. De er alle opført under ‘Tilføj diagramelement’-knappens muligheder og har deres egne underindstillinger. MS Word foreslår de diagramelementer, der er bedst til en bestemt diagramtype, men det tager ikke højde for layoutet af dit dokument, eller om elementerne er lette at læse eller ej.