Du skal være bekendt med e-mail-signaturerne i e-mail-foden. Find ud af, hvordan du opretter en professionel e-mail-signatur til dig selv.
Uanset om du er ny eller erfaren professionel, er e-mailsignaturen afgørende for din kommunikationsstrategi. Betragt det ikke bare som et sign-off ved e-mail-foden – grib det som en mulighed for at vise din professionalisme og en nem måde at gøre et varigt indtryk på.
Denne guide viser dig, hvordan du skriver en e-mail-signatur, der er fængende og informativ på samme tid. Vi vil også dele nogle ressourcer, hvor du kan oprette e-mail-signaturer eller få signaturskabeloner.
Indholdsfortegnelse
Hvad er en e-mailsignatur?
Når du modtager e-mails, skal du have set en blok med tekst, billeder og links i slutningen af nogle e-mails. Dette kaldes e-mailsignaturen. Det indeholder normalt navn og kontaktoplysninger på e-mail-afsenderen. Det kan også omfatte betegnelse, websteds-URL, foto, ansvarsfraskrivelse osv.
Det primære formål med en e-mail-signatur er at tilbyde forsikring til modtagerne om, at de kommunikerer med et rigtigt menneske i stedet for nogle bots. Ved hjælp af en professionelt designet e-mail-signatur kan du fastslå identiteten på dig og din virksomhed. Derfor tjener e-mailsignaturer også formålet med et digitalt visitkort.
Hvorfor har du brug for en god e-mail-signatur?
Hvis du stadig undrer dig over nødvendigheden bag en god e-mail-signatur, er her nogle grunde.
Personlige grunde
#1. Sikrer et positivt førstehåndsindtryk
Et positivt førstehåndsindtryk er afgørende for enhver professionel kommunikations- eller netværksindstilling. En veludformet e-mail-signatur kan med rette projicere dit billede til modtageren.
#2. Sparer værdifuld tid
Når du har indstillet en e-mail-signatur for alle udgående e-mails, behøver du ikke tilføje hilsen og signatur hver gang du skriver en e-mail. Dermed sparer det værdifuld tid.
#3. Fremme personligt brand
Du kan tilføje et logo og tagline til din e-mailsignatur for at promovere dit personlige brand. Hvis du er freelancer eller har startet en lille virksomhed for nylig, vil tilføjelse af brandinformation i din signatur gøre dit brand kendt blandt dine bekendte.
#4. Gør dig nem at huske
Vil du have folk til at huske dig? Tilføj en mindeværdig og karakteristisk e-mail-signatur til dine e-mails. Med den rigtige slags signatur i slutningen af din e-mail kan du sikre, at modtagerne husker dig.
#5. Vis din personlighed
Til tider har du måske ikke nok plads til at skildre din personlighed i din e-mail. Du kan dog altid bruge e-mail-signaturen til at vise din personlighed. Vælg den stil, farve og skrifttype, der passer til din personlighed.
Professionelle årsager
#1. Viser din professionalisme
Mens du interagerer med verden som professionel, bør hvert ord i din e-mail, sammen med e-mailsignaturen, vise det. En sofistikeret e-mail-signatur vil give modtagerne mulighed for at arbejde sammen med dig.
#2. Skaber troværdighed
En god e-mail-signatur spiller også en afgørende rolle i at etablere din troværdighed hos andre. Derfor er en professionel e-mail-signatur nødvendig, mens du kommunikerer med kunder, kolleger eller potentielle arbejdsgivere.
#3. Giver andre mulighed for nemt at kontakte dig
E-mailsignaturer indeholder dine kontaktoplysninger, såsom telefonnummer og e-mailadresse. Det giver dem mulighed for nemt at kontakte dig, hvis de ønsker det.
#4. Får nye følgere på sociale medier
Du kan også inkludere links til sociale mediekonti i din organisation, såsom Facebook, LinkedIn, Twitter og Instagram. Hermed kan du gøre andre opmærksomme på din sociale tilstedeværelse og få nye følgere til dine virksomhedssider.
#5. Fremmer brandkonsistens
En e-mail-signatur hjælper også med at styrke virksomhedens branding og visuelle identitet. Ved at sikre, at alle i din virksomhed bruger e-mail-signaturer af samme stil, kan du fremme brandidentitet.
Trin-for-trin guide til oprettelse af en e-mail-signatur
På Gmail
Gmail-brugere kan tilføje en e-mail-signatur til deres e-mails ved hjælp af denne metode:
- Gå til din Gmail-indbakke.
- Klik på Indstillinger (tandhjulsikon) i øverste højre hjørne, og vælg Se alle indstillinger.
- På fanen Generelt skal du rulle ned, indtil du finder Signaturindstillingen.
- Klik på knappen Opret ny.
- Tilføj et navn til signaturen, før du klikker på knappen Opret.
- Nu vil din markør blive placeret i en boks, hvor du skal tilføje din e-mailsignatur.
- Her kan du vælge skrifttypestil, skriftstørrelse, tekstfarve, fed, kursiv, understregning, justering og punkttegn.
- Gmail-signaturen understøtter også hyperlinks og billeder.
- Du kan også foretage nødvendige ændringer i signaturindstillingerne.
- Rul mere ned for at klikke på knappen Gem ændringer.
- Signaturen vil være klar til brug.
På Outlook
For at tilføje en signatur til din Outlook-e-mail skal du gøre følgende:
- Åbn Outlook-indbakken, og klik på menuen Filer.
- Vælg Option fra venstre side.
- Vælg fanen Mail i vinduet Outlook-indstillinger.
- I højre panel skal du klikke på Signaturer…
- Vinduet Signatur og Stationær åbnes med fanen E-mailsignatur.
- Vælg din Outlook-e-mail fra rullemenuen til din e-mail-konto.
- Klik på knappen Ny. Når du har tilføjet et navn til signaturen, skal du klikke på OK.
- Skriv og tilpas din signatur i boksen Rediger signatur.
- Du kan vælge skrifttypestil, størrelse, fed skrift, kursiv, understregning, justeringsstil, links osv.
- Det lader dig også importere oplysninger fra et visitkort.
- Klik på knappen Gem.
- Vælg, hvilken signatur der skal bruges til nye e-mails og svar/videresendelser.
- Klik på OK-knappen, og signaturen er klar til brug.
På Yahoo Mail
Hvis du vil oprette en e-mail-signatur på din Yahoo Mail-konto, er det her, du skal gøre:
- Log ind på din Yahoo Mail-konto.
- Mens du er i indbakken, skal du klikke på Indstillinger i øverste højre hjørne og vælge Flere indstillinger.
- Vælg Skrivning af e-mail fra venstre panel.
- Under sektionen Signatur skal du klikke på skyderen ved siden af det e-mail-id, som du vil tilføje signaturen til.
- Når indstillingen er slået til, vises en boks, hvor du kan tilføje din e-mailsignatur.
- Du kan tilpasse den med emoji, fed, kursiv, justering, indrykning, punkttegn og gennemstregning,
- Det lader dig også vælge skrifttypestil og -størrelse og giver dig mulighed for at tilføje hyperlinks.
- Afslut indstillingerne, når du er færdig. Den næste e-mail, du sender, vil have den signatur, du lige har oprettet.
Best Practices for e-mailsignatur
✅ Tommelfingerreglen for en e-mailsignatur er at holde den kort og kun indeholde de nødvendige oplysninger.
✅ Mens du opretter en professionel e-mail-signatur, skal du bruge en ren, læselig, professionel skrifttype såsom Arial eller Times New Roman. Det anbefales at undgå stiliserede skrifttyper til professionel brug, men du kan bruge dem til strengt personlige e-mails.
✅ Medmindre du har separate e-mails til personlig og professionel brug, er det bedre at bruge flere e-mail-signaturer. Således kan du bruge passende signaturer, mens du interagerer med forskellige målgrupper.
✅ Gør det visuelt tiltalende ved hjælp af de rigtige skrifttyper, format, mellemrum og grafik.
✅ Selvom du vil gøre signaturen fængende, bør du holde dig til at bruge en eller to farver. For mange farver kan distrahere folk.
✅ E-mail-signaturen skal indeholde dit headshot-billede, firmalogo, websteds-URL og link til profiler på sociale medier.
✅ Opret en e-mail-signatur, der nemt kan læses fra enhver enhed, inklusive smartphones og tablets.
✅ Før du bruger en ny e-mail-signatur i din e-mail, skal du teste den på forskellige enheder og e-mail-klienter for at sikre signaturelementernes udseende og funktionalitet.
✅ Hvis alle din virksomheds medarbejdere skal bruge e-mailsignaturer, skal de bruge et enkelt format, der stemmer overens med brandets identitet.
✅ Brug altid de seneste oplysninger i e-mailsignaturen, såsom e-mailadresse, telefonnummer, URL osv.
✅ Inkluder aldrig dine personlige oplysninger, såsom din hjemmeadresse og personlige kontaktnummer, for at undgå enhver sikkerhedsrisiko.
✅ Der kan være begrænsninger for, hvilke oplysninger du kan tilføje til din e-mailsignatur, hvilket uddyber din branche og placering. Du bør finde ud af dem fra dit juridiske team for at sikre overholdelse.
#1. HubSpot
HubSpot tilbyder en gratis e-mailsignaturgenerator til at oprette en e-mailsignatur til dig selv. Den har seks skabeloner at vælge imellem, der kan tilpasses efter dit erhverv og brandidentitet.
Her kan du tilføje dit navn, betegnelse, firmanavn, kontaktoplysninger og mere. Du kan endda inkludere links til dine sociale mediekonti, såsom LinkedIn, Facebook, Twitter og Instagram. Hvis det er nødvendigt, kan du endda tilføje yderligere brugerdefinerede felter til din e-mailsignatur.
Til stilisering giver HubSpot tilpasningsmuligheder for temafarve, tekstfarve, linkfarve, skrifttype og skriftstørrelse. Der er også muligheder for at uploade dit headshot og firmalogo sammen med at oprette en brugerdefineret CTA.
#2. Nygammelt stempel
Newoldstamp er en platform til at generere brugerdefinerede signaturer. Dette webbaserede værktøj er perfekt til dig og dit team til at skabe e-mail-signaturer, der er skræddersyet til dine brandkrav.
På denne løsning får du en fuldt mærket signaturgeneratorside, der indeholder tilpassede skabeloner. Du kan tilføje dit eget design og bruge farver og skrifttyper efter eget valg på e-mailsignaturen.
Der er også et centraliseret dashboard, som kan bruges af virksomhederne. Newoldstamp har også fået et analyse- og bannerstyringssystem, som vil være nyttigt for dig. Signaturerne kan integreres med Google Workspace, MS Exchange og Microsoft 365.
#3. WiseStamp
Hvis du leder efter en platform til at oprette e-mailsignaturer til enkeltpersoner eller organisationer, kan du vælge WiseStamp. Det kan designe professionelle e-mail-signaturer, der kan forvandle din e-mail til et overbevisende marketingværktøj.
E-mail-signaturerne, der genereres af denne løsning, passer til Gmail (individuelt eller Workspace), Outlook (desktop og web), Apple Mail og Yahoo. Denne brugervenlige e-mailsignaturdesigner lader dig vælge den rigtige skrifttype, farve, layout, form og andre elementer.
Der er også muligheder for at tilføje omfattende funktioner, herunder ansvarsfraskrivelse, video, knap, banner osv. Hvis du opretter signaturer til din virksomhed, skal du bruge den til at generere en samlet e-mail-signatur for hele virksomheden.
Populære e-mailsignaturskabelonressourcer
#1. Microsoft 365 e-mailsignaturskabelonbibliotek
De, der leder efter en professionelt udseende Outlook-e-mail-signatur, bør vælge Microsoft 365 Email Signature Gallery. Dette ressourcebibliotek indeholder 20 e-mailsignaturskabeloner, der nemt kan tilpasses med fotos, hjemmesidelinks, firmalogoer og sociale profiler.
Ved at bruge disse 100 % fuldt tilpasselige skabeloner kan du tilføje et professionelt touch til dine Outlook-e-mails. Det giver dig mulighed for at blive kreativ med skrifttyper, grafik, fotos, videoer, animationer og overgange.
Skabelonerne er tilgængelige på MS Word, så du nemt kan redigere dem til personalisering. Efter at have oprettet e-mail-signaturerne, kan du hurtigt dele og udgive disse hvor som helst.
#2. Mail signaturer
Hvis du har brug for gratis e-mailsignaturskabeloner, der er venlige til mørk tilstand, er Mail Signatures det rigtige sted. Denne hjemmeside giver dig mulighed for at downloade klar-til-brug signaturskabeloner til erhvervsmæssig og personlig brug. Det kræver ikke engang, at du har HTML-kendskab til at oprette eller tilpasse e-mail-signaturer.
Denne indbyggede signaturgenerator giver dig også mulighed for at tilpasse skabelonerne. Signaturer genereret her kan bruges på Outlook, Office 365, Apple Mail, Thunderbird, Gmail, Exchange Server og mange flere. Der er også muligheder for tilpasset skrifttypestil og tre skriftfarver.
Populære eksempler på e-mailsignaturer
E-mail signatur for Green Energy Company
Billedkredit: Mail Signaturer
Dette eksempel er perfekt til alle, der arbejder i en miljøvenlig virksomhed. Banneret stiller et retorisk spørgsmål, der indirekte beder modtagerne om at spare papir ved ikke at udskrive e-mailen. Den primære skriftfarve, der bruges her, er grøn, som er symbolet på natur og skov.
E-mail signatur for bilfirma
Billedkredit: Mail Signaturer
I denne e-mailsignatur bliver den pris, som bilfirmaet har vundet, fremhævet med et stort banner. Hovedbilledet sikrer, at afsenderens info ikke går tabt på grund af banneret. Den primære farve på denne signatur er rødbrun, men den kan variere baseret på din virksomheds mærkefarve.
Afsluttende ord
En e-mail-signatur er en fantastisk måde at kontakte andre professionelt på. Det gør det også muligt for modtagerne nemt at kommunikere og forbinde med dig. Nu hvor du ved, hvordan du opretter en professionel e-mail-signatur, kan du tilføje den til din foretrukne e-mail-klient ved at følge trinene nævnt her.
Du vil måske også vide mere om eSignature-løsninger og eSignature API’er.