Inden for kommercielle rum støder virksomheder på komplekse projekter, som de skal udføre med omhyggelig præcision. Til dette formål er det afgørende at strømline driften, så der ikke er noget hotch-potch i sidste øjeblik.
Kommercielle rum bruger visuelle værktøjer til deres problemfri drift og projektledelse. I det indviklede net af arbejdsgange er et sådant visuelt værktøj SIPOC-diagrammet. Det giver klarhed og strategisk planlægning inden for Business Project Management.
Så hvis du stræber efter at opnå operationel ekspertise i en organisation, hjælper det at udnytte dens magt. Men hvad er et SIPOC-værktøj, og hvordan opretter man et?
SIPOC-diagrammer giver et fugleperspektiv ved at registrere, hvordan input vil blive transformeret til handlingsrettede resultater for at opnå de ønskede output. Yderligere inkluderer det også, hvordan kunderne får disse leverancer.
SIPOC står for Suppliers, Inputs, Processes, Outputs og Customers, som kortlægger hele Business Project Management-cyklussen. Den omfatter trin, der skitserer processen og belyser dens indre funktioner. Denne korte visual kan også forestilles som en plan for et projekt.
Således kan dit team samarbejde effektivt i realtid til aktiv problemløsning. For en organisation er det intet mindre end et kompas, der hjælper med at kende, i hvilken retning du skal fortsætte.
Så din indsats vil ikke være vag, da du vil have en strategisk og struktureret tilgang til at fortsætte. Lad os tage på den fængslende rejse med SIPOC-diagrammer og de nemmeste skabelsesmetoder!
Indholdsfortegnelse
Hvad består et SIPOC-diagram af?
Nu hvor du ved, hvilke SIPOC-diagrammer, ville du undre dig over, hvad hvert af dets elementer betyder. Lad os uden videre grave i detaljerne!
✔Leverandører: Hver virksomhed eller projekt har brug for ressourcer, der fører projektet til afslutning. Leverandørdelen af diagrammet omhandler, hvem der leverer de ressourcer, herunder arbejdsstyrke, materialer, investeringer osv., der kræves til projektet.
✔Input: Mens leverandørens del fortæller, hvem der vil fungere som din leverandør til projektet, vil den del af inputtet indeholde det, du har brug for. Det er råvarer, den præcise økonomi, udstyr og lignende.
✔Proces: Proces er handlingsplanen til at udføre projektet i en række opgaver.
✔Output: Output indeholder det projektresultat, der ville blive genereret, efter processen slutter. Disse omfatter leverancer som produkter og andre håndgribelige eller immaterielle resultater.
✔Kunder: Dette er de personer, der vil modtage produktet eller resultatet af projektet. Kunderne er normalt interne interessenter eller kunder.
Hvert af nøgleelementerne er defineret for at skabe et korrekt SIPOC-diagram.
Hvad er rollen for et SIPOC-diagram?
Et SIPOC-diagram er en kernedel af business project management (BPM). Det er ikke afgørende for ethvert projekt, virksomheden påtager sig, men det forenkler de større og mere komplekse. Det er således et visuelt værktøj, der hjælper med at forbedre resultatet.
Det giver en kort forståelse af, hvem der skal levere forsyningerne, hvad der er nødvendigt, hvordan planen skal udføres, de endelige resultater, der vil vise sig, og hvornår forbrugerne får produkterne.
Hvordan hjælper SIPOC-diagrammet?
Mange af jer ville tænke på SIPOC-diagrammer som unødvendige formaliteter og diskutere ideen om at udarbejde et. Selvom du ville have masser af grunde til ikke at gå efter et SIPOC-diagram, har vi flere centrale grunde til, hvordan det ville forbedre dine forretningsprojekter.
✔Hjælper til at spare omkostninger: Det er en plan for, hvad du har brug for til et projekt, inklusive arbejdskraft, omkostninger, ressourcer og andre ting. Du får også en liste over overskuddet. SIPOC’erne, da de kortlægger hele projektet, hjælper det dig med at visualisere, hvad du har brug for og hvad ikke. Du kan fokusere på områder, hvor du kan spare penge, og dermed gøre projektet omkostningseffektivt.
✔Begynder processen strategisk: Du skulle tro, at SIPOC Diagram ikke er en realtidsenhed, og heller ikke nogle af dine kunder ville kræve, hvordan det er en proces i projektet.
Nå, ved at oprette SIPOC-diagrammet begynder du allerede at planlægge om forsyninger, leverandører, hvem af personalet der vil bidrage osv. Med en strategisk tilgang ville resultatet således blive bedre, hvilket resulterer i et forbedret udbytte og undgår sidste minut besvær.
✔En kant over ressourcerne: Ved at præsentere et SIPOC-diagram foran dit team eller det involverede personale, får flere mennesker et smugkig ind i det. Således kan flere personer dele deres meninger, råd og ideer, som kan anses for at udføre tingene bedre og oftest resulterer i mindre brug af ressourcer.
SIPOC-diagrammet er således en væsentlig del af projektledelsen, som hjælper med at forbedre effektiviteten og dermed øge projekterne.
Eksempel på SIPOC-diagram
Den grundlæggende idé med SIPOC-diagrammet er at forstå input og output af en proces fra dens initiering til afslutning. I dette eksempel vil vi diskutere bilkøbsprocessen.
Leverandør: Bilforhandlere, Privatpersoner, Virksomheder.
Input: Model af biler, specifikationer, priser.
Proces: Implementering af testkørslen, udvælgelse af bilmodeller, der består prætestkørsel med succes, proces.
Output: Bil, Papirarbejde, Servicekontrakt.
Kunde: Bilkøbere, Virksomheder, Gensælger.
Dette beskriver ganske enkelt den fulgte proces og de trin, der er taget for at komme til det endelige output. Ved hjælp af nedenstående værktøjer kan du lave dit eget SIPOC-diagram i henhold til kravet.
Lucidchart
Lucidchart er et af de mest begyndervenlige visuelle værktøjer til fremstilling af platforme. Du kan oprette SIPOC-diagrammer ved hjælp af onlineværktøjet eller downloade dets Android-app. Der er en specifik skabelon, som du kan tilpasse efter dine behov. Før du bruger skabelonen, skal du dog tilmelde dig eller tilmelde dig med Google, Slack eller Office 365.
Funktioner
- Du kan tilføje op til 60 figurer i et enkelt diagram i den gratis plan og mere i den betalte plan.
- Kan integrere med platforme som Jira, GitHub, Slack og andre og endda importere deres data.
- Skab bedre versioner ved at sammenligne to dokumenter, da det fremhæver forskellene.
- Samarbejde i realtid er mere overskueligt med tidsstempelbestilling, navngivningsversioner og sådanne adgangskontrolfunktioner.
- Nemt layout og velorganiseret GUI til hurtigt at indhente det.
Ikke underligt, at Lucidchart er et fremragende diagramværktøj til at skabe SIPOC og flere sådanne diagrammer. Med den gratis version kan du bruge det til grundlæggende diagrammer. For fremskridt skal du opgradere til pro-versionen.
Visuelt paradigme
Visual Paradigm, som navnet antyder, hjælper dig med at kortlægge de paradigmer, der er involveret i enhver proces. Således kan du oprette alle diagrammer med det, og brugerne har elsket det for at lave SIPOC-diagrammer. Det har et anstændigt udvalg på 200 skabeloner, som du kan tilpasse til dit projekt.
Funktioner
- Et stort udvalg af indbyggede værktøjer til bekvemt at skabe den ønskede SIPOC.
- Tegn SIPOC-diagrammer som Visio-tegninger, og importer dem til Visual Paradigm for samarbejde i realtid.
- Det giver dig mulighed for at integrere diagrammer og integrere dem i Word, PowerPoint, Outlook og lignende Microsoft Office-platforme.
- Understøtter eksport af SIPOC-diagrammer til PNG, JPG, PDF, SVG og lignende filformater.
Hvad brugerne elsker ved værktøjet er, at de ikke behøver praktisk træning for at bruge det, fordi det er begyndervenligt. Desuden er der ingen begrænsning for antallet af former, linjer eller elementer, du kan bruge. Det er således et omfattende værktøj til at gøre design af SIPOC-diagrammer lettere.
Creately er et andet diagramværktøj, der også fungerer godt til samarbejde. Dens lærred har mange funktioner, så du kan tilpasse SIPOC-skabeloner smart. Tidligere kendt som en arbejdsledelsesplatform, er den nummer et på grund af dets smarte universelle kanvas. Så lad os gå i gang med det, der gør det utroligt!
Funktioner
- Nem redigering med en intuitiv træk og slip-funktion.
- Giver dig mulighed for at give adgangskontrol til dit team.
- Har funktionen til at omstrukturere diagrammer efter behov.
- Har en indbygget stemmefunktion for meninger om værktøjet.
- CMS-integrationer lader dig gemme dine diagrammer derovre eller importere data fra dem til SIPOC-diagrammerne.
- Indeholder en indbygget skærmdelingsmulighed til at lave diagrammer i møder.
Du kan bruge det både online og offline. I det første tilfælde kan du bruge linket til at få adgang til enhver tid. For sidstnævnte kan du desuden downloade værktøjet, som kan køre på Windows-, Mac- og Linux-computere.
Asana er hovedsageligt et CRM, men det lader dig oprette dine SIPOC-diagrammer eller skabeloner uden omkostninger. Selvom det er mere kendetegnende end andre, er dets funktioner ret avancerede til diagrammer til Business Project Management på højere niveau. Lad os få et sneak-peak over dem.
Funktioner
- Opret SIPOC’er uden kode ved hjælp af få klik, og du kan også automatisere med dens Workflow Builders
- Integrationer med Slack, Creative Cloud og Zoom hjælper dig med hurtigt at demonstrere diagrammer i dit møde.
- Kan også tilpasse fra eksisterende skabeloner.
- Forskellige former og farver til at skabe et velindikeret diagram.
Asana er et af de mest avancerede værktøjer, der bruges i det kommercielle rum på grund af den fremgang og arbejdspladsautomatisering, som det tilbyder. Yderligere, med en nem GUI, gør det procesoprettelsen lettere.
Afsluttende ord
SIPOC-diagrammer er en væsentlig del af forretningsprojektledelse. Du kan bruge det til at planlægge dit projektplan, og dermed kan du spore hver af leverandørerne, forsyninger, involveret personale, forventede planer, resultat og levering til kunden.
Derefter kan du opdele det i milepæle og vide, hvilken fase der vil blive afsluttet inden for den nødvendige tid. En strategisk implementering hjælper med at spare omkostninger, giver en fordel i forhold til ressourcer, sparer tid, forbedrer effektiviteten og øger dermed overskuddet.
Du kan også udforske nogle smarte flowchartmakere for at skabe processer, diagrammer og mere.