Til moderne projektstyring, opgaveovervågning, procesautomatisering og samarbejde fra arbejdspladser eller fjernkontorer er Smartsheet det eneste værktøj, du har brug for.
Et dynamisk projekt- og opgavestyringsværktøj er nødvendigt for virksomheder, der opererer online, ønsker vækst og ønsker at skalere op hurtigt. De bruger dog flere værktøjer, fordi de fleste opgavestyringssoftware fokuserer på specifikke funktionaliteter.
Smartsheet er en alt-i-én løsning, der sparer tid og penge. Læs om denne kortfattede anmeldelse af Smartsheet indtil slutningen. Du vil lære om væsentlige funktioner, og hvordan de passer ind i praksis.
Indholdsfortegnelse
Hvad er Smartsheet?
Som navnet antyder, er Smartsheet et moderniseret regnearksværktøj. Det er dog ikke kun til numerisk forretningsdatabehandling. Du kan også administrere projekter, spore opgaver og automatisere forretningsprocesser.
Det er også populært blandt forretningsbroderskabet som en kodefri digitale løsningsplatform. Dit team kan udvikle automatiske workflow-løsninger som dokumentgodkendelse, indholdsgodkendelse, opgavetildeling og mere uden at skrive en enkelt linje kode.
Mere end 90 % af Fortune 100-virksomhederne bruger Smartsheet til at lette samarbejde, automatiserede arbejdsgange, ubesværet projektstyring, indholdsstyring og dynamisk arbejde.
Værktøjet passer til enhver virksomhed, lige fra ét projekt til en portefølje af mange projekter. Afhængigt af din arbejdsbyrde kan du vælge din Smartsheet-plan og skalere op, hvis det er nødvendigt.
Hvor kan du bruge Smartsheet?
Uanset om du arbejder online eller offline, er Smartsheet velegnet til alle slags virksomheder. Nedenfor finder du en liste over populære anvendelsesmuligheder:
- Professionelle tjenester
- Telekommunikation
- Nonprofitorganisationer
- Software- og produktudvikling
- Fremstillingsvirksomheder
- Salgs- og marketingbureauer
- IT support og drift
- Teknologisk konsulentvirksomhed
- Finansielle tjenesteydelser
- Små og mellemstore virksomheder
- Føderale regering
- Menneskelige ressourcer løsninger
Kerneegenskaber i Smartsheet
Smartsheet har en masse funktioner til at forvandle hverdagsarbejde til et spændende arbejde. Dens kerneegenskaber omfatter præbyggede løsninger, premium-tilføjelser og kernefunktioner. Her er nogle nøglefunktioner, som du har brug for regelmæssigt:
- Aktivitetshistorik for Opgaver, Projekter og WorkApps
- Vedhæftning af filer til projekter og opgaver
- Workflow automatisering
- Kalenderstyring
- Tredjeparts app-stik
- Dashboards
- Kritisk vej metode
- E-signaturer
- Regnearksformler
- Notifikationer og påmindelser
- Arbejdsindsigt
- Gantt kort
- Kontrol af dataopbevaring
- Dokumentbygger
- Offline og online formularer
Smartsheet: En one-stop-løsning til projekter og opgaver
Smartsheet har alle de værktøjer og funktionaliteter, du har brug for til at styre enkle til komplekse projekter. Derfor behøver du ikke en anden forretningssoftware til at arbejde på de samme opgaver. Ydermere kan du bygge bro mellem eksisterende forretningsapps med Smartsheet og styre alle data og opgaver fra ét centraliseret værktøj.
Nedenfor finder du de funktioner og funktioner, der gør Smartsheet til en virkelig one-stop-løsning for enhver virksomhedsdrift og -processer:
Grundlæggende for arbejdsstrukturering
I sin kerne er Smartsheet et avanceret regnearksværktøj. Derfor. Den kommer med funktioner, der ligner en standard regnearksapp. Ud over standardfunktionerne er der avancerede funktioner som automatisering, brugerdefinerede apps, deling, publicering og så videre.
Ideen er at give brugerne mulighed for at tilpasse appen efter deres forretningsbehov. Nogle grundlæggende grundlæggende funktioner er:
1. Ark og rækker
Sheets er rygraden i alt, hvad du gør på Smartsheet. Uanset om du skal oprette et projekt, WorkApp, Automated Workflow, Rapport osv., skal du bruge et ark. Smartsheet laver og formaterer automatisk arket, når du vælger forskellige muligheder i menuen Opret. Inde i et ark finder du rækker til dataindtastning.
2. Kolonner
Med kolonner kan du organisere rækkedataene. Du kan tilføje brugerdefinerede kolonner afhængigt af projektets behov. Et projektstyringsark leveres som standard med kolonnerne Opgavenavn, Start, Slut, Varighed, Forgængere, Tildelt til, Kommentar, %Udført og Status.
3. Formler
Smartsheet kommer med standard regnearksformler som SUM, AVG, COUNT, MIN, MAX osv. Du finder mere komplekse formler på listen Alle funktioner.
Projektledelse og Gantt-diagrammer
Projektstyring i Smartsheet er praktisk, da det bruger et regneark som den underliggende datakilde for projekterne. Du kan oprette et nyt projekt fra menuen Opret i Smartsheet.
Når du vælger Projekt i menuen Opret, opretter Smartsheet et nyt ark under dit valgte projektnavn.
Det nye projektark er automatisk formateret, så du kan indtaste projektdata som Opgavenavn, Varighed, Start, Afslut, Forgængere, Tildelt til, %Fuldført og Status.
Du kan klikke på knappen Arkoversigt på værktøjslinjen til højre for at tilføje en oversigt for projektet. Sammenfattende kan du bruge tekst/nummer, kontaktliste, dato, rulleliste, afkrydsningsfelt og symboler.
Når du har indtastet et par opgaver og deres start- og slutdatoer, kan du oprette et Gantt-diagram til dit projekt. På arkets øverste værktøjslinje bør du se Grid View.
Klik på det og skift til Gantt View for at få et automatisk Gantt-diagram.
Automatiserede arbejdsgange
Hvis din forretningsproces består af mange manuelle og gentagne opgaver, kan du effektivt automatisere disse opgaver ved hjælp af automatiserede arbejdsgange. Det er super nemt at oprette en automatiseret arbejdsgang på Smartsheet med skabeloner. Du kan bruge sådan automatisering i uendelige tilfælde, og nogle vigtige eksempler er:
- Giv et teammedlem besked om, at du har tildelt dem en opgave.
- Informer interessenten om, at en forfaldsdato for opgaven er ændret.
- Giv interessenter og samarbejdspartnere besked om, at en kritisk dato nærmer sig, f.eks. et gruppemøde.
- Hold projekttidslinjen opdateret ved at få ugentlig opgavestatus fra projektteammedlemmer.
- Lad Smartsheet automatisk redigere arket afhængigt af specifikke handlinger som f.eks. at nogen lukker en opgave eller opdaterer opgavestatus.
Du kan oprette en automatiseret arbejdsgang fra projektarket. Se efter knappen Automation i øverste venstre hjørne af ethvert ark. Klik på det, og vælg derefter Opret arbejdsgang fra en skabelon.
Deling og samarbejde
At arbejde på samarbejdsprojekter sikkert er en af de bedste funktioner ved Smartsheet. Værktøjet Deling og samarbejde bringer samarbejde og datasikkerhed på virksomhedsniveau til dine projekter, opgaver, dashboards, rapporter og arbejdsapps.
1. Tilladelser
Når du deler dit Smartsheet-indhold med nogen, kan du tildele forskellige tilladelser baseret på deres roller. Smartsheet tillader i øjeblikket fem tilladelsesniveauer: Admin, Ejer, Editor, Commenter og Viewer.
2. Formularer
Du kan oprette formularer fra arkvisningen for at indsamle data om projekter. Smartsheet-brugere bruger Forms til at konsolidere data som:
- Medarbejderfeedback
- Kunde feedback
- Produktordrer
- Opgaveordrer
- Projektforslag
- Billetoprettelse og dataindsamling
3. Arbejdsrum
Arbejdsområder fungerer som delt cloud-lagring på Smartsheet. Du kan slippe Smartsheet-indhold som ark, rapporter, dashboards, WorkApps osv. på Workspaces. Konfigurer derefter adgangstilladelser og del arbejdsområderne med samarbejdspartnere. Når du tilføjer indhold til det samme arbejdsområde igen, får samarbejdspartnerne automatisk adgang.
Rapporter
Smartsheet Reports giver dig mulighed for at dele projekt- eller opgavedata på højt niveau med samarbejdspartnere og interessenter. Du kan konsolidere flere ark, opgaver eller projekter i en rapport eller oprette individuelle rapporter.
Rapporter er nyttige, når du filtrerer arkdata fra og viser specifikke data, som publikum har brug for at kende. Derfor kan du bruge rapporter til:
- Præsentation af ventende projekter eller opgaver
- Fremvisning af salgsvolumen
- Rapportering af marketingpræstationer i tal
- Fremlæggelse af økonomiske rapporter
- Informering af ressourceudnyttelse
- Rapportering af lagerstatus
Du kan oprette en selvstændig rapport eller projektlinket rapport fra menuen Opret i Smartsheet. Sådan gør du:
- Vælg Rapport i menuen Opret.
- Vælg enten Rækkerapport eller Arkoversigtsrapport.
- Rækkerapport hjælper med at oprette rapporter fra kort, Gantt, kalendere og arkgitre.
- Sheet Summary Report er effektiv, hvis du har brug for at oprette en konto på resuméer af forskellige projektark.
- Vælg det nyoprettede rapportlink for at begynde at tilføje data.
- Smartsheet-grænsefladen vil guide dig gennem den første gang.
Dashboards
Dashboards giver dig mulighed for at dele engagerende og intuitive rapporter med samarbejdspartnere uden at dele komplekse ark.
Virksomheder kan bruge Smartsheet Dashboards på mange måder som:
- Projektgennemførelsesmetrik for projektteams
- Medarbejderpræstationsdashboard for HR-teamet
- Økonomisk præstationstavle for økonomiprocesser
- Salg opnået vs. mål for salgsteams
Sådan opretter du et Dashboard:
- Vælg ethvert projekt fra Smartsheet Browse.
- Klik på Opret og vælg derefter Dashboard/Portal.
- Indtast et navn, og klik på OK.
- Et Dashboard vises under projektet.
- Klik på det for at få adgang til redigeringsskærmen.
- Vælg nu Tilføj widget for at tilføje data til dashboardet.
- Du kan vælge mellem metrisk, diagram, genvej, rapport, billede osv.
- Når du har valgt en widget, får du muligheden Tilføj data.
- Klik på det, og vælg Grid eller Sheet Summary Data fra skærmbilledet Vælg data.
Dokumentbygger
Virksomheder, der beskæftiger sig med adskillige kontrakter og tilpassede dokumenter, kan drage fordel af denne Smartsheet-funktion. Du kan øjeblikkeligt opdatere arkdata fra et Smartsheet-projekt eller -opgave til en udfyldelig PDF-formular.
- Vælg rækkerne på et ark, og højreklik derefter og vælg Rækkehandlinger.
- I den nye kontekstmenu, der kommer frem, finder du Generer dokumenter.
- Klik på det for at gå til Document Builder-tilknytningssiden.
- Kortlæg udfyldelige PDF-dokumenter én gang pr. projekt, og opret dokumenter, når du vil.
1. DocuSign-signaturer
Hvis et dokument har brug for signaturer fra samarbejdspartnere, kan du bruge DocuSign-skabelonen.
2. Tilpas e-mails
Denne underfunktion lader dig sende personlige e-mails til samarbejdspartnere for eSignaturer direkte fra ethvert projekt eller opgaveark.
3. Spor statusser
Når du kortlægger en Document Builder, skal du indsætte elementet Tilføj en sporingskolonne for at spore dokumentets godkendelsesstatus. Når Smartsheet registrerer en ændring i DocuSign, opdaterer det status på arket.
WorkApps
Disse apps giver dig mulighed for at oprette selvstændige webapps til indholdet af Smartsheets som dashboards, rapporter, ark, formularer, Google Docs, Tableau Dashboards osv. WorkApps kommer med dedikerede URL’er, så du kan sms’e eller e-maile URL’en for effektivt samarbejde. Desuden kan du indstille brugerdefinerede adgangskontroller i WorkApps.
1. Opret en WorkApp
- Fra dit Smartsheet Home, klik på Opret og vælg WorkApp.
- Du kan starte fra bunden eller vælge en WorkApp-skabelon.
- Klik på sektionen Unavngivet app på WorkApp-skærmen for at indtaste et navn.
- Bygherren vil guide dig igennem for at afslutte WorkApp’en.
2. Føj indhold til WorkApp
- Hvis du er indholdsejer eller Smartsheet-administrator, kan du tilføje indholdet til WorkApps.
- Gå til WorkApps-hjemmesiden ved at klikke på WorkApp-knappen i panelet til venstre.
- Klik på den ønskede WorkApp, og vælg derefter Rediger app.
- Vælg Tilføj sider i sektionen Sider på venstre værktøjslinje.
- Klik på Smartsheet Content og find indholdet for at tilføje det til WorkApp’en.
3. Forhåndsvisning af WorkApps
Når du har tilføjet rolle og indhold til din WorkApp, kan du forhåndsvise den efter rolle for at se, hvordan appen vil se ud, når den er online. Klik på Preview-knappen i øverste venstre hjørne af WorkApp-skærmen, og vælg en rolle som Project Team. Du kan klikke på Udgiv for at færdiggøre appen fra forhåndsvisningstilstanden eller vælge Afslut forhåndsvisning for at begynde at arbejde på WorkApp’en.
Tredjeparts app-stik
Mange Smartsheet Connectors (ODBC-protokoller) er i Solutions Centers tilføjelsessektion. Følgende er dog de populære, som mellemstore og store virksomheder bruger:
1. Jira Connector
Det giver dig mulighed for at arbejde med Jira-problemer og billetter direkte fra Smartsheet-appen. Du skal abonnere på Business, Enterprise eller Smartsheet Advanced for at få denne Connector. Connectoren understøtter både selvhostede og cloud Jira-dragter. Smartsheet Admin kan tillade profiler på brugerniveau at opdatere billetter, overvåge fremskridt og spore arbejdsgange i Jira.
2. Salesforce Connector
Salesforce Connector til Smartsheet Advance-abonnement gør det muligt for salgs-, produkter- og bestillingsteams at hente realtidsdata fra Salesforce-appen. Du kan automatisere Salesforce-processer som pipelinegennemgang, masseopdateringer, prognoser, overdragelse fra salg til tjenester og mere.
3. Microsoft Dynamics 365 Connector
Microsoft Dynamics 365-synkronisering er tilgængelig med Smartsheet Advance. Det hjælper kundevendte virksomheder med at samarbejde direkte med salgs-, produkter- og bestillingsteams på Smartsheet. Tilslut din Microsoft Dynamics 365-instans én gang, og udfør alle de almindelige opgaver fra Smartsheet.
Konklusion
Du skal lede efter en alt-i-én-løsning, hver gang du vælger et projekt- og opgavestyringssoftware. Ellers vil du opdage, at du og dit team har travlt med at administrere flere forretningsværktøjer i stedet for projekter og miste produktiviteten.
Smartsheet er et sådant værktøj, der tilbyder alle de funktioner, som en dynamisk virksomhed har brug for. Prøv værktøjet og anvend ovenstående funktioner i din virksomhed. Se om du kan se bedre produktivitet, automatisering og samarbejde mellem dine teams.
Du kan også være interesseret i introduktionen til SAFe for et produktivitetsløft i din virksomhedsledelse.