Projektledere har en simpel mission: at lede projektet og teamet til slutningen med en succesrate på 100 %.
De skal varetage dette ansvar ved at holde alle involverede personer i løkken og kommunikere projektets mål som en historie. Her kommer skabelonen for projektets køreplan!
En projektkøreplan hjælper en projektleder med at levere et fugleperspektiv af projektet til interessenterne i et letforståeligt format. Det ultimative mål er at få alle interessenter med ombord uden tvivl i deres sind relateret til projektets milepæle, komponenter, budget og det endelige mål.
Det er simpelthen historiefortælling, hvor man forenkler de tekniske materialer med eksempler fra det virkelige liv. I slutningen af præsentationen bør der være en klar forventningssætning blandt interessenterne, lederne eller de udførende teammedlemmer.
Som projektleder har du mange ting at bekymre dig om, og en projektkøreplan bør ikke være en anden. Det er derfor, at forskellige veteranprojektledelsesbureauer og -professionelle er afhængige af brugsklare projektkøreplanskabeloner. Fortsæt med at læse for at finde en dybdegående diskussion om projektets køreplan og nogle af de professionelle skabeloner, du kan bruge.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en køreplan i projektledelse?
Projektkøreplanen er et letforståeligt, højt niveau og detaljeret overblik over vitale komponenter i ethvert projekt. Det er en ikke-fortrolig og offentligt øjenvenlig ressource, som projektledere kan dele med en offentlig eller professionel gruppe for hurtigt at forklare følgende:
- Et lille øjebliksbillede af projektets mål.
- Nøgleprojektleverancer.
- Afhængigheder af projektets opgaver.
- Afgørende projektmilepæle.
- Projektrisici.
Brug den til at formidle projektets historie før og under projektstart. De giver dig mulighed for at dele planer på højt niveau, sætte de rigtige forventninger og fremhæve de vitale komponenter i de kommende værker af projektet.
Vigtigheden af at oprette en projektkøreplan
En projektkøreplan er en nem måde at udtrykke målene for et projekt på. Nogle gange kan sådanne rapporter justeres for at forklare projektstatus og fremskridtstempo. Find nedenfor betydningen af at have en projektkøreplan for ethvert projekt:
#1. Styring af interessenters forventninger
En projektkøreplansskabelon hjælper dig med at sætte de rigtige forventninger blandt projektejere og interessenter. Når du kort og præcist visualiserer omkostninger, ressourcer og tidslinje, vil dine vejledere være i stand til at hjælpe dig med at finde frem til dine projektbehov.
#2. Formidle mål og planer nemt
Projektkøreplaner er normalt i visuelle formater med et overblik på højt niveau. Derfor er det et vigtigt dokument til hurtigt at videregive vital information til interessenter.
#3. Tilskynd til hurtigere beslutninger
Dit projektkøreplan skitserer klart de væsentlige leverancer og mål. Når du støder på en konflikt med opgaveprioritering under projektet, skal du henvise til det originale projektkøreplan for at forstå, hvilken opgave der skal fremskyndes.
#4. Håndværk Opdaterede Project Snapshots
En væsentlig opgave for projektets køreplan er at skabe forskellige opdaterede versioner, efterhånden som projektet skrider frem. Du kan bruge disse opdaterede rapporter til at give en nem præsentation om projektets status, som ethvert niveau af publikum kan forstå.
#5. Kommunikere med eksterne teams
Projektkøreplaner indeholder normalt ikke fortrolige oplysninger om arbejdet. Du kan derfor også kommunikere dokumentet med eksterne parter involveret i projektet.
#6. Fungerer som en påmindelse
Ethvert projekt indebærer en risiko for at gå af sporet under almindelige aktiviteter. Du bør dog instruere dit team i at henvise til projektets køreplan for at få status tilbage på rette spor.
Fordele ved en projektkøreplan
Projektets køreplan har været undervurderet eller undervurderet i lang tid, men nu lægger projektledere vægt på denne ressource. Hvis du medtager en projektkøreplan i din projektplanlægning, får du følgende fordele i forhold til dine konkurrenter:
- Etablere projektansvar
- Prioriter og juster
- Koordiner effektivt
- Visualiser roller tydeligt
- Afklar projektmål
Komponenter af en typisk projektkøreplan
Dit projektkøreplan skal passe på én side. Derfor skal du vælge komponenter til projektets køreplan smart. Du bør inkludere følgende i din projektkøreplanskabelon:
- Først og fremmest skal du inkludere en oversigt over projektplanen med ikke-omsættelige deadlines.
- Spring ikke over de væsentlige milepæle, dit team sigter mod at opnå.
- Køreplanen bør også fremhæve fordelingen af budget og menneskelige ressourcer i et visuelt format.
- Eventuelle opgaveafhængigheder, som du forventer, skal også fremhæves her.
- Projektets køreplansdokument bør indeholde vitale kontakter, især for eksterne konsulenter og leverandører.
- Beskriv målene, målene og prioriteterne som et overblik på højt niveau i nogle få sætninger.
Nedenfor er nogle af de bedste gratis projektkøreplanskabeloner, du kan bruge.
Smartsheet
Smartsheet er en velkendt software-as-a-service (SaaS) udbyder til arbejdsledelse og fjernsamarbejde om projekter. Et af dets seneste tilbud er en intuitiv og redigerbar projektkøreplan for professionelle projektledere.
Du kan bruge enhver af skabelonerne på denne webapp og vedligeholde den gennem hele projektet til opdateringsformål. Disse formater er let tilgængelige, da Smartsheet lader dig downloade den redigerede skabelon i forskellige formater som Word, Excel, PowerPoint, Docs, Sheets og Slides.
Nogle af de færdige skabeloner, der er relevante i dag, er:
- Eksempel på projektkøreplan for informationsteknologi (IT)
- Eksempeldokument for flere projekters køreplan
- 3-årigt projekt roadmap eksempel
- Agile projektkøreplanskabelon
Desuden er skabelonerne gratis for adgang, da du kan prøve platformen som en prøveversion og downloade det dokument, du har brug for. Hvis du finder platformen værdifuld for dine projekter, kan du også få et fuldt abonnement.
Office tidslinje
Office tidslinje er en anden populær destination for kvalitetsprojektkøreplanskabeloner, som du kan få fat i gratis. Værktøjet hjælper dig med at transformere komplekse projektledelsesdata til klare projektkøreplaner på Microsoft PowerPoint.
Du kan nemt præsentere køreplandokumentet foran et højt værdifuldt publikum med fuld tillid. Den gennemtænkte visuelle struktur af projektets køreplan på dette værktøj er let at huske.
Tilgængelige køreplandokumentskabeloner omfatter:
- Eksempel på projektkøreplan
- Produkt køreplan skabelon
- IT køreplan skabelon
- Strategi/Business køreplan skabelon
- Teknologi køreplan skabelon
På nuværende tidspunkt tilbyder Office Timeline ikke direkte download af projektkøreplanskabeloner til Google Workspace-filer som Sheets, Docs og Slides. Men du kan nemt åbne skabelonerne på Googles platform, da den er yderst kompatibel med Microsoft Office-filer.
Aha!
Aha! produktkøreplansskabeloner reducerer den tidskrævende personalisering af skabeloner. Du kan komme i gang med at præsentere projektplaner, mål og oversigter på højt niveau på få minutter, når du bruger disse skabeloner. På nuværende tidspunkt er der 16 gratis downloadbare projektkøreplandokumenter, som du kan tilpasse efter dit projekt.
Ikke alle eksempler på projektkøreplaner er ens, så du skal bruge dem med omtanke. For eksempel er nogle af dem egnede til at præsentere et projekts forretningsmål på højt niveau. På den anden side er nogle mere egnede til produktudgivelser, forklaring af projektfunktioner osv.
Aha lader dig downloade køreplansfilerne i Microsoft PowerPoint- og Excel-formater. Men hvis du har brug for et dedikeret værktøj til udvikling og visualisering af projektkøreplaner, kan du abonnere på Aha-værktøjet.
Template.net
Template.net er endnu en pålidelig kilde til projektkøreplaneksempler. Du kan bruge dens gratis eksempler til at skabe en effektiv strategisk projektkøreplan for din virksomhed. Det giver adgang til forskellige typer projektkøreplansdokumenter, fra kreative infografiske designs til agil projektledelse.
Dette websted er dog muligvis ikke ideelt for dig, hvis du leder efter køreplanskabeloner af høj kvalitet gratis. På nuværende tidspunkt tilbyder webportalen kun to grundlæggende projektkøreplanskabeloner.
Slide
Hvis du ikke ved, hvor du skal begynde for at lave en professionel projektkøreplan for dit kommende projekt, kan du besøge Slide og tjek dens gratis skabeloner. Skabelonerne ser godt ud visuelt og er nemme at tilpasse. Desuden kan du bruge Slite-webappen til at redigere en skabelon online med en ekstern samarbejdspartner.
I modsætning til andre skabelonwebsteder lader den dig ikke blot downloade et Word- eller Docs-format til selvredigering. I stedet åbner den den gratis skabelon på Slite-app-editoren, hvor du kan bruge forskellige komponenter til tilpasning af projektkøreplansdokumenter.
Den gratis skabelon på skærmen har forskellige segmenter som roadmap-overskrift, teammission, projektbaggrund, kvartalsvis visualisering af køreplanen via et Gantt-diagram og køreplansoversigten. Derfor kan du nemt tilpasse disse afsnit, da de er selvforklarende.
Derudover kan du også vedhæfte filer fra Google Drev for at supplere dit køreplansdokument med ekstra projektfiler fra skyen. Når du er færdig med at redigere, kan du enten udskrive dokumentet eller eksportere det som en PDF-fil.
Afsluttende ord
Den projektkøreplan, du præsenterer, skal skildre et stort billede af projektet. Det bør ikke blot være en detaljeret opdeling af projektressourcer, opgaver eller omkostninger. Interessenterne har fået Gantt-diagrammerne eller anden projektstyringssoftware til at visualisere disse detaljer.
Du kan bruge en hvilken som helst af ovenstående projektkøreplanskabeloner til at skabe en professionel køreplan, der vil blive en ledsager til den oprindelige projektplan. Dit projektkøreplan vil også være enkelt og kortfattet, når du bruger skabelonerne i stedet for at lave en fra bunden.
Du kan se på disse værktøjer for at skabe smukke Gantt-diagrammer til dine projekter og være på forkant med tidsplanen.