For at holde trit med udviklende scenarier er forbedring af forretningsprocesser (BPI) afgørende for enhver organisation.
Hver virksomhed skal håndtere hundredvis af forretningsprocesser. Ingen iværksætter kan kalde disse processer 100 % idiotsikre, da der altid er nogle flaskehalse, der koster dem tid og penge.
Optimering eller forbedring af disse forretningsprocesser kan hjælpe med at eliminere eventuelle problemer, der forårsager gener for dit team eller kunder. Lad os se på, hvordan forbedring af forretningsprocesser fungerer, og hvordan det hjælper din virksomhed med at trives.
Indholdsfortegnelse
Hvad er forretningsprocesforbedring?
Forretningsprocesser er de opgaver, du udfører for at drive din virksomhed. Du er nødt til at forbedre disse processer for at forblive stærk i denne konkurrenceprægede verden. Så forbedring af forretningsprocesser betyder løbende optimering af forretningsprocesser for større produktivitet og effektivitet.
En virksomheds forretningsprocesser involverer tre typer aktiviteter:
- Operationel opgave: De gentagne opgaver, virksomheder skal udføre hver dag, såsom produktion, logistik og rapportering.
- Ledelsesopgaver: Disse opgaver omfatter budgettering, administration og HR-udvikling.
- Understøttende opgaver: De resterende opgaver falder ind under denne kategori, såsom teknisk support, rekruttering, regnskab mv.
Alle opgaver, der tilhører disse kategorier, skal gennemgå regelmæssig evaluering og korrektion for at forhindre ineffektivitet. Gennem BPI kan virksomheder løbende foretage positive ændringer i disse operationer i henhold til input fra interne og eksterne interessenter.
Disse forbedringer introducerer enten nye måder at gøre ting på eller fjerner mangler fra de nuværende processer. I begge tilfælde er målet at strømline processen.
Vigtigheden af forbedring af forretningsprocesser
Uanset hvilken branche din organisation tilhører, skal du tilpasse dig ændringerne for at overleve konkurrencen. Forbedring af forretningsprocesser giver dig mulighed for at foretage denne ændring.
Under denne proces kan virksomheder bestemme de områder, der skal forbedres, og lokalisere enhver ineffektivitet, der skal fjernes. Det hjælper organisationer med at forstå systemet og udvikle sig i henhold til de nuværende industristandarder.
Desuden giver det et nyt syn på din forretningsproces for at forbedre produktivitet, kvalitet, kundeforhold og kompetenceudvikling.
Hvordan fungerer forbedring af forretningsprocesser?
#1. Vælg en proces
Først skal du bestemme de områder eller processer, der skal forbedres. Mens der foregår adskillige forretningsprocesser i en virksomhed, kan du prioritere de gentagne processer til forbedring.
#2. Kortprocesproblemer
Fokuser på den valgte proces for at identificere de problemer, der skal fjernes. Kortlægning betyder at visualisere hele operationen og finde ud af flaskehalse.
#3. Analysere forretningsprocesser
Nu skal du analysere smertepunkterne for at finde de problemer, der kan forbedres. Du kan stille de relaterede spørgsmål til de ansvarlige personer for at få svarene.
#4. Redesign processen
På dette stadium skal du omdesigne processen for at gøre den bedre. Brug den bedst egnede metode til at eliminere de identificerede problemer og gøre dine processer mere effektive.
#5. Anskaf ressourcer
For enhver form for forbedring af forretningsprocessen skal virksomheder sikre de nødvendige ressourcer. Det kan være at få ny software, hardware eller arbejdskraft. For alle disse, få godkendelse fra ledelsen.
#6. Test den nye proces
Før du anvender BPI-systemet i din organisation, er test en obligatorisk proces. Tjek hvert workflow-trin, så du ikke går glip af noget kritisk. Hvis du har brug for ændringer, er dette skridtet til at gøre det.
#7. Implementer metoden
Efter vellykket testning og ledelsesgodkendelse er det tid til at implementere metoden til forbedring af forretningsprocesser. Du kan starte i lille skala og udvide omfanget for bedre resultater.
#8. Gennemgå og forfin
Dit arbejde slutter ikke med implementeringsfasen. Du skal hele tiden overvåge, om de nye metoder forbedrer din proces eller ej. Forfining kan nogle gange være nødvendigt, og du er nødt til at implementere det i overensstemmelse hermed.
Metoder til forbedring af forretningsprocesser
Afhængigt af din forretningsproces og branche kan du vælge følgende metoder til BPI.
#1. Agile metode
Denne metode frigør et projekt fra at have en stringent deadline og lader dig inkorporere flere iterationer. Baseret på team- og klientfeedback giver Agile dig mulighed for at løse de fremhævede problemer. Det forbedrer også kommunikationen og samarbejdet mellem alle parter.
#2. Lean Manufacturing
Formålet med denne metode er at eliminere spild og dermed reducere omkostningerne. Bortset fra fremstillingsindustrien kan andre også implementere dens kerneprincipper. Her skal teams forstå købers opfattelse for at eliminere spild og redundans.
#3. Seks Sigma
Denne populære tilgang kan reducere variabilitet og fejl ved at udnytte data og statistik og samtidig maksimere værdien. Six Sigma involverer brug af DMAIC og DMADV for at opnå en strømlinet proces og øget ROI.
#4. Total Quality Management (TQM)
Virksomheder, der bruger denne metode, er nødt til at få hele deres team med for at forbedre kundetilfredsheden. Det giver medarbejderne et miljø og en arbejdskultur, hvor oplevelser værdsættes, og de opmuntres til at have et fælles forretningsmål.
#5. Teori om begrænsninger
Theory of Constraints-metoden er almindeligt anvendt, når der er behov for øjeblikkelig forbedring. Det kan bestemme procesflaskehalse og forbedre dem, indtil de er elimineret.
#6. Kaizen
Denne metode til forbedring af forretningsprocesser fokuserer på lean og agile praksisser. Det ændrer lidt på dit arbejde og din virksomhedskultur for forbedret kvalitet og produktivitet af processer.
#7. Kanban
Kanban er en visuel workflow-teknik, der lader dig identificere problemer og eliminere flaskehalse. Som et resultat kan du øge effektiviteten og overvåge fremskridtene i dit initiativ.
#8. Lige til tiden
Denne metode er ideel til fremstillingsvirksomheder, der ønsker at minimere lageromkostningerne ved at producere varer efter efterspørgsel. I de fleste tilfælde bruges det sammen med Kanban-metoden til nøjagtige prognoser og undgåelse af overkapacitet.
#9. Process Mapping
Virksomheder kan kortlægge en procesforbedringsplan ved hjælp af denne workflowvisualiseringsteknik. Du kan også bruge det til at udvikle kort til specifikke roller eller forretningsmål.
#10. PDCA
Denne model står for plan, do, check, and act. Da den er en del af Kaizen-metoden, hjælper den organisationer med at lokalisere ineffektive processer.
Fordele ved forbedring af forretningsprocesser
Business Agility
Gennem forbedring af forretningsprocesser kan virksomheder blive mere i stand til at imødekomme kundernes stadigt skiftende krav. De kan hurtigt reagere på kravene og forfine projekterne derefter.
Bedre synlighed i processer
For at implementere BPI skal virksomheder visualisere hele arbejdsgangen. Det giver dem mulighed for at overvåge forretningsprocesserne og måle effektiviteten af hver fase.
Omkostningseffektiv💰
Målet med at forbedre forretningsprocesserne er at fjerne flaskehalse og ineffektivitet. Da det lader dig identificere og eliminere unødvendige udgifter, reduceres den samlede udgift automatisk.
Mere produktivitet
For at gøre dine processer effektive, fjerner BPI alle de gentagne og unødvendige opgaver fra arbejdsgangen. Som et resultat stiger medarbejdernes produktivitet mange gange.
Overholdelse og sikkerhed
Implementering af forretningsprocesforbedring betyder at have en ordentligt reguleret og styret arbejdsplads. Derfor kan disse virksomheder overholde regler og nødvendige sikkerhedsforanstaltninger på plads.
Kunde- og medarbejdertilfredshed
Enhver improviseret proces vil tilføje værdi til kunderne. Med tilfredse kunder kan du få en blomstrende forretning. Det gør også dit team effektivt og produktivt ved at eliminere unødvendige opgaver.
Udfordringer ved forbedring af forretningsprocesser
#1. Modstand fra medarbejderne
Den største udfordring, som BPI står over for, er modstand fra medarbejderne. De fleste mennesker er imod enhver forandring og kan godt lide at fortsætte med at arbejde traditionelt. Derfor skal virksomhederne få medarbejderne til at forstå fordelene ved denne forbedring. Ellers vil initiativet blive til total fiasko.
#2. Manglende evne til at sætte mål
Under denne proces bør ledelse have klare og specifikke mål. Uden klare mål vil de ikke være i stand til at få det komplette billede af virksomhedens retning. Mens mål vil fortælle dig, hvor du skal lægge din tid og ressourcer, vil mangel på dem give problemer med at forbedre forretningsprocesser.
#3. Tidsjustering⏲️
For at få tingene til at fungere, skal du give det lidt tid. Mange virksomheder tror, at procesforbedring er umulig på grund af deres daglige aktiviteter. Men det er ofte muligt at strømline arbejdsgangene og udpege én person til at implementere denne proces. Virksomheder kan dog endda ansætte en entreprenør eller freelancer til at analysere processen.
#4. Introduktion af nye teknologier
De fleste forbedringer af forretningsprocesser kræver, at man siger farvel til ældre applikationer og tager nye teknologier i brug. De fleste virksomheder finder dette meget udfordrende. Udover at være dyrt, skal du også gøre dine medarbejdere fortrolige med de innovative teknologier.
Læringsressourcer
Fundamentals of Business Process Improvement: Udemy
Dette kursus i Fundamentals of Business Process Improvement lærer dig de rammer og trin, der er nødvendige for BPI. At afstemme forretningsprocesser med mål og finde praktiske forbedringsløsninger indgår også i dette kursus.
Du kan også lære at bruge forskellige værktøjer til at skabe nye forretningsprocesser og teknikker til at måle dine mål fra denne ressource.
Effektiv forbedring af forretningsprocesser: Udemy
Dette kursus i effektiv forretningsprocessforbedring lærer dig virkningen af forbedring af forretningsprocesser, så du kan omstrukturere dine organisatoriske processer.
Udvikling af BPI-modellen, implementering af den i projektet og måling af fremskridt undervises i dette kursus. Det inkluderer 2,5 timers on-demand-video og et certifikat efter kursets afslutning.
Forbedring af forretningsprocesser
Denne bog om Business Process Improvement fortæller dig, hvordan du implementerer kvalitetsforbedringsteknikker i serviceindustrien.
Den fortæller dig alt, hvad du skal vide for at starte BPI med det samme. Fra denne ressource kan du også lære at oprette og træne teams til BPI, forenkle processen, reducere tid og spore fremskridt.
Værktøjskasse til forbedring af forretningsprocesser
Denne bog om Business Process Improvement Toolbox vil give dig et praktisk og omfattende indblik i at udvikle et sammenhængende BPI-system.
Den diskuterer BPI-modellen ved hjælp af præstationsmåling og introducerer dig til passende værktøjer. Desuden kan du lære at bruge disse værktøjer og få nogle skabeloner til implementering.
Afsluttende ord
Uden forbedring af forretningsprocesser er det umuligt at blive i konkurrencen. Det giver dig mulighed for at finde ud af dine svagheder og ineffektivitet, så du kan implementere nye metoder til at forbedre dem.
Her diskuterede vi, hvordan verden til forbedring af forretningsprocesser sammen med nogle nyttige kurser og bøger til at lære det. Når du har tilstrækkelig viden, skal du begynde at foretage de nødvendige forbedringer for at tage din virksomhed til næste niveau.
Du kan også lære om software til styring af forretningsprocesser.