Microsoft lader dig tilføje overskrifter til dit dokument. Disse overskrifter er ikke kun specielt formateret tekst, dvs. din overskrift er ikke en overskrift, fordi den er større i skriftstørrelse og har en anden farve. Overskrifterne i MS Word er et dokumentelement, der bruges til at opbygge indholdsfortegnelsen og kortlægge hierarkiet i hele dokumentet. Overskrifter på lavt niveau er underordnede overskrifter på højt niveau, og de gør det lettere at oprette sektioner i et dokument. Hvis du efter at have oprettet et stort dokument indser, at du skal ændre flere overskriftsniveauer, får du brug for en måde at gøre det hurtigt på.
For at være retfærdig kan du altid vælge en overskrift i et dokument og vælge det korrekte overskriftsniveau for det fra værktøjslinjen overskriftsstile. Der er ikke noget, der siger, at det ikke virker. Det virker upåklageligt, men det vil tage mere tid. Den smarteste ting at gøre er at bruge navigationsruden.
På MS Word skal du klikke på afsnittet helt nederst, der viser dig, hvilket sidetal du er på. Det vil læse noget som side x af x. Dette vil aktivere navigationslinjen til venstre. Gå her til fanen Overskrifter. Dette vil vise hver enkelt overskrift i dokumentet. Klik, og træk og slip en overskrift fra den ene sektion til den anden for nemt at flytte den. Indholdet under overskrifterne vil flytte med dem, tabeller, billeder og tekst.
Nu hvor du har overskriften placeret, hvor du vil have den, kan du ændre flere overskriftsniveauer fra navigationslinjen.
Højreklik på den overskrift, du vil ændre niveauet for. Kontekstmenuen vil have to muligheder kaldet ‘Promote’ og ‘Demote’. Indstillingen Fremme vil øge overskriftsniveauet for den valgte overskrift med én. Hvis du for eksempel promoverer en overskrift, der er overskrift 2, bliver den overskrift 1.
Ligeledes vil indstillingen Degradere reducere overskriftsniveauet for den valgte overskrift med én. For eksempel, hvis du degraderer en overskrift, der er overskrift 2, bliver den overskrift 3.
Når du har ændret overskriftsniveauerne, skal du opdatere indholdsfortegnelsen. Navigationslinjen opdateres automatisk.
Desværre kan du ikke vælge flere overskrifter og promovere eller degradere dem alle på én gang. Det ville gøre opgaven usædvanligt nemmere, men af årsager kun kendt af Microsoft, er dette ikke en mulighed. Måske vil den næste version af MS Office, MS Office 2019, understøtte det, selvom du kun vil være i stand til at bruge det, hvis du er på en Windows 10-maskine.