En af Outlooks mest nyttige og mindst forståelige muligheder er Follow Up, programmets e-mail-påmindelsesværktøj. Hvis du har svært ved at huske at besvare e-mails, efter at de ikke længere er på forsiden af din indbakke, er dette værktøj til dig.
Opfølgning minder dig om e-mails på en dato efter eget valg og føjer dem til din Outlook-opgaveliste. Når du har behandlet påmindelsen og markerer den som afsluttet, forsvinder de fra din opgaveliste. Det er enkelt, hurtigt, effektivt og nemt at bruge.
For at komme i gang skal du vælge en e-mail i Outlook og derefter klikke på Hjem > Følg op (den er i gruppen “Tags”).
I rullemenuen skal du vælge den dato, du ønsker en opfølgning på mailen. Microsoft tilbyder flere hurtige handlinger, herunder “I dag”, “I morgen” eller “Næste uge.” Du kan dog også klikke på “Tilpasset” for at vælge en dato.
E-mailen er derefter fremhævet med gult, så du på et øjeblik kan se, hvilke beskeder der er markeret til opfølgning. Det føjer også e-mailen til din Outlook-opgaveliste.
Dette kaldes “tilføje et flag” til en e-mail. Når du har gjort dette, kan du flytte e-mailen til en hvilken som helst anden mappe, f.eks. dit arkiv, og den vil forblive synlig på din opgaveliste – bare dobbeltklik på den for at åbne den.
Som standard minder Outlook dig om e-mailen på den dag, du valgte. Men hvis du vil vælge den nøjagtige dato og klokkeslæt for påmindelsen, skal du gå til Hjem > Følg op igen og derefter vælge “Tilføj påmindelse.”
Dette åbner panelet “Brugerdefineret”, hvor du kan ændre navnet på flaget, start- og forfaldsdatoer og påmindelsesdato og -klokkeslæt.
Du kan også klikke på Hjem > Følg op og derefter vælge “Brugerdefineret” for at få adgang til panelet.
Den første mulighed, “Flag til,” er navnet på det flag, du giver e-mailen. Dette vises øverst i meddelelsen som et informationstip. I dette tilfælde viser den “Opfølgning”, som er standardnavnet, Start og Forfaldsdato.
Du kan vælge et andet flagnavn fra rullemenuen eller skrive dit eget.
Vi ændrede flagnavnet til “Anmeldelse”, og informationstippen ændrede sig tilsvarende.
Hvis du vil ændre den dato, du vil følge op på e-mailen, kan du ændre værdierne for “Startdato” og “Forfaldsdato”.
Som standard fungerer Outlook-opgaver baseret på “Forfaldsdato”, så når du angiver en, afgør det, hvornår e-mailen vises på din opgaveliste.
Du kan også indstille den dato og det klokkeslæt, du ønsker en pop-up-påmindelse. Som standard bruger Outlook standard påmindelsesalarmstøj, men du kan også ændre det, hvis du vil.
Når du er færdig, skal du klikke på “OK” for at lukke Custom-panelet.
Hvis du bruger opfølgning meget, kan du måske også lide Quick Click-indstillingen. Dette giver dig mulighed for at klikke på en e-mail én gang og tilføje et standardflag. Hvis du endnu ikke har ændret standardindstillingerne i Outlook, skal du holde markøren over en e-mail, indtil du ser hurtighandlingsknapperne til højre – en af disse vil være et opfølgningsflag.
Hvis du ikke kan se denne mulighed, så tjek vores guide om hurtige handlinger for at tilføje den. Når du klikker på knappen Hurtig handling, markerer den e-mailen for en opfølgning “I dag” som standard.
Du kan gå til Hjem > Opfølgning og derefter vælge “Indstil hurtigt klik” for at ændre denne indstilling.
I rullemenuen skal du vælge den standarddato, du ønsker, at knappen Hurtig handling skal bruge, og klik derefter på “OK”.
Når du nu holder markøren over en e-mail og klikker på opfølgningsflaget i Hurtige handlinger, vil den automatisk bruge den dato, du valgte. Dette er virkelig nyttigt, hvis du kører gennem e-mails sidst på dagen for at minde dig selv om at håndtere dem senere.
Når du er færdig med en e-mail, skal du klikke på Hjem > Følg op, og derefter vælge enten “Markér som fuldført” eller “Ryd flag”.
“Marker fuldført” markerer opgaven som udført og fjerner den fra den synlige opgaveliste, mens “Ryd flag” sletter opgaven. Enten fungerer, men vi kan godt lide “Mark Complete”, fordi det er som at sætte kryds ved noget fra en to-do-liste.
Nu er du klar til at bruge opfølgningsflaget!