En tavle er et fantastisk værktøj til at samarbejde med andre. Hvis du arbejder eksternt og ikke fysisk kan samle dig omkring en, har du dog brug for en virtuel løsning – som Microsoft Whiteboard.
Selvom Whiteboard er tilgængeligt for alle med en gratis Microsoft-konto eller et hvilket som helst betalt Microsoft 365/Office 365 (M365/O365) abonnement, har samarbejdet pt. kun arbejde med medlemmer af samme organisation.
Så hvis du bruger et personligt M365/O365-abonnement, kan du ikke samarbejde endnu; Microsoft har dog sagt, at dette vil ændre sig i fremtiden.
Det er enkelt at dele en tavle, og processen er den samme, uanset om du bruger Whiteboard klient eller web-app.
Vi bruger Windows 10-klienten, da den har flere funktioner og er vores anbefalede metode.
Sådan deler du et board med nogen
For at dele en tavle med en person skal du åbne den i tavleklienten og derefter klikke på den blå Inviter nogen-knap.
I panelet “Inviter”, der vises, skal du skrive navnet på den person, du vil dele med, eller vælge vedkommendes navn på listen “Foreslåede kontakter”.
Når du vælger nogen, får hun som standard redigeringsrettigheder til bestyrelsen. Det betyder, at hun kan redigere bestyrelsens indhold, dele det med en anden eller omdøbe det. Hvis du ikke ønsker, at denne person skal have disse rettigheder, skal du klikke på Pen-ikonet ud for “Kan redigere” og ændre tilladelserne til “Skrivebeskyttet”.
Klik derefter på “Inviter”.
Den person, som du har delt dit whiteboard med, modtager en invitation via e-mail med et link. Når hun klikker på det, tager det hende til tavlen. Tavlen vises på forsiden af Whiteboard-appen, så hun kan få adgang til den uden at vende tilbage til den e-mail, der indeholder linket.
For at stoppe med at dele en tavle med nogen, gå til forsiden af Whiteboard-klienten. Klik på ellipsen (. . .) ud for den tavle, du vil stoppe med at dele, og klik derefter på “Inviter deltagere”.
Klik på ellipsen (. . .) ud for navnet på den person, du vil stoppe med at dele med, og klik derefter på “Fjern deltager”.
Tavlen vil blive fjernet fra hendes Whiteboard-app, og det link, hun modtog, vil ikke længere virke.
Sådan deler du en bestyrelse med flere personer
For at dele en tavle med flere personer skal du åbne den i tavleklienten og derefter klikke på den blå Inviter nogen-knap.
I panelet “Inviter”, der åbnes, skal du klikke på ellipsen (. . .), og derefter vælge “Opret delingslink”.
Slå indstillingen “Webdelingslink fra” til.
Der oprettes et unikt delingslink.
På trods af teksten, der siger, at linket kan deles mellem personlige konti, Microsofts dokumentation siger, at det kun virker med andre i din organisation. Vi var ikke i stand til at dele et board fra en personlig konto med en anden personlig konto under vores test.
Dette vil næsten helt sikkert ændre sig i fremtiden, men når dette skrives, kan du kun dele en bestyrelse med nogen i din virksomhed.
Klik på “Kopier link” for at kopiere det til dit udklipsholder.
Du kan nu sende dette link til alle i din organisation. Når de klikker på det, åbnes tavlen. Den vises også på forsiden af Whiteboard-appen, så de kan få adgang til den uden at gå tilbage til linket.
For at forhindre folk i at få adgang til en tavle skal du slå “Webdelingslink til” fra for at slette linket. Enhver, der klikker på det bagefter, vil se en fejlmeddelelse, der fortæller dem, at de ikke har adgang til dette board.