MS Excel er en usædvanlig intelligent regnearksapp, og det er ikke kun fordi den understøtter en masse logiske argumenter. Appen kan genkende data for, hvad den er, fx ved den, hvornår den har med valuta at gøre, og hvornår den har med tidsværdier at gøre. Det er netop derfor, at mange af funktionerne og formlerne i MS Excel er så nyttige. De tilføjer og trækker ikke bare tal, men kan også anvendes på tid og valuta. Denne funktion er efter alt at dømme nyttig, indtil den begynder at identificere data forkert. Nogle gange vil MS Excel genkende data, der ikke er en dato, som bare det. Det ændrer værdien i en celle og påvirker de formler, du anvender. Den eneste måde at håndtere det på er at stoppe tal, der konverterer til dato.
Dette sker for det meste, når du indtaster alfanumeriske værdier i et bestemt format, men er ikke begrænset til netop det. Hvis du for eksempel skriver 02-02 i en celle, vil t automatisk blive genkendt som 2. februar. Cellen vil derefter genkende alle data, du indtaster i den, som en dato- eller tidsværdi.
De formler, du anvender på cellen, påvirkes efterfølgende, fordi de ikke beskæftiger sig med tal. I stedet har de at gøre med en helt anden type data. Løsningen på dette problem er underligt simpel.
Først skal du vælge cellen med de forkert identificerede data. Hvis du ser på rullemenuen i ‘Nummer’-værktøjskassen, står der ‘Custom’. Der står ikke engang ‘Dato’ eller ‘Tid’, og det er det, problemet stammer fra.
Åbn denne rullemenu og vælg “Tekst”. De data, du indtastede i cellen, ændres til et tal. Det svarer til den dato, Excel genkendte. Slet den figur, du ser, og indtast dine originale data igen. Denne gang, med cellen indstillet til at genkende alt som ‘Tekst’, vil den ikke konvertere til en dato eller tid eller noget andet.
Dette løser ikke ethvert problem, du måtte støde på med dataene i cellen. Når du anvender en formel på cellen, genkendes dataene stadig som en dato, bortset fra at Excel konverterer dem til den numeriske værdi for den dato. Den formel, du anvender, vil ikke give dig en nøjagtig værdi. Der er ingen nem vej uden om dette, og du bliver sandsynligvis nødt til at omformatere den måde, du vælger værdier i din formel på, eller ændre, hvordan du indtaster dem i en celle.
Der er en masse trial and error involveret her, hvis du er nødt til at anvende en formel, men hvis du kun er bekymret for at præsentere data, vil indstilling af cellen til at genkende data som tekst gøre det trick. Denne indstilling vil bestå, uanset hvilken enhed du ser arket på.