Slack, det populære kommunikationsværktøj på arbejdspladsen, har nu en Workflow Builder, der hjælper dig med at automatisere tilbagevendende opgaver. Her er hvad det er, hvad det kan, og hvordan du kan bruge det.
Workflow Builder er kun tilgængelig på Slacks betalte planer: Standard, Plus eller Enterprise. Hvis du er på dens gratis plan, skal du opgradere for at bruge Workflow Builder, selvom du kan få en gratis prøveversion af de betalte planer, hvis du vil lege med det.
Hvad er Workflow Builder?
Workflow Builder giver dig mulighed for at definere en trigger og derefter en sekvens af handlinger. Når udløseren er aktiveret, sker rækkefølgen af handlinger. Ved hjælp af en af Slacks eksempler, kan udløserhandlingen være, når en ny person tilmelder sig en kanal. Rækkefølgen af handlinger kunne være automatisk at sende hende en direkte besked med nyttig information og en kort formular, så hun kan præsentere sig selv for de andre kanalmedlemmer.
Du kan vælge mellem følgende udløsere:
Handlingsmenu: Nogen vælger manuelt arbejdsgangen fra kanalmenuen.
Nyt kanalmedlem: Nogen tilslutter sig kanalen.
Emoji-reaktion: Nogen reagerer på en besked med en emoji.
Du kan have så mange trin i din arbejdsgang, som du vil, men du skal vælge et af følgende:
Send en besked: Til en person eller kanal.
Send en formular: Til en person eller kanal.
Selvom det er simple triggere og handlinger, kan du stadig bygge ret komplekse arbejdsgange, såsom godkendelser eller dataindsamling. Slacks næste planlagte tilføjelse er support til udløse arbejdsgange ved hjælp af en API. I teorien betyder det, at du kan bruge tjenester som f.eks IFTTT eller Microsoft Flow, for at starte et Slack-workflow eller indbygge en trigger i din egen app.
For nu er alle Slacks triggere og handlinger interne.
Hvordan kan du bruge Workflow Builder?
Du opretter en arbejdsgang og udgiver den, når du ønsker, at den skal være tilgængelig for andre at bruge. For at starte skal du klikke på pilen ved siden af dit arbejdsområdes navn for at åbne hovedmenuen og derefter klikke på “Workflow Builder”.
Klik på “Opret arbejdsgang” i panelet Workflow Builder.
Giv dit arbejdsflow et navn – andre vil se det, så gør det beskrivende. Når du har navngivet din arbejdsgang, skal du klikke på “Næste”.
Vælg en udløserhandling for at starte arbejdsgangen. Til dette eksempel vil vi bruge “Handlingsmenu”, fordi vi ønsker, at folk skal kunne bruge denne arbejdsgang, når de har brug for det.
Det næste trin vil variere afhængigt af hvilken trigger du vælger. Hvis du vælger “Nyt kanalmedlem”, skal du vælge den kanal, som du vil have arbejdsgangen til at køre på. Hvis du vælger “Emoji-reaktion”, skal du vælge den emoji, du vil udløse arbejdsgangen.
Fordi vi valgte “Actions Menu”, skal vi vælge den kanal, hvor folk kan starte arbejdsgangen, og derefter navngive den, så de kan vælge den. Derefter klikker vi på “Gem”.
Arbejdsgangen oprettes og vises på siden “Oversigt over arbejdsgange”. Klik på “Rediger” for at redigere detaljerne. For en “Handlingsmenu”-arbejdsgang kan du ændre navnet på arbejdsgangen og den kanal, den vises i, men du kan ikke ændre udløserhandlingen – du skal oprette en ny arbejdsgang for at gøre det.
Nu skal du tilføje en eller flere handlinger for at workflowet kan udføres, så klik på “Tilføj trin.”
Du kan vælge at “Send en besked” eller “Opret en formular”. For vores eksempel klikker vi på “Tilføj” ved siden af ”Opret en formular”.
I panelet “Opret en formular” skriver du en titel og et spørgsmål, og vælger derefter den type spørgsmål, det er fra følgende muligheder i rullemenuen:
Kort svar
Langt svar
Vælg fra en liste
Vælg en person
Vælg en kanal eller DM
For vores eksempel vælger vi “Vælg fra en liste.” Vi tilføjer også en værdi til listen over muligheder og klikker derefter på “Tilføj listeelement” for at tilføje en anden. Gentag dette, indtil du har listet alle de muligheder, du vil have nogen til at vælge imellem.
Du kan bruge knapperne til højre til at flytte elementer op og ned eller fjerne dem fra listen. Du kan også vælge et “Standardvalg” (hvis du vil have et) fra rullemenuen under listeelementerne.
Når dit spørgsmål er færdigt, kan du gøre det påkrævet og derefter tilføje endnu et. Du kan tilføje spørgsmål, indtil din formular er udfyldt, og derefter vælge den kanal (eller person), som du vil sende resultaterne til.
Når du er færdig med din formular, skal du klikke på “Gem”.
“Workflow Overview” viser nu det trin, du tilføjede. Klik på “Tilføj trin” for at tilføje flere trin, indtil din arbejdsgang er fuldført.
Når arbejdsgangen er klar, skal du klikke på “Udgiv” øverst til højre på siden.
Et panel, der siger, at din arbejdsgang er blevet offentliggjort, vises med et konfettibruser.
Der sendes en besked i kanalen for at fortælle alle, at du har udgivet en arbejdsgang.
Vi har føjet vores arbejdsgang til en kanal, som alle kan bruge, så Workflow-symbolet (lynet) er nu synligt. Hvis du klikker på ikonet, vil din arbejdsgang være synlig for alle, og de kan klikke på ikonet for at vælge og bruge din arbejdsgang.
Når du klikker på din arbejdsgang, vises den formular, du har oprettet.
For at redigere eller ændre din arbejdsgang skal du klikke på pilen ud for dit arbejdsområdenavn for at åbne hovedmenuen og derefter klikke på “Workflow Builder”.
Panelet Workflow Builder åbnes.
For at redigere din arbejdsgang skal du blot klikke på den. Klik på de tre prikker til højre for at åbne en menu, der giver dig mulighed for at udføre andre handlinger, såsom at fjerne udgivelsen eller slette arbejdsgangen.
Med tiden forventer vi, at Slack tilføjer endnu mere funktionalitet til sine arbejdsgange. I mellemtiden er det dog et nyttigt værktøj til at forbedre kommunikation og samarbejde.