Det mest almindelige spørgsmål, der opstår blandt Teams-brugere, er, hvordan man angiver en besked i Teams, når de planlægger en ferie eller lang orlov. Når du tager på ferie eller holder pause, slår du ofte notifikationerne fra dine chat-apps fra. Men folk, der ikke kender til dit fravær, sender beskeder, selv når status er offline. Men i modsætning til andre apps tilbyder Microsoft Teams dig en funktion kaldet Out of Office (OOO), som vil være nyttig i dit fravær. Ude af kontoret (OOO) i Teams giver dig mulighed for at indstille en besked og planlægge en dato, som vises til alle, der sender dig sms’er i dit fravær. Du ved måske ikke, hvordan du indstiller Fraværende i Teams, eller hvad du skal skrive i en meddelelse om at arbejde hjemmefra, så læs den følgende vejledning for at lære mere om det.
Indholdsfortegnelse
Sådan går du fra kontoret i teams
Der kan være forskellige grunde til, at nogen ønsker at bruge indstillingen Ikke til stede. Nogle af dem kan være:
- Ud til konferencer, kundemøder eller workshops.
- Når du er på barsel eller sygemeldt i flere dage.
- Hvis du tager en personlig dag.
- Hvis du er på ferie i nogle dage.
En liste over metoder til at indstille Out of Office i teams er givet nedenfor. Følg instruktionerne omhyggeligt.
Metode 1: Gennem indstilling af statusmeddelelsesfunktion
Du kan indstille en Ikke til stede-meddelelse fra dit profilbillede. Dette trin er grundlæggende og nemt at følge:
1. Tryk på Windows-tasten, skriv Microsoft Teams, og klik derefter på Åbn.
2. Klik på dit profilbillede.
3. Klik derefter på indstillingen Indstil statusmeddelelse, som vist.
4. Vælg indstillingen Planlæg fravær.
5. Slå til Slå automatiske svar til.
6. Indtast beskeden i feltet under indstillingen Ikke til stede.
7. Marker indstillingen Send svar uden for min organisation, og vælg derefter Alle eksterne afsendere.
8. Marker indstillingen Send kun svar i en periode, og indstil derefter dato og klokkeslæt.
9. Klik på knappen Gem.
Metode 2: Gennem Microsoft Team Settings
Ligeledes kan du indstille Ikke til stede-meddelelser fra dine Indstillinger. Sådan indstiller du fraværende i Teams-indstillinger.
1. Åbn Teams-appen, og klik på ikonet med tre prikker, som vist.
2. Vælg Indstillinger på listen.
3. Rul ned for at finde Ikke til stede, og klik på knappen Tidsplan.
4. Følg trin 5-8 fra metode 1.
Metode 3: Gennem Microsoft Outlook App
Hvis du har den samme konto til Microsoft Teams og Outlook, vil opsætning af en Ikke til stede-meddelelse i Outlook synkronisere den med Microsoft Teams. Så følg disse trin for at indstille Fraværende i Teams.
Bemærk: Meddelelsen skal synkroniseres i sin egen vilje. Det sker ikke lige med det samme. Desuden kan du kun indstille en Ikke til stede-meddelelse i Outlook, hvis du bruger en Outlook-e-mail eller en Microsoft-konto-e-mail.
1. Gå til Outlook-webstedet på din browser.
2. Klik på ikonet Indstillinger, som vist.
3. Vælg indstillingen Mail i Indstillinger.
4. Klik på indstillingen Automatiske svar, som vist.
5. Slå Automatiske svar til.
6. Marker nu indstillingen Send kun svar i en periode, og indstil tiden som vist.
7. Marker nedenstående muligheder i henhold til dine krav.
- Bloker min kalender for denne periode
- Afvis automatisk nye invitationer til begivenheder, der finder sted i denne periode
- Afvis og aflys mine møder i denne periode
8. Skriv beskeden i boksen nedenfor, og klik på knappen Gem.
Dette er således metoderne til at indstille Out of Office i Teams.
Sådan slukker du for fravær
Her har vi angivet to metoder til at slå funktionen Ikke til stede fra i Teams.
Metode 1: På Microsoft Teams
Du kan deaktivere Ikke til stede i Teams før den forudindstillede dato for at forhindre den i at vise beskeden. Efter den indstillede dato stopper Teams automatisk visningen af beskeden.
1. Start Microsoft Teams-appen fra Windows-søgelinjen.
2. Klik på ikonet med tre prikker, som vist.
3. Klik på indstillingen Indstillinger på listen.
4. Rul ned for at finde Ikke til stede, og klik derefter på knappen Vis.
5. Slå indstillingen Slå automatiske svar til.
6. Klik på knappen Gem.
Mulighed II: På Microsoft Outlook
Som vi diskuterede, hvis du har indstillet Fraværende i Outlook, vil det blive synkroniseret i Microsoft-teams. Så du skal slå indstillingen Ud af kontoret fra i Outlook.
1. Åbn Outlook-browserversionen.
2. Klik på ikonet Indstillinger, som vist.
3. Vælg indstillingen Mail i Indstillinger.
4. Klik på indstillingen Automatiske svar, som vist.
5. Slå indstillingen Automatiske svar til fra.
6. Klik på knappen Gem.
Sådan skriver du arbejder hjemmefra Udenfor kontoret-besked
Her er en oversigt over, hvad du skal huske, når du skriver din besked:
- Sørg for, at den er opdateret – Det er ikke et godt tegn, hvis din besked ikke er nøjagtig. Opdater din besked regelmæssigt.
- Angiv yderligere kontaktoplysninger – Sørg for at nævne kontaktoplysningerne på andre kolleger i tilfælde af en nødsituation.
- Angiv datoen for din hjemkomst.
- Følg virksomhedens politik og overvej virksomhedskulturen – Skriv ikke dumme beskeder uden for kontoret, der fører til et dårligt indtryk.
- Vær taknemmelig i slutningen af din besked.
Ofte stillede spørgsmål
Spørgsmål 1: Hvordan indstiller jeg fraværende fra telefonen?
Svar: I Android Teams-appen har du ikke den nøjagtige mulighed for Ikke til stede, men du kan finde indstillingen Indstil statusmeddelelse, der viser folk din status, når de sender beskeder eller omtaler dig.
Spørgsmål 2: Har fravær-meddelelsen en grænse for ordantal?
Svar: Ja, du har en grænse på 280 ord.
***
Ovenstående metoder skal hjælpe dig med at kende svaret på, hvordan du indstiller Ude af kontoret i Teams uden problemer. Vi håber, at denne vejledning om, hvordan man skriver arbejde hjemmefra, var nyttig. Fortæl os, hvilken metode der virkede bedst for dig. Hvis du har spørgsmål eller forslag, er du velkommen til at skrive dem i kommentarfeltet.