Indholdsfortegnelse
Udover at lave rene udskrivbare dokumenter, kan filer lavet med Adobe Acrobat Pro indeholde formler, der automatisk beregner dine input. Sådan laver du simple beregninger i en PDF-fil.
Brug af en PDF med beregninger
Når det kommer til software, der kan oprette filer med formler og automatiske beregninger, har du sandsynligvis et regnearksprogram som Microsoft Excel eller Google Sheets i tankerne. Imidlertid gør regnearks art og formatering dem uhåndterlige og upraktiske at bruge som en formular, du distribuerer til folk.
Heldigvis har Adobe Acrobat, den øverste PDF-oprettelsespakke, flere værktøjer, der giver dig mulighed for at lave felter med automatiske beregninger i dem.
Der er mange potentielle use cases for en PDF med en beregnet form, såsom:
Ordreformularer: Hvis du udleverer en formular fyldt med mulige produkter og deres priser til en kunde, kan du oprette et felt, der hurtigt viser den endelige pris på deres ordre uden at skulle trække en lommeregner frem.
Vurderinger og eksamener: Du kan lave en quiz eller vurdering, der automatisk viser resultatet, når du er færdig med at svare.
Fakturaer: Hvis du opretter en udskrevet faktura, kan du indstille den til at vise det endelige beløb, du opkræver automatisk.
Bortset fra ovenstående kan PDF-formularer være nyttige til at udføre risikovurderinger, oprette medlemsformularer eller endda lave en simpel offline personlighedstest.
Lav simple beregnede felter
For at starte skal du gå ind i Acrobat og oprette en formular. Klik på “Værktøjer” øverst til højre på skærmen, rul ned og vælg “Forbered formular”. Herfra kan du starte en ny formular fra bunden eller basere den på en eksisterende PDF- eller dokumentfil, som du allerede har. Import af en fil vil give dig mulighed for automatisk at udfylde felter med felter, der kan udfyldes. Om du gør dette eller ej er ligegyldigt, da du altid kan redigere og oprette disse felter senere.
For bedre at forstå, hvordan man laver en beregnet form, lad os starte med et eksempel. Ovenfor er en simpel bestillingsformular med syv felter: Antal 1 til Antal 5, hvor hvert felt svarer til forskellige varemængder; Samlet mængde; og Samlet Pris. Vi ønsker, at de fem mængder skal være udfyldelige felter, som brugerne selv kan indtaste, mens felterne Samlet mængde og Samlet pris beregnes automatisk.
For at sikre, at et felt kan udfyldes, skal du dobbeltklikke på det eller højreklikke og gå til tekstboksegenskaber og lade feltet Skrivebeskyttet være umarkeret.
Fordi alle vores mængdebokse kan udfyldes, er vi nødt til at oprette en beregning for vores felt i alt. Vælg boksen, og gå derefter til Tekstboksegenskaber > Beregn. Herfra kan vi gøre en af to ting: du kan vælge den anden mulighed for at vælge en af de forudindstillede beregninger, såsom sum, produkt eller gennemsnit; eller du kan vælge den tredje mulighed for at oprette en forenklet feltnotationsformel. I dette eksempel bruger vi de forudindstillede beregninger og vælger “sum”.
Klik på Vælg, og du kommer til en menu, hvor du kan vælge alle de felter, du vil summere sammen. Vælg alle de felter, du vil inkludere, og klik derefter på OK. Du vil bemærke, at dit felts værdi er ændret til 0.
Brug af den forenklede notation
Dernæst ønsker vi at oprette en beregning for vores felt for samlet pris. I modsætning til Total Quantity kan vi ikke blot opsummere et sæt felter. Vi skal lave en række ligninger.
For at gøre det kan vi bruge formatet Simplified Notation. Vælg feltet Samlet pris, gå til Tekstboksegenskaber > Beregn, og vælg den tredje mulighed. Du vil være i stand til at indtaste en formel i en tekstboks ved at klikke på knappen Rediger.
Til simple aritmetiske beregninger fungerer denne formelboks meget på samme måde som en Excel-formelboks. Indtast blot feltnavnene på mængdeboksene, og du vil være i stand til at tilføje, trække fra, gange eller dividere dem med andre tal. Du kan også placere beregninger i parentes for at segmentere dem. Til reference er her modifikatorerne for grundlæggende aritmetiske beregninger:
Tilføj: +
Trække fra: –
Formere sig: *
Opdel: /
For dette specifikke eksempel ønsker vi at multiplicere hver mængde med deres respektive pris. I betragtning af de fastsatte priser ender vi med følgende enkle formel:
(Qty1*5)+(Qty2*7)+(Qty3*7)+(Qty4*12)+(Qty5*20)
Indtastning af ovenstående formel vil gange hver mængde med deres respektive pris og vil generere den endelige pris.
Hvis vi for eksempel ville bestille 3 USB-drev, 2 Apple Lightning-kabler og 1 10000 mAh batteribank, ville vi få følgende resultat:
Påfyldning, lagring og komplekse beregninger
Inden du gemmer din fil, skal du indstille de felter, du ikke ønsker skal kunne redigeres, til skrivebeskyttet i egenskaberne for tekstboks. Enhver, der åbner PDF-formularen, vil ikke være i stand til at redigere disse felter.
Gem dit dokument som en standard PDF-fil, og det skal være en formular, der kan udfyldes i enhver dokumentvisningssoftware, inklusive webbrowsere. Når den er udfyldt, kan den gemmes eller udskrives ligesom enhver anden PDF-fil.
Fordi beregningssystemet i PDF-filer er baseret på Javascript, kan du lave mange avancerede ting med det. Hvis du er interesseret i at lære mere, kan du gå til Adobes hjemmeside at læse om alle de forskellige modifikatorer, du kan bruge, samt oprette brugerdefinerede beregningsscripts, der giver dig mulighed for at have betinget formatering og formler, der lader dig ændre tekst.