Hvis du har et Office 365- eller Microsoft 365-abonnement (O365 eller M365), har du måske bemærket et nyt ikon kaldet “Project Moca” i Outlook Online. Her er hvad det er, og hvordan du kan bruge projektstyringsværktøjet.
Project Moca er Microsofts navn for noget, der vil blive kaldt “Outlook Spaces”, når det officielt lanceres for offentligheden. Den har været tilgængelig i Insider-versionen af O365 i et stykke tid. Det er nu kommet til Preview, hvilket betyder, at Microsoft åbner op for adgang til mange flere mennesker for at få feedback og måle brugerreaktion.
Normalt vil en app, der kommer så langt, blive forhåndsvist ved hjælp af dets endelige navn – Outlook Spaces, i dette tilfælde. Når du åbner Project Moca-linket, bliver du endda ført til https://outlook.live.com/spaces/, men uanset årsagen beholdt virksomheden navnet “Project Moca”.
Så hvad er det? Nå, Project Moca er et samarbejdsværktøj til projektledelse. Det er dels Planner, dels Whiteboard, dels Sway, og dels noget nyt. Hvis du undrer dig over, hvorfor Microsoft kaldte det “Moca”, ser det ud til at være et spil på “MOCHA”, en projektledelsesramme.
Ikke alle vil have adgang til Project Moca. For at se, om du gør det, skal du logge ind på din O365/M365-konto, åbne Outlook online, og se i bunden af app-bjælken i venstre side. Hvis du har Project Moca-appen, vil den være nederst.
Når du klikker på ikonet for første gang, kan du vælge en skabelon eller vælge et tomt lærred.
Project Moca åbner derefter pladsindstillingerne, hvor du skal indtaste et navn til dit rum, men alt andet er valgfrit.
Hvis du indtaster navnet på kontakter, der er involveret i dit projekt, som du arbejder på, samt nøgleord, vil Moca lede efter matchende e-mails, dokumenter og andre filer på din O365-konto, som du kan tilføje til lærredet. Tryk på “Opret”, og dit lærred bliver genereret.
Afhængigt af hvilken skabelon du har valgt, får du forskellige standardindstillinger på dit lærred. De vil blive navngivet forskelligt afhængigt af skabelonen, men uanset hvad du vælger, får du Kanban-kolonner, du kan trække e-mails, dokumenter og opgaver ind i.
Disse er de samme som spande, som du får i Microsoft Planner. I højre side vil der være en aktivitetssektion, som, hvis du indtastede kontaktoplysninger eller nøgleord, automatisk vil blive udfyldt med e-mails og kalenderbegivenheder fra din Outlook.
Der vil være andre ting på lærredet afhængigt af hvilken skabelon du vælger, såsom milepæle, mål, en vejrapp og links til Microsoft-søgninger om et emne.
Du kan tilføje så mange ting, som du vil, fra sidebjælken i venstre side, f.eks. opgaver, links og filer.
Og det handler om det. Lærredet kan være så stort, som du vil, så antallet af ting, du kan tilføje til det, virker temmelig ubegrænset (ligesom whiteboard-lærredet), selvom fokus for appen ser ud til at være de spande af opgaver (ligesom Planner) omgivet ved enhver yderligere information, du vil tilføje (ligesom Sway).
Da Project Moca stadig er en forhåndsvisning i skrivende stund, mangler det meget af det, der kan virke nyttigt, såsom samarbejds- og delingsværktøjer. Det er meget manuelt, så du kan selv sætte buckets og opgaver op, og der er ingen mulighed for automatisk at flytte opgaver, når du ændrer deres status, og det giver dig heller ikke mulighed for at skilte med et flow med ting som pile eller andre visuelle hjælpemidler. Sikker på, du kan lave dine egne billeder og indsætte dem, men nogle Visio-stil flowcharting muligheder ville helt sikkert give et så vidt åbent og frit værktøj nogle grænser og retning.
Der er også en uventet mangel på integration med SharePoint, Power Automate (tidligere Microsoft Flow) og Microsoft Forms, som normalt er tilsluttet alt, hvad Microsoft gør i 365.
Lad os dog understrege, at dette er en forhåndsvisning, og Microsoft tilføjer generelt en masse funktioner til deres tidlige applikationer over tid. Det er en interessant idé, som bestemt har potentiale, selvom den lige nu ikke føles klar til bedste sendetid.