Gmail gør det virkelig nemt at organisere e-mails og holde styr på, hvad der er vigtigt for dig. Hvis du bruger Gmail som din primære e-mail-klient, vil du sandsynligvis være interesseret i at optimere den for at få mest muligt ud af den.
Gmail har faktisk en masse tilpasningsmuligheder, som du kan tilpasse efter dit behov for bedre at administrere e-mails. Uanset om du vil ændre brugergrænsefladen, få hjælp til at skrive e-mails eller administrere e-mails afsendelse/modtagelsesadfærd, kan alt justeres i indstillingerne.
For at hjælpe dig med at få den bedste Gmail-oplevelse, vil jeg vise dig nogle Gmail-indstillinger, som du kan tilpasse efter dit behov for at være mere produktiv eller blot få Gmail til at se bedre ud.
Bemærk: Alle de indstillinger, der er angivet nedenfor, er enten i Gear-menuen i øverste højre hjørne af Gmail-webappen eller i de indstillinger, som du kan få adgang til ved at klikke på knappen Se alle indstillinger i Gear-menuen.
Indholdsfortegnelse
Skift e-mail-tæthed
I Gear-menuen er der mulighed for at ændre tætheden af e-mails, så flere e-mails kan passe på skærmen ad gangen. Standardindstillingen viser e-mails sammen med deres vedhæftede ikoner. Du kan skifte til indstillingen Komfortabel for ikke at vise vedhæftningsikonerne for at mindske tætheden.
Hvis du vil reducere tætheden yderligere, så skift til kompakt tilstand, og hver række i e-mailen vil skrumpe yderligere for at vise flere e-mails.
Jeg kan personligt godt lide at bruge Compact-tilstanden, da det gør det nemmere at skimme gennem masser af e-mails uden at scrolle for meget. Selvom du også kan prøve Komfortabel tilstand, hvis du er vant til standardtilstanden, da den kun skjuler ikonerne for vedhæftede filer, mens alt andet ser ens ud.
Fortryd sendte e-mails
Det er ikke ualmindeligt ved et uheld at trykke på send-knappen på en e-mail, mens du skriver eller huske at redigere noget i e-mailen efter at have sendt den. Hvis dette sker for dig ofte, så er der en mulighed i Gmail for at fortryde sendte beskeder inden en fastsat periode.
I de primære Gmail-indstillinger finder du muligheden Fortryd Send under fanen Generelt. Du kan vælge en annulleringsperiode på 5, 10, 20 eller 30 sekunder for at fortryde en sendt e-mail, før den valgte tid går.
Når den er aktiveret, får du en fortryd popup, hver gang du sender en e-mail, der bliver stående i det tidsrum, du har valgt i indstillingerne. Du kan klikke på Fortryd for at stoppe e-mailen, og den vil i stedet blive gemt som en redigerbar kladde.
Du skal dog huske på, at dette vil forsinke din e-mail-levering, da Gmail ikke leverer e-mailen, før den valgte tid er gået.
Ændre antallet af e-mails, der vises pr. side
Du kan øge/mindske antallet af e-mails, der vises pr. side. Hvis du modtager mange e-mails hver dag, så er det kun bedre at øge dette tal, så du ikke behøver at klikke på knappen næste side ofte.
For at ændre dette skal du gå til indstillingen Maksimal sidestørrelse under fanen Generelt og vælge antallet af e-mails der. Du kan vælge minimum 10 og højst 100 e-mails pr. side.
Skift læserude
Hvis du er træt af at åbne e-mails individuelt for at se indholdet, så kan du ændre læseruden til at vise e-mail-indhold side om side med listen over e-mails. I slutningen af Gear-menuen finder du afsnittet Læserude, hvor du kan vælge Højre for indbakke eller Under indbakke.
Indstillingen Højre for indbakken viser e-mail-indholdet i højre side af indbakken med listen over e-mails i venstre side. Og indstillingen Nedenfor indbakke viser e-mail-indholdet nederst og listen over e-mails øverst. Du kan øge eller formindske størrelsen af paneler, efterhånden som du finder det behageligt.
Deaktiver/aktiver Smart Compose
Gmail Smart Compose-funktion tilbyder forudsigelige skriveforslag, der hjælper dig med at skrive e-mails hurtigere ved automatisk at udfylde almindelige sætninger. De forslag, det giver, er tilpasset din skrivestil, og det er yderligere forbedret ved hjælp af smart AI.
Der er dog en mulighed for, at du måske ikke kan lide det, hvis det ikke giver dig gode forslag, og du finder det mere en distraktion i stedet for at hjælpe. Uanset om du vil aktivere eller deaktivere den, skal du bare flytte til indstillingen Smart Compose under fanen Generelt og slå den til/fra.
Lige under denne mulighed kan du også slå personalisering fra for Smart Compose, hvis du ikke ønsker, at den skal komme med forslag baseret på din skrivning.
Deaktiver/aktiver samtalevisning
Gmail grupperer e-mails under samme emne for at gøre det nemmere at følge en samtale og svare, og det kaldes samtalevisning. Du kan dog deaktivere den for at adskille hver e-mail og se den individuelt, hvis du foretrækker den gamle e-mail-stil.
For at aktivere eller deaktivere samtalevisningen skal du åbne Gear-menuen og rulle ned til bunden. Fjern markeringen/markeringen af afkrydsningsfeltet ved siden af samtalevisningen i afsnittet Email Threading.
Deaktiver/aktiver Nudges
Nudges er en påmindelsesfunktion i Gmail, den minder dig om at svare på en e-mail eller følge op på en sendt e-mail, hvis du glemmer det. Selvom Nudges er en praktisk funktion, kan den hurtigt blive irriterende for nogle mennesker. Da det stadig er en AI-baseret funktion, der kan give dig besked om e-mails, du ikke engang ønsker at følge op på, hvilket kan blive irriterende.
For at deaktivere/aktivere Nudges kan du gå til indstillingen Nudges på fanen Generelt og redigere de to muligheder der. Du kan selvfølgelig kun aktivere/deaktivere én af dem, hvis du vil delvist bruge Nudges-funktionen.
Hent ulæste beskeder-ikon
Der er en mulighed i Gmail for at få en ulæst beskedtælling i faneikonet. Dette kan være meget nyttigt, hvis du har brug for opdateringer på de aktuelle ulæste e-mails i Gmail uden at skulle skifte fane.
For at aktivere det skal du gå til fanen Avanceret i Gmails hovedindstillinger og aktivere indstillingen Ulæst beskedikon. Nu vil du se dine ulæste e-mails tælle lige oven på Gmail-ikonet på fanen. Selvom det kun sporer ulæste e-mails under 100.
Personligt niveauindikatorer
Hvis det er vigtigt for dig at vide, om en e-mail blev sendt direkte til dig, en gruppe personer eller en mailingliste, så skal du aktivere indikatorer for personligt niveau i Gmail. Dette kan især være nyttigt, hvis du har problemer med at finde ud af, om en e-mail er et personligt tilbud til dig eller blot en mailinglisteannonce.
På fanen Generelt skal du rulle ned til bunden og vælge Vis indikatorer ud for indstillingen Personlige niveauindikatorer. Når det er aktiveret, vil du se et nyt pilikon oven på e-mails med en, to eller ingen pile inde. En pil betyder, at e-mailen blev sendt til en gruppe, to pile betyder, at den kun blev sendt til dig, og ingen pil betyder, at den blev sendt til en adresseliste.
Send e-mails fra en anden adresse
Hvis du har mere end én Gmail-konto – f.eks. arbejde og personlig konto – så kan du tilføje dem til din hovedkonto og sende e-mails uden at logge ind på dem. Dette kan være virkelig tidsbesparende, hvis du ofte har brug for at e-maile fra forskellige adresser og ikke ønsker at skifte mellem konti.
I Gmail-indstillingerne skal du gå til fanen Konti og import og flytte til sektionen Send e-mail som en. Klik her på Tilføj en anden e-mailadresse.
Et nyt vindue åbnes. Angiv den sekundære e-mailadresse og dens navn, og klik på knappen Næste trin. Nu sender Gmail en e-mail til denne e-mailadresse for at bekræfte den, og den vil blive tilføjet, når du har bekræftet.
Når den er tilføjet, får du mulighed for at sende e-mails fra dine primære eller sekundære e-mailadresser, mens du skriver en ny e-mail.
Brug Prioriteret indbakke
Selvom standardindbakken fungerer fint for de fleste, hvis du vil fokusere på vigtige ting først; så er Prioriteret indbakke måske bedre for dig. Som navnet antyder, opretter Prioritetsindbakke sektioner af din indbakke for at vise vigtige ulæste e-mails først, stjernemarkerede e-mails derefter og alt andet i den tredje sektion.
Det interessante her er, at det vil vise dig vigtige e-mails fra All Mail-etiketten, så det vil endda vise vigtige e-mails fra kampagner og den sociale sektion. Hvis du ikke ved, hvordan Gmail lærer, hvilke e-mails der er vigtige for dig, så tjek dette Gmail supportside.
For at skifte til Prioriteret indbakke skal du flytte til fanen Indbakke i Gmail-indstillingerne og vælge Prioriteret indbakke i afsnittet Indbakketype.
Afsnittene her kan tilpasses fuldt ud. Du kan tilføje en sektion mere, ændre antallet af elementer i hver sektion, ændre sektionsprioritet, skjule sektion, når den er tom, og gøre meget mere.
Brug og rediger tastaturgenveje
Hvis du ikke allerede bruger dem, har Gmail tastaturgenveje til næsten hver handling, så du grundlæggende kan bruge dem uden at røre musen. Her er alle tastaturgenvejene til Gmailkan du huske den, du har brug for oftest.
Du skal dog sørge for, at tastaturgenveje er aktiveret i Gmail-indstillinger. Under fanen Generelt skal du sikre dig, at Tastaturgenveje til er valgt i sektionen Tastaturgenveje.
Når du nu kommer til den mere interessante del, kan du også redigere Gmail-tastaturgenveje for at bruge dine egne. Du kan dog kun redigere hovednavigations- og indbakkestyringsgenvejene, som også er de vigtigste.
Først skal du aktivere denne funktion. Gå til fanen Avanceret og aktiver indstillingen Brugerdefinerede tastaturgenveje.
En ny Tastaturgenvejsfane vises, hvor du vil se listen over tilpassede genveje. Du kan tildele to genveje til hver handling ved at redigere boksene ved siden af den.
Afsluttende tanker
Jeg drager personligt fordel af alle disse indstillinger nævnt ovenfor, og de gør virkelig e-mail meget nemmere i Gmail. Selvom nogle af disse indstillinger er aktiveret som standard (som Smart Compose), er det stadig godt at dobbelttjekke og sørge for, at disse indstillinger er konfigureret, som du foretrækker.