Hvis du bruger OHIO (Only Handle It Once) til at triage din e-mail, vil du sandsynligvis gøre nogle af dine e-mails til opgaver. Sådan gør du det hurtigt og effektivt, så du kan komme videre med at håndtere dine andre e-mails.
Indholdsfortegnelse
Gør det hurtigt og nemt
Din indbakke er ikke en huskeliste; det er en indbakke. Det er fristende at efterlade e-mails i din indbakke, fordi det er nemmere, men så ligger opgaver, du skal udføre, begravet i den indkommende syndflod af e-mail.
Her er grunden til, at folk løber ind i problemer. Den manuelle proces for at omdanne en e-mail til en opgave ser ofte sådan ud:
Åbn din foretrukne opgavelisteadministrator.
Opret en ny opgave.
Kopiér og indsæt de relevante dele af e-mailen i den nye opgave.
Indstil detaljerne, såsom prioritet, forfaldsdato, farvekode og alt andet, du bruger.
Gem den nye opgave.
Arkivér eller slet e-mailen.
Det er seks trin, bare for at tilføje noget til en huskeliste. Ikke underligt, at du ender med e-mails, der fylder i din indbakke. Hvad hvis du kunne skære de seks trin ned til fire? Eller tre?
Nå, det kan du! Og vi vil vise dig hvordan.
Nogle e-mailklienter er bedre til opgaveoprettelse end andre
Der er mange klienter tilgængelige til at administrere din e-mail, og som du måske forventer, er nogle bedre end andre til at oprette opgaver.
For webklienter klarer Gmail jobbet meget godt. Applikationen Opgaver er indbygget, og det er nemt at lave en mail om til en opgave. Der er endda en tastaturgenvej til at oprette en opgave direkte fra en mail – der kræves ingen mus. Hvis du ikke vil have en desktop-klient, er Gmail nok det bedste bud.
For Windows desktop-klienter vinder Outlook uden tvivl. Thunderbird har nogle indbyggede opgavestyringsfunktioner, og de er ikke dårlige, men Outlook er meget smartere og giver dig mulighed for at oprette forbindelse til utallige tredjepartsapps. Hvis du af en eller anden grund ikke kan bruge Outlook, er Thunderbird et godt alternativ. Hvis du allerede bruger en tredjeparts to-do list manager, vil Thunderbird dog ikke skære sennep.
På en Mac er billedet en smule mindre positivt. Apple Mail klarer opgavestyring dårligt sammenlignet med Gmail og Outlook. Hvis du vil administrere opgaver på en desktop-klient, er din bedste mulighed sandsynligvis Thunderbird til Mac. Eller du kan sende e-mail til din tredjeparts opgavelisteadministrator og administrere dem der.
Når det kommer til mobilapps, fungerer både Gmail og Outlook stort set det samme. Det har heller ikke web- eller klientversionernes opgaveoprettelsesværktøjer, men de overfører begge automatisk tilføjelserne til tredjepartsapps. Så hvis du administrerer dine opgaver i Trello og installerer tilføjelsesprogrammet til Gmail- eller Outlook-klienten, er det også automatisk tilgængeligt, når du åbner den tilsvarende mobilapp. Derudover, når du installerer et tilføjelsesprogram til Outlook, installeres det automatisk på desktop-klienten og mobil- og webapps.
Det samme som på en Mac vil folk, der har en iPhone og vil bruge Apple Mail, ikke få meget ud af mobilappen. Du kan bruge Gmail- eller Outlook-klienter, men de er ikke meget nyttige, hvis du vil synkronisere dine opgaver fra din telefon til din Mac.
Fordi Gmail og Outlook er cremen af denne særlige afgrøde, vil vi fokusere på dem. Hvis du har en yndlingsklient, der klarer opgaveoprettelsen rigtig godt, så lad os det vide i kommentarerne, så tager vi et kig.
Oprettelse af opgaver fra Gmail
Google leverer et program kaldet Tasks, som er indbygget i Gmail. Det er en simpel opgavelisteadministrator med ret minimale muligheder, selvom der er en mobilapp, som giver dig et par flere tilpasningsmuligheder. Hvis du har brug for noget simpelt, der fungerer tæt sammen med din Gmail-indbakke, er Opgaver et solidt valg. Konvertering af en e-mail til en opgave er superenkel: Mens e-mailen er åben, skal du klikke på knappen “Mere” på proceslinjen og vælge “Tilføj til opgaver.”
Hvis du er en genvejsperson, gør Shift+T det samme. Opgaver-appen åbner i sidebjælken og viser din nye opgave.
Hvis du har brug for at redigere opgaven for at tilføje en forfaldsdato, yderligere detaljer eller underopgaver, skal du klikke på ikonet Rediger.
Det er ikke nødvendigt at gemme ændringerne, da det sker automatisk. Når du er færdig, skal du klikke på knappen Arkiver i din indbakke (eller brug tastaturgenvejen “e”) for at flytte e-mailen til dit arkiv.
Det er tre enkle trin:
Klik på indstillingen “Tilføj til opgaver” (eller brug Shift+T-genvejen).
Indstil forfaldsdatoen, yderligere detaljer eller underopgaver.
Arkivér (eller slet) e-mailen.
Som en bonus kan du indstille Chrome til at vise dine opgaver, når du åbner en ny fane. Der er en iOS- og Android-app til Opgaver. Det er lige så nemt at oprette en opgave i mobilappen, som det er i webappen. Klik på de tre prikker øverst i mailen, og vælg “Tilføj til opgaver”.
Dette skaber straks en ny opgave.
Hvis Google Tasks ikke har alt, hvad du har brug for, eller hvis du allerede er fortrolig med en anden opgaveadministrator, er der sandsynligvis et Gmail-tilføjelsesprogram til det. I øjeblikket er der tilføjelser til populære to-do-apps, som Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist og Trello og andre (dog ikke Microsoft To-Do eller Apple Reminders).
Vi har tidligere dækket installation af Gmail-tilføjelsesprogrammer generelt og Trello-tilføjelsesprogrammet specifikt. Forskellige tilføjelser giver dig forskellige muligheder, men alle tilføjelsesprogrammer til opgavelister giver dig generelt mulighed for at tilføje en opgave direkte fra en valgt e-mail. Add-ins til opgaveliste er også tilgængelige som web- og mobilapps, der automatisk synkroniseres med hinanden. Og ligesom Opgaver kan du få adgang til dine tilføjelser, når du er i Gmail-mobilappen.
Oprettelse af opgaver fra Outlook
Outlook har en indbygget app kaldet Tasks, som også er tilgængelig som en web-app i Office 365. Her bliver tingene lidt mere komplicerede, fordi tilbage i 2015 Microsoft købte Wunderlist, den populære to-do manager. Det har brugt de sidste fire år på at omdanne den til en ny Office 365 web-only app kaldet (måske lidt fantasiløst) Microsoft To-Do. Det kommer til at erstatte den indbyggede Tasks-funktionalitet i Outlook.
Men lige nu er Tasks stadig Outlook to-do manager, og der er ikke en defineret dato eller Outlook-version, hvornår dette vil ændre sig. Vi nævner kun dette, fordi hvis du bruger O365, vil du opdage, at alle opgaver, du føjer til Outlook-opgaver, også vises i Microsoft To-Do. To-Do viser endnu ikke alle de data, du kan tilføje til en opgave, men på et tidspunkt vil den det.
Indtil videre er Microsoft Tasks den indbyggede Outlook task manager, så vi fokuserer på det.
Brug af Outlook Desktop Client
Det er her Microsoft traditionelt udmærker sig, og de svigter dig heller ikke her. Der er flere metoder til at oprette en opgave fra en e-mail for at imødekomme enhver smag. Du kan:
Træk og slip en e-mail i to-do-ruden.
Flyt eller kopier e-mailen til mappen Opgaver fra højrekliks kontekstmenuen.
Brug et hurtigt trin til at oprette en opgave.
Vi vil fokusere på at bruge et Quick Step, fordi dette giver mest valuta for pengene, og du kan tildele en tastaturgenvej til et Quick Step for en god ordens skyld.
Hvis du aldrig har brugt Outlook-opgaver før, så tjek vores guide til to-do-ruden, så du kan se dine opgaver ved siden af din mail.
Når du har åbnet To-Do-ruden, vil vi oprette et hurtigt trin, der markerer e-mailen som læst, opretter en opgave og flytter e-mailen til dit arkiv. Vi vil også tilføje en tastaturgenvej, så du aldrig behøver at bruge musen til at oprette en opgave fra en e-mail.
Hurtige trin giver dig mulighed for at definere flere handlinger for et enkelt knapklik (eller tastaturgenvej). De er nemme at lave og endnu nemmere at bruge, men hvis du ikke har tjekket dem ud før, har vi en endelig guide til dem. Når du har læst denne vejledning, skal du oprette et nyt Quick Step og derefter tilføje følgende handlinger:
Opret en opgave med teksten i beskeden.
Marker som læst.
Flyt til mappe (og vælg din Arkivmappe som den mappe, du vil flytte til).
Vælg en tastaturgenvej til den, og giv den et navn (som “Opret opgave og arkiv”), og klik derefter på “Gem”. Det er nu synligt i sektionen Hjem > Hurtige trin.
Nu, når du vil omdanne en e-mail til en opgave, skal du blot klikke på det hurtige trin (eller bruge tastaturgenvejen), og det opretter en ny opgave. Det tager titlen fra emnelinjen i e-mailen, og