Arbejdsdokumentets omfang hjælper dig med at undgå gætværk og fejlkommunikation i et projekt og holde det på sporet, når du samarbejder med eksterne kunder.
Nutidens virksomheder samarbejder med flere parter, før de afslutter et projekt. For et sådant samarbejde har virksomheder brug for et professionelt dokument. Så de kan henvise til det senere, hvis de samarbejdende eksterne parter ikke leverer projektleverancerne i henhold til de aftalte specifikationer.
Et sådant forretningsdokument er omfanget af arbejdet. Du har brug for det, når du tager projekter fra en anden eller samarbejder med tredjeparter.
Fortsæt med at læse for at lære at skrive et arbejdsomfang i et klart og letforståeligt sprog. Du vil også udforske nogle online ressourcer, der tilbyder forskellige typer af omfanget af arbejdsskabeloner og formularbaserede builders.
Indholdsfortegnelse
Introduktion
Scope of work, også kaldet SoW-dokument, er et papir, hvor detaljerede oplysninger om grundlaget for et projekt er beskrevet. Mange mennesker betragter det også som en skriftlig kontrakt mellem dem selv og andre interessenter i et projekt, herunder agenter, tjenesteudbydere og underleverandører.
Dokumentet forklarer normalt, hvordan hver opgave eller fase af et projekt afsluttes, leverancerne, forventede resultater, betalingsplaner og processen. Ved hjælp af dette kan freelancere eller teams klart og kortfattet nævne, hvad interessenterne kan forvente af et projekt.
I tilfælde af misforståelser fungerer dette som go-to-mulighed for alle parter. Ud fra det ved alle, hvad de skal gøre for at få projektet til at fungere for begge. SoW-dokument er også en fantastisk måde til effektiv kommunikation – mangel på som kan forårsage et projekt- og kunde-interessenterforhold til at mislykkes.
Væsentlige komponenter
Afhængigt af din projekttype og branche vil dokumentet variere. Dette er dog de fælles elementer, du skal inkludere i næsten alle SoW for gennemsigtighed.
Nøgleoplysninger
I hvert SoW-dokument skal du inkludere de grundlæggende detaljer om et projekt, så læserne umiddelbart kan indse, hvad det handler om. Inkluder projektets navn, forfatterens navn, klientens navn, dato og andre vigtige oplysninger.
Projektets mål
Tilføjelse af en kort projektbeskrivelse i SoW hjælper altid. Sørg for at inkludere projektets baggrund, mål, problemformulering og involverede personer, men kortfattet.
Beskrivelse af varer og tjenester som en liste
Kom nu til den mest afgørende del af dette dokument – de varer og tjenester, du vil levere eller udføre inden for projektets rammer.
Det er bedre at opdele leverancerne i mindre bidder og angive dem som opgaver og underopgaver. Uanset om det er et freelanceprojekt eller et teamprojekt, præsenterer opgaverne i en tabel sammen med forventede afslutningsdatoer og kontaktpersoner.
Projektleverancer
Det er måske ikke nødvendigt for alle SoW-dokumenter, men det er en fordel at nævne, hvad kunden får, når projektet slutter. Således vil de vide, hvad de kan forvente af dig og dit team.
Projekttid
Tid spiller en afgørende rolle i alle projekter; derfor skal du inkludere færdiggørelsestiden. Nævn, hvornår du vil begynde at arbejde på det, og hvornår du er færdig med det. Glem heller ikke at nævne eventuelle milepæle eller præstationer, du ønsker at opnå undervejs.
En liste uden for anvendelsesområdet
En anden valgfri komponent i SoW-dokumentet vil tage det til næste niveau. I dette afsnit skal du inkludere alt, hvad du ikke vil inkludere i dit projekt, men kunderne kan forvente, at du gør det. Dette vil gøre tingene klare og hjælpe dig med at undgå enhver misforståelse.
Protokol for ændringer
Når du opretter SoW, før du starter på et projekt, kan der senere opstå behov for at foretage ændringer i det projektomfang, du nævner i dette dokument. Af denne grund skal du tilføje en protokol, hvorigennem du vil være i stand til at foretage ændringer i den.
Betalingsbetingelser
Alle betalte projekter skal indeholde en sektion, hvor du skal beskrive projektudgifter og betalingsmåder. Hvis projektet kræver, at du investerer penge til varer, arbejdskraft, infrastruktur eller andre faste omkostninger, skal du inkludere det i dette afsnit. Nævn også betalingsplaner, milepælsbetalinger og andre detaljer i dit SoW-dokument.
Vilkår og betingelser
Du skal inkludere alle vilkår og betingelser for projektet i dette afsnit. Her kan du også forklare de termer, der er brugt i SoW og eventuelle forhold, du ikke har afklaret tidligere.
Accept
Tilføj endelig dette afsnit, som vil gøre dette til en juridisk håndhæver kontrakt. Medtag her kundens underskrift og byd plads til andre interessenters underskrifter.
Brug Cases
Enhver projektbestillingsaftale mellem en klient og en outsourcing-part bør ske gennem et SoW-dokument. Nedenfor finder du nogle eksempler på brug af den virkelige verden af omfanget af word-dokumenter og deres skabeloner:
#1. Bygningsarkitektoniske arbejder
Da arkitektonisk arbejde for erhvervsbygninger og private bygninger medfører mange udgifter, risici og tidsinvesteringer, skal du bruge et standard SoW-dokument, som de fleste byggefirmaer bruger.
Skabelonen nedenfor er et standardiseret SoW-dokument, der inkluderer alle de vitale komponenter som projektdefinition, klient- og projektinformation, arkitektudvælgelsesproces, projektets tidslinje, godkendelseskrav, generelle mål osv.
Download: Skabelon for arkitektoniske værker til gratis MS Word/Google Docs
#2. Indvendig og udvendig renovering
Forskellige boligindretningsbureauer og entreprenører bruger dette SoW-dokument til at afslutte aftaler om renovering af individuelle eller forretningsprojekter. Du kan bruge en skabelon, hvis du er ny deltager i dette felt og ikke aner, hvordan du opretter en.
Følgende SoW-dokumentskabelon er blevet udarbejdet i overensstemmelse med de amerikanske hovedentreprenørers behov for renovering af kommercielle bygninger eller boligbyggerier. Den indeholder alt “inden for rammerne” indhold til renoveringsarbejder. Du kan dog tilføje flere eller slette nogle i henhold til det projekt, du arbejder på.
Download: Renoveringsværksskabelon til gratis MS Word/Google Docs
#3. Bolig- og kommercielle landskabsprojekter
Landskabsprojekter omfatter en masse vådt arbejde såvel som professionelle show-offs. SoW-dokumentet er chancen for dig for at vise din kreativitet og designsmag frem, så ordregiveren får endnu et solidt punkt til at hyre dit bureau.
Denne SoW-skabelon til landskabsarbejde består af billedblokke, hvor du kan placere et mærkelogo, mærkefarvepaletter, ikoner og arbejdseksempler. Der er en ekstra tom side, som du kan bruge til at skrive mere indhold. For hver side kan du ændre eksempelet på landskabsbilledet.
Download: Landscaping SoW skabelon til gratis MS Word/Google Docs
#4. Social Media Marketing
Det er lukrativt at hjælpe virksomheder med deres annoncer på sociale medier og marketingkampagner. Forskellige freelancere og digitale marketingbureauer er til dette. Hvis du også er i dette domæne, så kan et SoW dokument hjælpe dig på længere sigt.
Find nedenfor en organiseret, sprød, professionel social media marketing SoW-skabelon, som bureauer og freelancere kan bruge kommercielt. Den indeholder de nødvendige SoW-dokumentkomponenter som kundeoplysninger, projektbeskrivelser, kampagnedetaljer, nøgleleverancer, kampagnetabeller osv.
Download: Social media marketing SoW skabelon til gratis MS Word/Google Docs
#5. Statskontrakter
Et SoW-dokument er yderst nødvendigt for kontraktlige arbejder, som du kan få fra føderale, stater, kommuner og amter. Du vil også finde, at arbejdsdokumenternes omfang af offentlige kontrakter er det mest omfattende i indhold og omfang.
Her finder du et eksempel på SoW-skabelonen for offentlige kontraktlige projekter. Det lader dig tilføje dit bureaulogo og andet SoW-indhold som organisationsnavn, projektnavn, forfatterdetaljer, projektbaggrund og mål, projektbeskrivelse, tidsplan/tidsplan, leverandøromkostningsforslag osv.
Du skal muligvis tilføje eller udelukke indhold afhængigt af det offentlige kontraktprojekt, du er interesseret i. Gennemgå projektkravet for et SoW-dokumentformat, før du indsender det endelige udkast.
Download: Offentlige kontrakter SoW-skabelon til gratis MS Word/Google Docs
Dos til at skrive SOW-dokument ✔
- Inkluder eksplicitte detaljer om jobbet, betaling, ressourcer, deadline, milepæle osv.
- Tilføj visuelle elementer som billeder af det slutprodukt eller den service, du forventer, grafer, diagrammer, tabeller osv.
- Hvis dokumentet indeholder forretningsjargon, skal du sikre dig, at du og den underskrivende part definerer dem, før du idriftsætter projektet.
- Hvis det er et langsigtet projekt med mange komplekse leverancer, der afhænger af tidspunktet, skal du inkludere en tidsplan for gennemgang af SoW med månedlige eller kvartalsvise intervaller.
- Dokumentet bør også indeholde definitioner af projektsucces. Når du afslutter projektet, kan bygherren nemt gennemgå succesdefinitionerne, og der vil ikke være plads til unødvendige gennemgange og efterarbejde.
- Hold SoW sprød, kortfattet og kort. Brug ikke unødvendige fyldstoffer til at forlænge dokumentet.
- Du skal udarbejde dokumentet ved at samarbejde med eksterne og interne interessenter. For eksempel vil interne interessenter være dit projektteam, og eksterne interessenter vil være klienten og tredjepartsleverandører.
- Nævn nært beslægtede tjenester, der ikke følger med projektet, såsom hosting efter hjemmesideudviklingen, app-publicering efter app-udviklingen osv., medmindre kunden betaler for tjenesten.
Lad os nu hoppe ind i don’ts for at skrive et arbejdsomfang (SOW) dokument.
Lad være med at skrive SOW-dokument ❌
- Tøv ikke med at bruge SoW-dokumentskabeloner og eksempler på et relevant projekt, når du opretter dit. Det vil spare tid og kræfter.
- Medtag ikke vagt og tvetydigt indhold i dokumentet, som underleverandører, leverandører og andre tredjeparter kan bruge til deres fordel og påføre dig økonomisk skade.
- Forhast ikke udarbejdelsen af et arbejdsomfangsdokument. Sid med dine samarbejdspartnere og planlæg dokumentet omhyggeligt ved at inkludere alle definitioner, milepæle, begrænsninger, budget osv.
- Glem ikke klart at skitsere leverancer i et projekt, der er “udenfor scope” og “in scope.”
- Hvis projektet kræver bestemte faglige uddannelsesvarigheder, så glem ikke at inkludere det i dokumentet sammen med omkostningerne.
- Nogle SoW-dokumenter mangler trin-for-trin arbejdsgangen om, hvordan kunden skal revidere leverancerne, så de kan erklære projektet afsluttet. Sørg for, at du ikke laver denne fejl. Medtag forhåndsgodkendte trin, der definerer projektet som komplet i henhold til idriftsættelsesbetingelserne.
- Langsigtede projekter kan kræve omdirigering, omfangsændringer, leveranceændringer osv. Glem ikke at nævne sådanne muligheder i SoW-dokumentet.
Tjek yderligere de gratis skabelonressourcer til SOW-dokumenter.
Gratis skabelonressourcer
Smartsheet
På Smartsheet kan brugere finde en række gratis arbejdsskabeloner til personlig brug. Her er skabeloner tilgængelige i Adobe PDF, Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs og Google Sheets.
Digital markedsføring, kommerciel konstruktion, softwareudvikling, interiørdesign, webdesign og ombygning er nogle populære industrier, hvor du kan bruge disse skabeloner på denne platform.
Skabelonarkiv
Skabelonarkiv er en anden hjemmeside, hvor du kan finde gratis ressourcer til at oprette omfanget af arbejdsdokumenter. Skabelonerne er i forskellige designs og formater, så du kan vælge efter dit brand eller projekt. Desuden kan du nemt downloade og redigere disse for at komme med et unikt SoW-dokument.
FormSwift
FormSwift giver dig mulighed for at oprette et arbejdsomfang for dit næste projektforslag på to måder. Først skal du downloade en generisk skabelon i Microsoft Word eller Adobe PDF fra dens hjemmeside. Derefter kan du udfylde de tomme felter for at oprette et brugerdefineret SoW-dokument.
For det andet kan du gennemgå en guidet SoW builder, hvor du indtaster de relevante detaljer, og builderen bliver ved med at oprette dokumentet. Det tager omkring 20 minutter at oprette dokumentet online på denne platform.
Afsluttende ord
Så nu kender du omfanget af arbejdsdokumentet, dets komponenter og dos and don’ts for at skabe et professionelt SoW-dokument, som din klient vil elske. Ydermere har du også opdaget nogle use cases, hvor du kan bruge SoW dokumenter.
For at hjælpe dig yderligere har artiklen skitseret nogle online omfang af arbejdsdokumentbyggere og skabelonbiblioteker. Du kan oprette et SoW-dokument online ved at bruge en af ovenstående platforme, enten ved at følge en trin-for-trin guide eller downloade og tilpasse en skabelon.
Du kan også være interesseret i de bedste værktøjer til eSign-dokumenter, såsom omfanget af arbejde eller arbejdsordrer.