Excels Tekst til kolonner-funktion opdeler tekst i en celle i flere kolonner. Denne enkle opgave kan spare en bruger for hjertesorgen ved manuelt at adskille teksten i en celle i flere kolonner.
Vi starter med et simpelt eksempel på opdeling af to eksempler på data i separate kolonner. Derefter vil vi udforske to andre anvendelser af denne funktion, som de fleste Excel-brugere ikke er klar over.
Indholdsfortegnelse
Tekst til kolonner med afgrænset tekst
Til det første eksempel vil vi bruge Tekst til kolonner med afgrænsede data. Dette er det mere almindelige scenarie for opdeling af tekst, så vi starter med dette.
I eksempeldataene nedenfor har vi en liste over navne i en kolonne. Vi vil gerne adskille for- og efternavn i forskellige kolonner.
I dette eksempel vil vi gerne have, at fornavnet forbliver i kolonne A, så efternavnet flyttes til kolonne B. Vi har allerede nogle oplysninger i kolonne B (afdelingen). Så vi skal først indsætte en kolonne og give den en overskrift.
Vælg derefter intervallet af celler, der indeholder navnene, og klik derefter på Data > Tekst til kolonner
Dette åbner en guide, hvor du skal udføre tre trin. Trin et er at specificere, hvordan indholdet er adskilt. Afgrænset betyder, at de forskellige tekststykker, du vil trække fra hinanden, er adskilt af et specialtegn, såsom mellemrum, komma eller skråstreg. Det er den, vi skal vælge her. (Vi vil tale om muligheden for fast bredde i næste afsnit.)
I det andet trin skal du angive afgrænsningstegnet. I vores simple eksempeldata er for- og efternavne afgrænset af et mellemrum. Så vi fjerner markeringen fra “fanen” og tilføjer en markering til “Mellemrum”-indstillingen.
I det sidste trin kan vi formatere indholdet. For vores eksempel behøver vi ikke at anvende nogen formatering, men du kan gøre ting som at specificere, om dataene er i tekst- eller datoformat, og endda sætte det op, så et format konverteres til et andet under processen.
Vi vil også lade destinationen være $A$2, så den deler navnet fra dets nuværende position og flytter efternavnet ind i kolonne B.
Når vi klikker på “Udfør” i guiden, adskiller Excel for- og efternavne, og vi har nu vores nye, fuldt udfyldte kolonne B.
Tekst til kolonner med tekst med fast bredde
I dette eksempel vil vi opdele tekst, der har en fast bredde. I dataene nedenfor har vi en fakturakode, der altid begynder med to bogstaver efterfulgt af et variabelt antal numeriske cifre. Koden på to bogstaver repræsenterer kunden og den numeriske værdi efter den repræsenterer fakturanummeret. Vi ønsker at adskille de første to tegn i fakturakoden fra de tal, der efterfølger den, og indsætte disse værdier i kolonnerne Klient og Faktura nr., vi har opsat (kolonne B og C). Vi ønsker også at beholde den fulde fakturakode intakt i kolonne A.
Da fakturakoden altid er på to tegn, har den en fast bredde.
Start med at vælge det celleområde, der indeholder den tekst, du vil opdele, og klik derefter på Data > Tekst til kolonner.
På den første side af guiden skal du vælge “Fixed Width” og derefter klikke på “Next”.
På næste side skal vi specificere positionen(e) i kolonnen for at opdele indholdet. Vi kan gøre dette ved at klikke i forhåndsvisningsområdet.
Bemærk: Tekst til kolonner giver nogle gange en foreslået pause. Dette kan spare dig for noget tid, men hold øje med det. Forslagene er ikke altid korrekte.
I området “Data Preview” skal du klikke på det sted, hvor du vil indsætte pausen, og derefter klikke på “Next”.
I det sidste trin skal du skrive celle B2 (=$B$2) i boksen Destination og derefter klikke på “Udfør”.
Fakturanumrene er opdelt i kolonne B og C. De originale data forbliver i kolonne A.
Så vi har nu set på opdeling af indhold ved hjælp af afgrænsninger og faste bredder. Vi har også set på at opdele tekst på plads og opdele den til forskellige steder på et regneark. Lad os nu se på to ekstra specielle anvendelser af Tekst til kolonner.
Konvertering af amerikanske datoer til europæisk format
En fantastisk brug af tekst til kolonner er at konvertere datoformater. For eksempel konvertering af et amerikansk datoformat til europæisk eller omvendt.
Jeg bor i Storbritannien, så når jeg importerer data til et Excel-regneark, bliver de nogle gange gemt som tekst. Dette skyldes, at kildedataene er fra USA, og datoformaterne stemmer ikke overens med de regionale indstillinger, der er konfigureret i min installation af Excel.
Så dens tekst til kolonner til undsætning for at få disse konverteret. Nedenfor er nogle datoer i amerikansk format, som min kopi af Excel ikke har forstået.
Først skal vi vælge intervallet af celler, der indeholder datoerne, der skal konverteres, og derefter klikke på Data > Tekst til kolonner.
På den første side af guiden lader vi den være afgrænset, og på det andet trin fjerner vi alle afgrænsningsmulighederne, fordi vi faktisk ikke ønsker at opdele noget indhold.
På den sidste side skal du vælge indstillingen Dato og bruge listen til at angive datoformatet for de data, du har modtaget. I dette eksempel vil jeg vælge MDY – det format, der typisk bruges i USA.
Efter at have klikket på “Udfør”, konverteres datoerne med succes og er klar til yderligere analyse.
Konvertering af internationale talformater
Ud over at være et værktøj til at konvertere forskellige datoformater, kan Tekst til kolonner også konvertere internationale talformater.
Her i Storbritannien bruges et decimaltegn i talformater. Så for eksempel er tallet 1.064,34 lidt mere end tusind.
Men i mange lande bruges et decimalkomma i stedet for. Så det tal ville blive fejlfortolket af Excel og gemt som tekst. De ville præsentere tallet som 1.064,34.
Heldigvis, når vi arbejder med internationale talformater i Excel, kan vores gode ven Tekst til kolonner hjælpe os med at konvertere disse værdier.
I eksemplet nedenfor har jeg en liste over tal formateret med et decimalkomma. Så mine regionale indstillinger i Excel har ikke genkendt dem.
Denne proces er næsten identisk med den, vi brugte til at konvertere datoer. Vælg rækken af værdier, gå til Data > Tekst til kolonner, vælg den afgrænsede mulighed, og fjern alle afgrænsningstegnene. På det sidste trin i guiden skal vi denne gang vælge “Generelt” og derefter klikke på knappen “Avanceret”.
I indstillingsvinduet, der åbnes, skal du indtaste det tegn, du vil bruge, i felterne Tusind-separator og Decimal-separator. Klik på “OK” og klik derefter på “Udfør”, når du kommer tilbage til guiden.
Værdierne konverteres og genkendes nu som tal til yderligere beregning og analyse.
Tekst til kolonner er mere kraftfuld, end folk er klar over. Dens klassiske brug til at adskille indhold i forskellige kolonner er utrolig nyttig. Især når vi arbejder med data, vi modtager fra andre. De mindre kendte evner til at konvertere dato- og internationale talformater er magiske.