Sådan forbedrer du dine møder ved hjælp af kunstig intelligens: 9 problemer og løsninger

Kunstig intelligens (AI) har potentialet til at strømline møder, løse underliggende problemer under møder og gøre dem mere produktive.

Møder, uanset om de er online eller offline, er vigtige for enhver professionel og virksomhed. Dette gør det muligt for teams at diskutere afgørende spørgsmål eller strategier over en kort diskussion.

Det er dog ikke så let at forberede et møde og få det til at lykkes. Det kræver en masse brainstorming, oprettelse af dagsordener, dokumentering, redigering, præsentation, planlægning og meget mere.

Hvis du gør det hele manuelt, kan det kræve en masse tid og kræfter og kan involvere visse ineffektiviteter og fejl.

Dette kan påvirke mødet og resultatet. Derfor har du brug for en løsning på alle de mødeudfordringer, du står over for.

Du kan udnytte potentialet i kunstig intelligens til at give næring til dine møder, administrere dem som en professionel og få dem til at lykkes.

I denne artikel vil jeg diskutere nogle af de udfordringer, der er forbundet med møder, og hvordan AI kan løse dem.

Lad os begynde!

Håndtering af tid

Til tider kan onlinemøder strække sig ud over den tildelte tid. Dette kan være trættende og ubelejligt for deltagerne, da de kan have andre forpligtelser efter mødet.

På samme måde, hvis mødet ikke starter på det rigtige tidspunkt, skaber det problemer. Dette får folk til at vente, hvilket ingen kan lide i denne hurtige verden. Dette kan også antyde, at værten ikke er så seriøs omkring at værdsætte andres tid. Som følge heraf kan nogle af dem forlade sessionen, hvilket kan påvirke din dagsorden.

Derfor er det nødvendigt at styre mødetiden ordentligt. Dette vil gøre det muligt for alle deltagere at deltage i mødet, have en god diskussion, afslutte det på det rigtige tidspunkt og derefter gå tilbage til deres forpligtelser.

AI-løsning: AI kan hjælpe dig med at administrere dine onlinemøder og gøre begivenheden vellykket. Til dette er der AI-værktøjer til at overvåge forløbet af dine onlinemøder, så du kan sikre, at den korrekte timing opretholdes fra begyndelsen til slutningen.

Udover overvågning kan AI-værktøjer sende påmindelser, når det er tid til at afslutte. Dermed kan du afslutte mødet ordentligt i stedet for at gøre det i en fart.

Planlægning af mødet

Uanset om det er et online- eller offlinemøde, kan planlægning være virkelig udfordrende. Det kræver, at du finder en passende dato og tid, der passer til alle deltagerne. Og i betragtning af hvor travlt alle har i dag, bliver det vanskeligt at bringe alle sammen ad gangen, selvom det er online.

Derudover er der andre udfordringer under planlægningsprocessen, såsom at henvise til kalendere, koordinere med dit team, løse konflikter og meget mere.

AI-løsning: Med AI bliver processen med at planlægge et møde nemmere. Det kan ikke kun strømline planlægningsprocessen, men også gøre det mere effektivt. Du kan få et pålideligt AI-drevet planlægningsværktøj til at forenkle denne proces. Den kan analysere tidsplanerne for hver deltager og, afhængigt af deres tilgængelighed, foreslå foretrukne mødetider.

Ydermere er disse AI-værktøjer designet til at overveje deltagernes andre faktorer som tidszoner, de tilhører, rejsetid osv. for at foreslå passende tidspunkter for møder. Derudover kan værktøjet løse konflikter relateret til planlægning og automatisk sende invitationer til deltagere.

Til planlægning kan du bruge værktøjer som Reclaim.ai, Clockwise osv.

Sæt en klar dagsorden

Nogle gange er dagsordenen for et møde muligvis ikke klar for deltagerne eller værten. Det betyder, at ingen har en klar forståelse af, hvad emnet for diskussionen er, hvilket trodser det overordnede formål med at deltage i et møde i første omgang.

Det er heller ikke så let at komme med en effektiv dagsorden. Det kræver timers grundig research, diskussioner, organisering, dokumentation og rettelser.

Som et resultat kan folk nemt aflede fra diskussionen eller have andre forventninger, end hvad der virkelig foregår i sessionen. Dette kan gøre mødet kontraproduktivt, og målet med mødet synes fjernt at nå.

AI-løsning: AI kan hjælpe med at skabe din mødedagsorden selv på prioriteret basis. Det kan automatisere processen med at opbygge dagsordenen for at spare masser af kræfter og tid. Det kan hjælpe dig med at undersøge, organisere, dokumentere, formatere og rette din dagsorden automatisk.

Derudover kan AI-værktøjer præsentere dagsordenen på en måde, der er velorganiseret og let at læse. Dette sparer dig for manuelt at indsamle og formatere data.

Håndtering af gentagne opgaver

At afholde et møde indebærer en masse gentagne, tidskrævende opgaver såsom planlægning, research, manuel dataindtastning, dokumentation, organisering, afsendelse af invitationer osv. Så hvis du investerer det meste af din tid i disse verdslige opgaver, vil du ikke har tilstrækkelig tid til kreativitet og forbedringer. Det vil således påvirke din organisations vækst.

AI-løsning: Hvis du bruger AI-værktøjer til at automatisere disse gentagne processer, kan du spare masser af din tid. Ved at bruge en AI-mødeassistent kan du strømline mødeforberedelserne, sende invitationer og opfølgninger og andre opgaver.

Det kan hjælpe dig med at generere dagsorden, dokumentere detaljerne i mødet, planlægge møder, sende invitationer, sende advarsler og meddelelser og meget mere.

Sessionsoptagelse

Hvis nogle afgørende ting diskuteres på mødet, vil du måske vende tilbage til det og senere implementere det i din læring eller dit projekt. Årsagen er, at mange ting kan blive diskuteret på mødet, og det er ikke muligt at huske alt. Til dette kan du optage et igangværende møde, så du kan vende tilbage til det og henvise til de punkter, der er diskuteret i det.

Det er dog ikke alle onlinemødetjenester, der tilbyder denne funktion til optagelse af mødesessioner. Så du kan miste vigtige diskussioner eller pointer for altid. Dette kan påvirke dit projekt eller din forståelse af et emne eller emne, du lærer om.

AI-løsning: AI-værktøjer kan hjælpe med at optage hele mødet, så du ikke mister noget, der diskuteres i det. Du kan afspille den optagede session igen og forstå vigtige emner. Dette vil hjælpe dig med at fuldføre dine projekter og opgaver, hvis de trinvise procedurer er forklaret på mødet.

Nogle AI-værktøjer, du kan bruge til at optage mødesessioner, inkluderer Loom, Fathom, Fireflies osv.

Opsummer mødet

Hvis du af en eller anden grund ikke var i stand til at deltage i et møde, kan det virkelig være en hjælp at få en oversigt over de punkter, der er diskuteret i det. Og selvom du har deltaget i mødet, kan et resumé stadig være nyttigt.

Et omfattende, veldesignet resumé af mødet vil omfatte vigtige handlingspunkter, beslutninger, resultater, procedurer osv. Men hvis du prøver at opsummere mødet på egen hånd, kan det kræve en masse tid og kræfter og kan medføre visse fejl og unøjagtigheder .

AI-løsning: Du kan udnytte AI til at opsummere mødet. Et AI-værktøj kan hjælpe dig med at opnå det, så du kan fange de vigtige punkter, beslutninger og andre detaljer og bruge dem i din læring eller dit arbejde.

Du kan bare bruge dette værktøj til at få en omfattende, velformateret og dokumenteret oversigt. Uanset om du har deltaget i mødet eller ej, kan du således forstå hele essensen af ​​mødet ved at gennemgå dette resumé. Dette vil give dig fuldstændig klarhed over de diskuterede emner med nøjagtighed.

Dette gør det også problemfrit for deltagerne, så de ikke behøver at tage noter under sessionen og miste vigtige detaljer i processen. De kan deltage i mødet med fuldt fokus og opfylde målet om at deltage i mødet.

Nogle af de værktøjer, du kan bruge til mødeopsummering, er MeetGeek, Otter, Sembly osv.

Analyse af data

Det er vigtigt at få indsigt i resultaterne af dine møder. Det vil hjælpe dig med at finde de underliggende emner under mødet, uanset om det er relateret til dagsorden, tidsplan, tidspunkt, koordinering eller andet.

Du kan analysere disse data for at løse disse problemer og forbedre dine møder. Det vil sikre, at deltagerne får en smidig mødeoplevelse uden konflikter eller besvær.

Så når mødet er afsluttet, skal du bruge nogle måder at måle, hvordan mødet gik, og de positive og negative sider ved sessionen. Men hvis du ikke måler disse data, vil du aldrig få at vide om de problemer, som kan påvirke dine næste sessioner.

AI-løsning: AI-drevet analyse kan hjælpe dig med at indsamle nyttige analyser og indsigter for at hjælpe med at forbedre dine møder og gøre dem mere effektive. Mange værktøjer på markedet kan hjælpe dig med at indsamle virtuelle mødedata, såsom video, lyd, noter, deltagelse, engagement, deltagelse, resultater, tidsstyring, effektivitet, dagsordenbrug og mere.

Derudover kan AI-drevne analyseværktøjer præsentere disse oplysninger i et letforståeligt, struktureret format. På denne måde bliver det lettere for dig at forstå dataene ved at se på dem. Således kan du hurtigt finde problemerne, spore fremskridtene af dine møder over tid og foretage nødvendige forbedringer.

Ydermere giver AI-værktøjer til at hente detaljerne dig i stand til at få et større billede af dine virtuelle møder, ved at måle, hvordan møderne forløber, og hvilke ting, der fungerede, og hvad der ikke gjorde. Dette kan føre til bedre møder og effektivitet i dine fremtidige møder.

Nogle AI-værktøjer til at indsamle mødeanalyse er Gong, Chorus.ai og mere.

Effektivt samarbejde og kommunikation

Kommunikationsmangler blandt deltagerne i et møde kan føre til nedsat koordinering. Men den overordnede idé med at gennemføre et møde er at have en sund diskussion for at nå frem til en konklusion og målet med mødet.

Nogle gange kan sproget være barrieren mellem deltagere eller visse fysiske handicap. Deltagerne i et møde kan også være nye for hinanden, så at starte en samtale kan virke en udfordring for dem. Til dette skal værten sørge for at skabe et sådant miljø, at alle kan møde hinanden virtuelt og blive fortrolige med at indgå i en diskussion.

Men hvis det ikke opretholdes, vil det påvirke teamsamarbejdet. På samme måde, hvis du afholder en onlinetime, skal du sikre, at alle dine elever får et sundt læringsmiljø og værktøjer til at kommunikere med dig i nød.

AI-løsning: AI-drevet software kan reducere kommunikationskløften blandt mødedeltagere. Det tilbyder funktioner som naturlig sprogbehandling, talegenkendelse, sprogoversættelse osv.

For at gøre mødet mere produktivt skal du på forhånd gøre deltagerne bekendt med dagsordenen ved at sende dem en veldokumenteret dagsorden. Dette vil sætte dem i stand til at forberede sig til mødet og holde fokus under sessionen.

Ydermere kan du bruge AI-værktøjer til samarbejde under møder. Den kommer med funktioner som datadeling, realtidskommunikation og dokumentredigering, virtuel whiteboard, projektstyring og mere. Med disse funktioner kan du sætte dine teams i stand til effektivt at arbejde sammen.

Så hvis nogen blandt deltagerne ønsker at tilføje noget, kan de bruge en funktion til håndløftning (mange software understøtter denne funktion). Værten kan slå lyden til for deltagerne og tillade dem at tale. På samme måde kan flere brugere gennem realtidsdokumentredigering få adgang til og redigere et enkelt dokument til rettelser eller for at komme med forslag.

Nogle af de AI-værktøjer, du kan bruge til at forbedre kommunikation og samarbejde, er ClickUp, Spacemaker, Voice App til oversættelse osv.

At træffe informerede beslutninger

Mange gange bliver det svært for teams at træffe en god beslutning, selv efter timers diskussioner. Og hvis man ikke kan komme til en bestemt beslutning eller træffe beslutninger i en fart uden at måle alting, virker hele formålet med at holde et møde meningsløst.

En dårlig beslutning kan påvirke hele din organisation og dens aspekter. Derfor er det nødvendigt at træffe informerede, rigtige beslutninger på det rigtige tidspunkt.

AI-løsning: AI kan hjælpe med at strømline beslutningsprocessen. Ved at bruge AI-værktøjer kan du få realtidsdata, udføre nøjagtige analyser og udnytte forudsigelig modellering til at træffe mere informerede, datadrevne beslutninger.

Derudover kan AI hjælpe med at forbedre møder ved at:

• Muliggør sprogoversættelse i realtid
• Tage mødenotater
• Automatisk transskribering af møder
• Integrering af flere værktøjer, så brugere kan få adgang til forskellige værktøjer fra én grænseflade
• Sikring af møder med avancerede krypteringer, MFA og andre metoder
• Hjælper dig med at opretholde overholdelse af regler som GDPR, HIPAA osv.

AI-værktøjer, du kan bruge til beslutningstagning, inkluderer Rationale, Scaler osv.

AI mødeassistenter

Lad os nu kort tale om nogle AI-værktøjer, der kan hjælpe dig med at strømline dine møder og gøre dem mere effektive.

#1. MeetGeek

Brug MeetGeek, en alt-i-en AI-mødeassistent, der fungerer med alle platforme, inklusive Zoom, Teams og Google Meet. Det vil øge værdien af ​​dine møder, kundeopkald og ansættelsessamtaler.

AI-værktøjet kan automatisk optage mødevideoer og opsummere møder, transskribere dem og dele indsigt om dem. MeetGeek kan automatisere alt, fra notetagning og transskribering til koordinering af beslutninger.

Værktøjet organiserer alle mødedetaljer sikkert på en søgbar placering og lader dig berige dine biblioteker ved at tilføje lydfiler og transskriptioner. Den integreres med 2000+ apps via Zapier sammen med mange andre værktøjer.

#2. Odder

Gør dine møder yderst produktive og få mest muligt ud af dem med Otter. Det tilbyder vigtige takeaways, noter og live transskriptioner. Det vil også hjælpe dig med at planlægge og planlægge dine møder ved at forbinde Otter med Microsoft eller Google Kalender.

Otter fungerer med platforme som Teams, Zoom og Google Meet. Du kan fange optagelser i realtid, som du kan henvise til senere og tagge dine holdkammerater med forskellige handlingspunkter for at give dem en idé om mødet. Otter kan også oprette automatiserede oversigter med hyperlinks og e-maile dem til deltagerne.

#3. Laxis

Laxis kan styrke teams ved at forenkle møder og fange nøgleindsigt fra kundeinteraktioner. Over 20.000 fagfolk stoler på denne AI-mødeassistent, der kan hjælpe dig med at holde fokus på møderne, markere emner, der skal følges op senere, og fange kommentarer.

Værktøjet fanger også møderesultater og hjælper dig med at træffe klare beslutninger. Det tilbyder personlige skabeloner til at fokusere på samtaler. Det tilbyder også transskriptioner i realtid, tagging, redigering i verdensklasse, lyd-til-tekst-funktioner og integration med populære værktøjer.

Konklusion

Med kunstig intelligens kan du gøre dine møder produktive og vellykkede, da det kan hjælpe dig med at strømline næsten alle aspekter af dine møder. Fra planlægning, oprettelse af dagsorden og dokumentation til planlægning af mødet, invitering af medlemmer og afholdelse af mødet, AI kan hjælpe dig hele vejen.

Du kan også udforske nogle af de bedste dagsordenskabeloner til mere produktive møder.