Teknologien har ændret måden at drive virksomhed på og arbejdet for medarbejdere over hele verden.
Forskellige nye teknologier, såsom smartphones, SaaS, bærbare computere, tablets osv., har fremmet digitale arbejdsområder og fjernarbejde. Disse spiller en stor rolle i digital transformation og gør det muligt for teams at arbejde mere effektivt end nogensinde.
VDR’erne eller Virtual Data Rooms er en af delene af denne revolution med hensyn til teknologi. Virtuelle datarum har fuldstændig ændret måden at lave aftaler på for virksomheder. Dette indlæg vil udforske VDR’erne, deres fordele, anvendelser og nogle VDR-udbydere.
Indholdsfortegnelse
Hvad er et VDR eller virtuelt datarum?
Et virtuelt datarum er et online rum eller lager, hvor organisationer opbevarer fortrolige data og filer. De gør brug af VDR’er i tilfælde af at udføre finansielle transaktioner, eller når de handler med tredjepart.
VDR’er er cloud-baserede lagertjenester, der muliggør deling af private eller fortrolige oplysninger med partnere, klienter og mere.
Virtuelle datarum bruger stærke krypteringsmetoder, som gør opbevaring ret pålidelig og sikker. VDR’er koder data, før de flyttes til lagerskyen.
De giver dig også mulighed for at vælge mellem forskellige begrænsningsindstillinger og dokumenttilladelser. Dette forhindrer data i at blive kopieret, delt eller udskrevet uden tilladelse.
Brug af virtuelle datarum
VDR’er tilbyder plads til den nødvendige due diligence, mens du afslutter en forretningsaftale. Disse transaktioner involverer dokumenter og filer af store størrelser og i større mængder.
De fleste af disse dokumenter er fortrolige og indeholder meget følsomme data. En VDR tilbyder en pålidelig måde for alle interesserede personer at udveksle og gennemgå dokumenter, mens de forhandler.
For at virksomheder kan opretholde forretningsforbindelser kræves hyppig datatransmission og kontrakter. Virtuelle datarum giver opbevaring til disse kontrakter og gør dem let tilgængelige, når det er nødvendigt.
Disse fungerer som et centraliseret adgangspunkt for advokater, eksterne og interne regulatorer, revisorer og flere parter. Et sådant centralt system reducerer risikoen for forsinkelser og fejl. Det giver også gennemsigtighed i kommunikationen.
Fordele ved virtuelle datarum
Et virtuelt datarum er en perfekt løsning for enhver organisation. Det kan hjælpe virksomheder med at strømline dokumentdelingsprocessen og gøre den meget mere effektiv. De tilbyder en bred vifte af fordele, hvoraf nogle omfatter:
- Effektiv deling af kritiske og private forretningsdokumenter og information sikkert.
- Tilbyder beskyttelse til organisationsoplysninger.
- Sikker og sikker data- og dokumenthåndtering.
- Tilgængelig for flere parter samtidigt.
- Det er muligt at uploade en stor mængde data.
- Support mobile enheder.
- Præcis søgefunktion tilgængelig.
Dernæst vil vi udforske use cases af virtuelle datarum.
Brugstilfælde af virtuelle datarum
Virtuelle datarum er anvendelige på alle områder, der involverer kapitalfremskaffelse, finansielle transaktioner og forretningsaftaler. Lad os tage et kig på nogle af de vigtigste anvendelser af VDR’er.
Teknologi
VDR’er er yderst nyttige løsninger til teknologiindustrien. Disse gør det muligt for de største teknologiorganisationer at dele data og information mellem holdene og sprede sig over hele verden.
Virksomhedsudvikling
Virksomhedens strategier involverer en stor mængde udnyttelse af arrays af data. Brugen af VDR’er hjælper med at identificere datatendenser, der ellers forbliver ubemærket.
Investeringsbank
Investeringsbankindustrien bruger i høj grad virtuelle datarumsfaciliteter. Processer som kapitalfremskaffelse, børsintroduktioner og M&A kræver enorm datadeling, hvilket gør VDR til et must.
Juridisk sektor
Den juridiske industri involverer en stor mængde papirarbejde. Dette papirarbejde er imidlertid ved at blive til elektroniske dokumenter. Og dermed er virtuelle datarum kommet i spil i denne branche for at gemme, hente og dele juridiske dokumenter.
Regnskabsvirksomheder
VDR’er hjælper regnskabs- og revisionsorganisationer med at dele deres regnskaber og revisionsrapporter med kunder over en sikker platform.
Ejendom
Ejendomsbranchen omfatter en stor mængde papirarbejde og udveksling af dokumenter. En VDR hjælper med at opbevare og administrere disse dokumenter uden nogen risiko.
Virtuelle vs. fysiske datarum
Tidligere, før udviklingen af digital teknologi, blev fysiske datarum brugt. Disse blev brugt til at opbevare kritiske dokumenter, intellektuelle ejendomsdokumenter og mere. Fysiske datarum var faktiske fysiske lokationer.
Men nu, med udviklingen af digital teknologi, erstattede virtuelle eller elektroniske dokumenter fysiske dokumenter. Som følge heraf erstattede virtuelle datarum fysiske datarum. Virtuelle datarum har mange fordele i forhold til fysiske datarum. Lad os finde ud af et par stykker:
#1. Omkostningsforskel
Fysiske datarum kræver en placering til leje og passende sikkerhedsfaciliteter for at beskytte dokumenterne. Det betyder, at der var store omkostninger forbundet med husleje, vedligeholdelse, sikkerhed osv.
På den anden side er virtuelle datarum skyløsninger, der giver mulighed for at opbevare enorme mængder data sikkert. Det virtuelle datarum er meget mere omkostningseffektivt end det fysiske.
#2. Datahentningstid
I fysiske datarum kan du forestille dig, hvor svært det ville være at søge gennem dynger af dokumenter til stede. Du skal bruge timer til at gøre dette, selvom det er organiseret perfekt.
Sammenlignet med dette giver VDR’er dig mulighed for at gøre dette problemfrit og på få sekunder. Alle med tilladelse til at få adgang til dokumenterne kan søge og hente data med det samme uden ventetid.
#3. Effektivitet
VDR’er hjælper med at forbedre effektiviteten af styring af dokumenter og dermed forretningsprocesser. Da det lader dokumenterne nå ud til flere budgivere på næsten ingen tid.
Men når vi taler om fysiske datarum, skal tilbudsgivere planlægge aftaler for at få adgang til lokalet. Effektivitetsniveauet ville således være lavt.
#4. Fortrolig kommunikation
VDR’er muliggør fortrolig og privat kommunikation mellem parterne. Du kan svare på specifikke spørgsmål fra en anden organisation uden at give nogen adgang til dine oplysninger. Du kan give enhver tilladelse til at se dine dokumenter eller mere.
#5. Sporing
VDR’er giver nem sporing af dokumentvisninger. Det er samtidig umuligt i fysiske datarum. Du kan ikke kontrollere, hvem der ser hvilket dokument. Men virtuelle datarum giver dig mulighed for at se, hvor mange mennesker der kiggede på dine filer. Du får daglige rapporter om dette, hvilket gør sporing bekvemt.
Flere udbydere af virtuelle datarum tilbyder fantastiske funktioner. Forskellige funktioner giver dig mulighed for effektivt og effektivt at administrere dine dokumenter og filer online.
Værktøjer til virtuelle datarum
Lad os udforske de bedste udbydere af virtuelle datarum, du kan overveje.
iDeals
iDeals tilbyder en måde at samarbejde og sikkert dele dine kritiske forretningsdokumenter på. Det giver dig mulighed for at uploade dine filer ved at bruge den nemme træk-og-slip-funktion. Du kan masseuploade filerne og spare din dyrebare tid.
Det understøtter over 25 forskellige filformater og giver dig mulighed for at integrere med Windows Stifinder. Dens nemme tekstsøgningsmuligheder og filtre gør datahentning meget mere bekvem.
Ansarada
Ansarada er et smart virtuelt datarum, der fungerer meget mere end blot en lagrings- og fildelingsløsning. Den integreres med andre platforme for at muliggøre to-vejs synkronisering og tilbyder en træk-og-slip-funktion, så du hurtigt kan uploade dokumenter og filer.
Ansarada giver dig mulighed for at spore og kontrollere alle dine handlinger. Det er bakket op af kraften fra kunstig intelligens, som hjælper dig med at automatisere rapportering, forudsige resultater og meget mere.
CapLinked
CapLinked leverer sikre og enkle virtuelle datarumsløsninger, så organisationer kan opbevare deres dokumenter sikkert. Det giver dig mulighed for at uploade dokumenter med det samme og begrænse adgangen ved at give tilladelse til de parter, du ønsker.
Du kan uploade filer i bulk og dermed spare din værdifulde tid. Sikkerheden på virksomhedsniveau sikrer, at dine kritiske dokumenter altid er sikre og beskyttede. CapLinked tilbyder datarum til projekter, organisationer og virksomheder af enhver størrelse og budget.
OneHub
Samarbejd nemt og problemfrit med dine kolleger, kunder og partnere på en sikker måde. Med OneHub kan du dele dine private virksomhedsoplysninger uden bekymringer.
Det lader dig uploade filer hurtigt med træk-og-slip-funktionalitet. Dens avancerede aktivitetssporing giver dig mulighed for at spore alt i datarummet. Du kan få forhåndsvisninger af høj kvalitet til over 30 filtyper. Du kan nemt strømline samarbejdet ved at tildele opgaver, give tilladelser og meget mere.
Dette datarum leveres med kryptering på bankniveau.
Boks
Box giver dig mulighed for sikkert at administrere dine budgivninger, M&A og kontrakter med den største beskyttelse. Den leveres med mere end 1400 integrationer for at gøre processerne nemmere. Det giver dig mulighed for at forbedre din brugeroplevelse ved at tillade forhåndsvisninger i browseren og mobiladgang.
Dens avancerede sikkerhed forhindrer uautoriseret adgang og sikrer, at dokumenter har sikker adgang. Mappekontrollerne og stærke brugertilladelser holder styr på mistænkelige aktiviteter.
Afsluttende ord
Så du kan se, hvor vigtige og nyttige virtuelle datarum er, når vi taler om kritisk dokumentation. Enhver sektor, der involverer elektronisk dokumentation og transaktioner, har brug for sikre virtuelle datarum for at sikre den største sikkerhed for dokumenter.
Du kan overveje enhver af de ovennævnte VDR-udbydere og fokusere på dit forretningsarbejde uden bekymringer.
Dernæst kan du tjekke dokumentautomatiseringssoftwaren for at spare arbejdstimer.