Diagrammer og grafer tjener ingen formål, hvis publikum ikke ved, hvad hver del af illustrationen repræsenterer. Tilføjelse af en farvekodet legende er den perfekte måde at holde publikum på sporet.
Indsættelse af en graf i PowerPoint
Det første trin er at oprette din grafik, der illustrerer de datatendenser, du gerne vil vise. Heldigvis kommer PowerPoint med flere forskellige grafer og diagrammer at vælge imellem. Den sværeste del af denne proces er at vælge den grafik, du bedst kan lide.
Gå først over til diaset, hvor vi vil indsætte grafen. Skift derefter til fanen “Indsæt” og klik derefter på “Diagram”.
Vinduet “Indsæt diagram” vises. Du kan vælge den ønskede diagramtype i venstre rude. Vi vælger “Tærte” i dette eksempel. Når du har valgt dit diagram, skal du klikke på “OK”.
Dit diagram vises nu i PowerPoint-sliden sammen med et lille regneark. Indtast de data, du ønsker, i regnearket, og luk derefter regnearksvinduet.
Det fede ved denne metode er, at du faktisk slet ikke behøver at oprette en farvekodet legende. Excel laver en til dig!
Der er dog et par tilpasningsmuligheder for at give din legende en stil, du kan lide.
Tilpasning af din legende
PowerPoint lader dig ændre placeringen, skrifttypestilen og farven på forklaringen. For at ændre placeringen af forklaringen skal du vælge diagrammet og derefter vælge ikonet “Kortelementer”.
En lille menu vises ved siden af. Hold markøren over “Legend” for at få indstillingspilen til at vises. Klik på denne pil, og en anden menu lader dig vælge placeringen for din forklaring.
Du kan også vælge “Flere indstillinger” for at åbne ruden “Formatforklaring” i højre side. Den eneste ekstra mulighed, du dog får, er “øverst til højre.”
Når du er tilfreds med placeringen af din legende, er det tid til at gå videre til andre formateringsmuligheder. For at ændre forklaringsskrifttypen skal du først vælge forklaringen og derefter højreklikke på den. I menuen, der vises, skal du vælge “Skrifttype”.
Her kan du ændre skrifttype, størrelse og farve på din tekst. Du kan også tilføje effekter såsom gennemstregning. Når du har justeret indstillingerne for din tekst, skal du klikke på “OK”.
Du kan også ændre baggrunden og rammen af forklaringen. For at gøre dette skal du åbne ruden Legend Format ved at højreklikke på legenden og vælge “Format Legend” fra menuen.
For at ændre baggrunden for forklaringen skal du vælge “Fyld og linje”-ikonet i ruden. Vælg derefter din fyldtype. Der er flere forskellige muligheder at vælge imellem, og hver af dem giver dig en forhåndsvisning, når den er valgt. Vi bruger “Gradient fill” i dette eksempel.
Din legende ville nu se sådan her ud:
Du kan også redigere kanten af forklaringen ved at vælge “Border” på fanen “Fyld og linje”. Når du er valgt, skal du vælge din kantstil.
For at give din forklaring nogle specielle effekter, skal du vælge “Effekter”-ikonet fra ruden Formater forklaring og derefter vælge den type effekt, du gerne vil give din forklaring fra listen over muligheder.
For at ændre farven på forklaringen, der svarer til dataene i diagrammet, skal du gøre det i selve diagrammet. Højreklik på den sektion af diagrammet, som du vil ændre farven til, vælg “Fyld”-indstillingen i menuen, der vises, og vælg derefter den farve, du ønsker. Du vil bemærke, at forklaringen ændrer farver med de tilsvarende data i diagrammet.
Du kan også vælge nogle af de foruddefinerede farveindstillinger, PowerPoint har til rådighed. På fanen “Design” skal du vælge “Skift farver”.
Når det er valgt, vises en rullemenu. Her kan du vælge det farveskema, du kan lide.
Dit cirkeldiagram (og forklaring) vil overtage det valgte farveskema.